每年，連鎖飯店在產品和服務上的總支出高達數百億美元。僅全球飯店的傢俱、固定裝置及設備 (FF&E) 市場，在 2023 年的估計價值就高達 550 億至 590 億美元，並且以每年近 7% 的速度增長。再加上布巾（358 億美元）、紡織品（224 億美元）、備品（243 億美元）、科技、餐飲設備和營運物資，您會看到一個採購機器，其採購力道高達數千億美元。

然而，大多數飯店產品供應商（即使是經驗豐富的供應商）對於這部機器的實際運作方式，也僅有表面上的了解。他們知道該打給誰，但並不總是知道在採購流程的每個階段，何時、為何或對方需要聽到什麼。

本指南從供應商的角度，描繪了完整的飯店採購旅程：創建採購窗口的預算週期、控制批准的層級結構、仲介交易的 GPO（集團採購組織），以及決定您的提案是否在正確的時間點送達，或完全錯失機會的時間表。

飯店預算如何運作：年度規劃週期

飯店採購並非一時衝動。它遵循可預測的年度週期，了解該週期是提案恰逢其時還是浪費時間的區別。

預算日曆

季度活動供應商影響
第一季度 (1月-3月)本年度預算定案並分配。資本項目獲得批准或延遲。對於今年的資本支出來說太晚了。現在是為明年建立關係的好時機。
第二季度 (4月-6月)執行季度。採購團隊根據批准的預算進行採購。主要銷售季節。如果您在 AVL（核准供應商名單）上，這時會收到大量採購單 (PO)。
第三季度 (7月-9月)年中預算審查。明年規劃在所有權和品牌層級開始。開始討論明年的項目。提交 RFP（徵求建議書）審核。
第四季度 (10月-12月)明年預算草擬、協商和批准。做出資本分配決策。關鍵窗口。如果您在第四季度沒有參與討論，您就不會在明年的預算中。

資本支出 (CapEx) vs. 營運支出 (OpEx)：兩種不同的採購流程

資本支出 (CapEx)（傢俱、主要設備、翻新項目）遵循上述年度預算週期。這些採購需要所有權人批准，通常涉及設計公司，並且交貨時間以月為單位。

營運支出 (OpEx)（布巾、備品、清潔用品、食品和飲料）根據每月或每季預算，以滾動方式採購。這些採購速度更快、更具交易性，並且通常透過 GPO 或電子採購平台進行管理。

作為供應商，您需要知道您的產品屬於哪個類別，因為採購流程從根本上是不同的：

因素資本支出採購營運支出採購
預算批准年度，所有權人層級每月/每季，營運層級
決策時間表3-18 個月數天到數週
主要決策者業主、品牌採購部門、設計公司總經理、營運總監、採購經理
採購方式直接協商、RFP、設計規範GPO 合約、電子採購平台、常備訂單
關係重要性高 — 信任和往績很重要中 — 價格和可用性佔主導地位

批准層級：誰簽署批准什麼

飯店採購決策很少只涉及一個人。了解批准鏈有助於您確定在每個階段影響誰。

對於品牌飯店（Marriott、Hilton、IHG、Accor、Hyatt、Wyndham）

第 1 級：品牌/企業採購部門 品牌設定核准供應商名單 (AVL) 並協商主合約。如果您的產品是品牌標準品 — 意味著該品牌的每個飯店都需要它 — 這就是決策的關鍵。進入 AVL 是目標。企業採購團隊包括專門負責傢俱、紡織品、科技、備品等的品類經理。有關特定連鎖飯店的詳細資訊，請參閱我們的 Marriott 供應商要求和 Hilton 核准供應商標準指南。Marriott 供應商要求Hilton 批准的供應商標準

第 2 級：飯店業主/管理公司 即使在品牌飯店中，業主也支付翻新和資本改善的費用。業主（或其管理公司）批准預算，從品牌的 AVL 中選擇，並且可以協商其他條款。像 Aimbridge Hospitality、Interstate Hotels 或 Pyramid Global Hospitality 這樣的管理公司，通常在品牌的核准名單中，有自己偏好的供應商。

第 3 級：設計公司 / FF&E 採購代理 對於新建工程和重大翻新工程，飯店設計公司指定產品，FF&E 採購代理管理採購。這些中介機構對於選擇哪些供應商具有巨大的影響力。主要公司包括 Toni Chi、Wilson Associates、Gettys Group 和 Champalimaud Design。

第 4 級：飯店現場管理 總經理和營運總監控制日常營運採購。對於 OpEx 項目，這通常是購買決策的關鍵 — 尤其是在獨立飯店。對於品牌飯店，他們的權限僅限於在核准的選項中進行選擇。

對於獨立飯店

層級結構簡化。通常業主或總經理會直接做出所有採購決策，大型專案則會聽取營運經理或室內設計師的意見。銷售週期較短，審批流程更簡單，供應商和買家之間的關係也更個人化。

適用於飯店管理公司

公司類型典型採購權限投資組合規模
大型管理公司 (Aimbridge、Interstate)採購副總裁、集中採購團隊200-800+ 家飯店
中型管理公司採購總監、區域採購20-200 家飯店
小型管理公司業主/負責人、飯店層級總經理5-20 家飯店

管理公司規模越大，採購流程就越集中和正式。Aimbridge 管理著 1,500 多家飯店，他們的採購團隊的運作方式與連鎖飯店類似，包括供應商審查、RFP 週期和核准名單。

集團採購組織：GPO 層

GPO 是許多供應商又愛又恨的中介機構。他們與供應商協商批量合約、彙總其成員飯店的需求，並收取服務費。是否使用它們並不總是您可以選擇的——對於許多飯店細分市場來說，參與 GPO 是預期的。

主要飯店業 GPO

GPO母公司/聯盟主要細節
AvendraAramark（多數股權），最初由 Marriott 和 Hyatt 共同創立最大的飯店業 GPO；2,000 多家經過審查的供應商；為數千家飯店提供服務；聲稱可為會員節省高達 15% 的成本
Entegra 採購 ServicesSodexo 的子公司在食品和飲料採購方面實力雄厚；FF&E 和 OS&E 的業務不斷增長
FoodbuyCompass Group主要為餐飲服務；部分飯店業交叉
Source1 Purchasing獨立專注於中端市場；為獨立飯店和較小的管理公司提供服務

GPO 實際上如何為供應商服務

  1. 申請。您需要提交產品資訊、定價、認證和參考資料向 GPO 提出申請。
  2. 類別審查。GPO 的類別經理會評估您的產品是否填補了空白或改進了現有的合約選項。
  3. 協商。如果被選中，您將協商定價、回扣和條款。GPO 通常會從透過其合約進行的銷售中抽取 3-7% 的回扣，儘管這會因類別和數量而異。
  4. 上架。您的產品將被添加到 GPO 的目錄中，並提供給會員飯店。
  5. 推廣。一些 GPO 會透過電子郵件行銷活動、類別特色和年度供應商博覽會積極推廣新供應商。其他 GPO 只是簡單地列出您。

GPO 的權衡

數學計算很簡單：GPO 會壓縮您的利潤，但會擴大您的銷量。這是否是淨收益取決於您的產品類別和規模。

優點：

缺點：

對於新供應商而言，參與 GPO 通常值得犧牲利潤，以換取其提供的通路。當您與飯店和管理公司建立直接關係時，您可以發展 GPO 和直接業務的組合。

RFP 流程：從公告到決標

當飯店或管理公司有重大的採購需求時 — 例如翻新、物業開幕、類別重新招標 — 他們會發布提案請求 (RFP)。了解此流程對於贏得更大的合約至關重要。如需有關如何構建成功回覆的高級策略，請參閱我們的飯店採購 RFP 回覆指南以及我們關於如何獲得飯店供應合約的配套文章。飯店採購RFP回覆指南贏得飯店供應合約

典型的 RFP 時程

階段持續時間發生什麼事
需求識別1-3個月飯店識別採購需求、定義範圍並制定規格
RFP 制定2-4 週採購團隊編寫包含規格、數量、時程和評估標準的 RFP 文件
RFP 分發1-2 週RFP 發送給合格的供應商（AVL 成員、GPO 列出的供應商，有時也公開徵求）
供應商回覆期2-4 週您準備並提交包含價格、合規文件、樣品和參考資料的提案
評估2-6 週採購團隊根據標準（價格、品質、合規性、交付能力、參考資料）對提案進行評分
簡報和演示1-2 週邀請排名前 2-4 名的供應商進行簡報、提供額外樣品或參與物業考察
協商1-4 週協商最終條款、價格、SLA 和合約語言
決標和簽約2-4 週選擇獲勝者、執行合約、開始導入

總耗時：從 RFP 發布到合約執行需要 3-7 個月。對於新建工程的 FF&E 套件，從設計規範到交付的總時程可能會延長至 12-18 個月。

採購團隊評估的內容

評分標準並非秘密。大多數飯店 RFP 都會權衡以下因素：

評估標準典型權重他們希望看到的
產品品質和合規性25-30%符合品牌標準、消防法規、ADA；獨立實驗室測試
價格和總持有成本20-30%具競爭力的單價加上耐用性、維護、保固
交付能力和交貨時間15-20%實際的時程、物流基礎設施、往績
財務穩定性5-10%您是否有資金支持生產並在 Net 60 付款條件下生存？
參考資料和經驗10-15%成功完成的可比較的飯店專案
永續性和創新5-10%認證、環境承諾、產品差異化

請注意，價格通常佔評估的 20-30%，而不是 100%。僅在價格上競爭的供應商正在爭奪評分大餅中最小的一塊。如需每個標準的完整細分以及如何在每個標準上獲得 8 分以上的評分，請參閱我們關於飯店如何使用評分矩陣評估供應商的指南。飯店如何使用評分矩陣評估供應商

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供應商導入：獲勝後會發生什麼

贏得合約並非終點線。飯店連鎖店有正式的導入流程，可能需要數週才能完成。

典型的導入要求

  1. 法律和合規性審查 已簽署的主供應協議或採購合約 符合連鎖店最低要求的保險證明（100 萬美元至 500 萬美元的一般責任險；產品責任險；綜合責任險） 稅務文件（W-9、VAT 註冊等） 如果適用，提供多元化認證

    • 已簽署的主供應協議或採購合約
    • 符合連鎖店最低要求的保險證明（100 萬美元至 500 萬美元的一般責任險；產品責任險；綜合責任險）
    • 稅務文件（W-9、增值稅登記等）
    • 如適用，請提供多元化認證

  2. 系統整合

    • 在飯店的電子採購平台（Avendra、Birch Street等）上註冊
    • 上傳包含結構化數據的產品目錄（SKU、規格、圖片、定價）
    • 設置 EDI（電子數據交換），實現採購訂單和發票自動化
    • 測試從訂購到交付的工作流程

  3. 在飯店的電子採購平台（Avendra、Birch Street等）上註冊

    • 上傳包含結構化數據的產品目錄（SKU、規格、圖片、定價）
    • 設置 EDI（電子數據交換），實現採購訂單和發票自動化
    • 測試從訂購到交付的工作流程
    • 營運設置

  4. 指定客戶經理

    • 客戶服務協議和升級途徑
    • 物流和倉儲協議（直接發貨、區域分銷等）
    • 退貨和保固流程文件

指定客戶經理

客戶服務協議和升級途徑

已議定的 KPI：填充率、準時交貨率、缺陷率、響應時間

審核時間表：季度或半年度業務審核

績效問題的糾正措施流程

已議定的 KPI：填充率、準時交貨率、缺陷率、響應時間

審核時間表：季度或半年度業務審核

績效問題的糾正措施流程

最重要的首90天

大多數飯店採購團隊會在首90天內密集評估新的供應商。這是您的試用期。他們關注的指標：

訂單準確性（目標：99%+）

品質缺陷率（目標：<1%）

客戶服務響應速度（目標：同一個工作日響應）

如果在第一季度低於這些基準，您可能會在產生足夠的收入來支付您的獲客成本之前，從 AVL 中移除。

按飯店類型採購：流程如何變化

並非每家飯店都以相同的方式進行採購。採購流程會因您處理的是新建項目、PIP 翻新還是持續營運採購而有顯著差異。了解這些區別有助於您針對每種情況部署正確的銷售方法。

新建項目採購

當一家飯店從頭開始建造時，採購流程是最長且結構最嚴謹的——但也是每次交易價值最高的。

因素時間表：從設計開始到飯店開業的 12-24 個月主要參與者：業主/開發商、品牌公司、室內設計公司、FF&E 採購代理、總承包商預算：完整的 FF&E 套件——每間客房 15,000 美元到 100,000 美元以上，具體取決於細分市場
決策時間表12-24 個月6-12 個月數天到數週
流程：設計規範驅動產品選擇。室內設計師按品牌、型號、飾面和材料指定產品。FF&E 採購代理管理採購、採購、物流和安裝。對於供應商而言，關鍵窗口是在設計開發期間（項目時間表的第 1-6 個月）。一旦設計師將您的產品寫入規範，您就擁有顯著的優勢——採購代理將採購指定的產品，除非有令人信服的理由進行替換。獲得指定是飯店採購中價值最高的銷售結果。PIP 翻新採購物業改善計劃是品牌授權的升級，加盟商必須完成這些升級才能維持其品牌。PIP 積壓——估計為 120-150 億美元——是飯店供應商最大的近期採購機會。
時間表：從 PIP 發布到完成的 6-12 個月資本支出（大型）資本支出（中等）營運支出（持續性）
產品選擇方式設計規格核准供應商名單 (AVL) / 品牌原型GPO 合約 / 平台目錄
競爭態勢贏得規格，贏得交易必須為核准供應商名單 (AVL) 成員價格和供貨情況佔主導地位
每筆交易的收入非常高（$50 萬美元 - $500 萬美元以上）高（$10 萬美元 - $100 萬美元）每次訂單金額低，但累積金額高
關係重要性與設計師合作時非常高與品牌採購部門合作時高中等；系統整合更重要

議價策略：採購總監會著重哪些方面

了解飯店買家在哪些方面最注重議價，以及他們在哪些方面具有彈性，有助於您為商務洽談做好準備。

飯店著重議價的方面

單價。這始終是第一個議價點。採購總監擁有來自 GPO、競爭供應商和歷史採購的基準數據。如果您的價格明顯高於基準價格且沒有明確的理由，您將被要求降低價格。

付款條件。飯店希望盡可能延長付款期限。表面上的標準是 Net 30，但大型連鎖飯店實際支付的是 Net 45 至 Net 60。一些採購團隊會要求大型資本項目採用 Net 90。您是否願意接受延長的付款期限通常是競爭性投標中的決定性因素。

最小訂購量。管理 200 多家飯店的採購總監需要靈活地為不同的飯店訂購不同的數量。強制過度採購的剛性 MOQ 是一個議價點，尤其是對於擁有 80 到 500 間客房飯店的管理公司而言。

飯店具有彈性的方面

品質溢價。飯店願意為明顯更耐用、降低維護成本或提高客人滿意度的產品支付更高的價格。每房每年的計算是您在這裡的工具——如果您的產品成本高出 15%，但耐用性提高 40%，那麼總擁有成本的計算結果就會勝出。

交貨條款。在 PIP 截止日期壓力下的飯店將接受更高的價格以換取保證的交貨日期。如果您可以承諾確定的時間表，而競爭對手則報價「8-12 週，具體取決於供貨情況」，那麼這種確定性具有真正的價值。

可持續性溢價。具有積極可持續性目標的品牌（Marriott 的 2050 年淨零排放，Hilton 的 2030 年碳排放量減少 75%）越來越願意為具有經過驗證的環境資質的產品支付適度的溢價。對於可持續性故事面向客人的類別（設施、紡織品、包裝）尤其如此。

飯店採購的數位轉型

飯店的採購方式正在迅速變化，不適應的供應商會發現自己對下一代採購專業人員來說是隱形的。

數字說明了一切

這對供應商的意義

您的產品數據必須是數位優先的。採購總監越來越多地通過平台搜索（而不是貿易展位）來評估供應商。如果您的產品目錄是一個您應要求通過電子郵件發送的 PDF，那麼您已經落後了。

平台存在變得強制性。在 Avendra、Birch Street Systems 或 Fourth 的市場上列出，相當於數位化的 AVL。使用這些平台的飯店會在系統內發現和比較供應商——如果您不在那裡，您就不在考慮範圍內。

AI 正在進入採購領域。2023 年至 2024 年間，採購中每週生成式 AI 的使用量增加了 44 個百分點。到 2024 年，94% 的採購主管每週至少使用一次生成式 AI。飯店正在使用 AI 進行基準測試、價格分析、供應商比較，甚至自動化 RFP 評估。您的數位存在——您發布的數據、規格和定價——是這些 AI 工具所消耗的。

供應鏈中 AI 的市場預計將從 2024 年的 73 億美元增長到 2030 年的 638 億美元，複合年增長率為 42.7%。這不是一個遙遠的趨勢。它正在發生。

採購週期中的貿易展

貿易展仍然是飯店買家和供應商首次見面的最常見場所。但它們在採購週期中的作用比許多供應商意識到的更具體。了解貿易展何時以及如何融入買家的旅程有助於您最大程度地提高投資。

貿易展的適用範圍

貿易展在第 1 階段（需求識別）和第 3 階段（供應商搜索）最有價值。它們不是達成交易的地方——它們是建立意識、建立關係和形成候選名單的地方。

貿易展焦點最適合銷售以下產品的供應商…
HD Expo（拉斯維加斯）設計 + 產品探索FF&E：家具、燈具、紡織品、藝術品、表面材料
BDNY（紐約）精品/生活方式飯店設計高級/設計導向型 FF&E、客製化產品
HITEC飯店科技智慧客房科技、PMS 系統、物聯網、支付系統
The Hotel Show Dubai中東飯店業所有類別；特別針對中東和北非地區 (MENA) 的飯店業蓬勃發展
柏林國際旅遊交易會 (ITB Berlin)全球旅遊業技術、服務、目的地行銷

供應商的貿易展覽經濟學

參展費用高昂。在 HD Expo 租用一個 10x10 的展位，光是場地費用就要 10,000 到 20,000 美元。再加上展位搭建（5,000 到 30,000 美元）、差旅費（團隊 3,000 到 8,000 美元）、印刷資料和樣品運輸，每次展覽的投資額可能高達 25,000 到 75,000 美元。

投資報酬率問題：多少合格買家的洽談才能證明這筆支出是合理的？對於大多數飯店產品供應商來說，如果一個貿易展覽能夠產生 15-25 個合格的銷售線索，即使在接下來的 12 個月內只有 3-5 個轉化為實際業務，如果這些客戶能夠產生持續性收入，那麼這項投資就是值得的。

但貿易展覽有一個根本的限制：它們一年只舉辦一次，在一個地方，為期 2-3 天。而採購週期則持續 12 個月，遍及每個地區，不間斷地進行。這就是為什麼數位採購平台和積極的主動開發客戶與展位展示同等重要（甚至更重要）的原因。那些完全依賴貿易展覽來開發客戶的供應商，錯過了飯店積極尋找供應商的另外 362 天。

最大化貿易展覽的影響力

最有效的貿易展覽策略不是關於展會上發生了什麼，而是關於展會之前和之後發生了什麼：

展前：研究哪些飯店集團、管理公司和設計公司會參加。提前安排會議——貿易展覽上最好的洽談是預先安排好的，而不是臨時拜訪。

展中：收集每次認真洽談的聯絡資訊。詢問具體的資格問題：您正在進行哪些飯店專案？時間表是什麼？還有誰參與決策？您正在採購哪些類別？

展後：在 72 小時內跟進。不要發送通用的「很高興與您見面」的電子郵件，而是要具體提及您討論的內容，並提出具體的後續步驟（樣品寄送、規格審查、價格報價）。

繪製買家旅程：在哪裡攔截

總而言之，以下是飯店採購旅程與您的銷售機會的對應關係：

階段 1：需求認知（購買前 6-12 個月）

正在發生的事情：收到 PIP 指令。業主決定翻新。品牌推出新的原型。總經理厭倦了客人對枕頭的抱怨。

您的機會：在需求變成 RFP 之前就讓客戶看到您。這意味著：行業出版物、貿易展覽展示、數位行銷，以及與設計公司和管理公司採購團隊的關係。

階段 2：規格制定（購買前 3-6 個月）

正在發生的事情：品牌、設計公司或採購團隊定義他們需要的東西——材料、尺寸、數量、性能要求。

您的機會：如果您已經為規格制定者（設計師、品牌標準團隊）所熟知，您的產品就會被寫入規格。這是飯店採購中最有價值的地位——成為規格圍繞其建立的產品。

階段 3：供應商搜尋和簡選（購買前 2-4 個月）

正在發生的事情：採購團隊透過 AVLs、GPOs、平台搜尋、貿易展覽聯絡和推薦來確定 3-8 家潛在供應商。

您的機會：這是 AVL 會員資格、GPO 清單、數位平台展示和貿易展覽後續行動轉化為考慮的階段。如果您不在任何清單上，您就不在考慮範圍內。

階段 4：評估和選擇（購買前 1-3 個月）

正在發生的事情：審查提案、測試樣品、檢查參考文獻、協商價格。

您的機會：在準備上取勝。準備好立即運送的樣品。在沒有被要求的情況下提供合規文件。以每間客房的價格呈現定價。參考類似的專案。

階段 5：購買和交付（交易）

正在發生的事情：發出 PO、製造產品或從庫存中提取、執行物流、確認交付。

您的機會：完美執行。準時、完整且無缺陷。這是您贏得或失去下一個訂單的地方。

階段 6：持續關係（持續）

正在發生的事情：績效評估、重新訂購、問題解決、續簽合約。

您的機會：主動的客戶經營。季度業務審查。新產品的早期通知。對問題的反應。這是一次性銷售變成持續性收入的地方。

常見的採購信號：如何知道飯店何時準備好購買

對於飯店供應商來說，最有價值的技能之一是學會閱讀表明飯店正在進入積極採購階段的信號。如果您能儘早識別這些信號，您就可以在 RFP 甚至撰寫之前就做好準備。

外部信號

內部信號（建立關係後）

學會讀懂這些信號，並在競爭對手之前採取行動，是反應式銷售和主動式銷售之間的區別。最好的飯店供應商不會等待 RFP。他們會將自己定位得很好，以便在 RFP 到達時，他們已經是首選。要了解飯店採購經理優先考慮的事項以及是什麼讓他們說「是」或「否」，請閱讀我們的買方角色深度分析。飯店採購經理優先考慮的事項以及是什麼讓他們說「是」或「否」

您的下一步

  1. 將您的產品與預算週期對應。它是資本支出 (CapEx) 還是營運支出 (OpEx)？這決定了您的時間表和買家。
  2. 確定您的買家層級。您是向品牌採購部門、管理公司、業主還是飯店物業經理銷售？每種都需要不同的方法。
  3. 評估 GPO 參與度。如果您未在 Avendra 或 Entegra 上列出，那麼您對市場的很大一部分是隱形的。計算利潤率並做出決定。
  4. 將您的產品數據數位化。結構化的規格、專業的圖像和可供平台使用的目錄已不再是可選項。
  5. 使您的外展活動與日曆保持一致。第三季度至第四季度的對話使您能夠為明年的預算做好準備。第二季度用於針對已批准的預算進行銷售。第一季度用於建立關係。
  6. 準備好應對 RFP。準備好您的合規文件、定價模型和樣品庫存，以便在 RFP 發布後的幾天內部署。我們的飯店品牌標準合規指南涵蓋了您需要的文件包。飯店品牌標準合規性

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飯店採購機器不會停止運轉。預算已分配、RFP 已發布、供應商已評估且採購單已簽署——這個週期每年在數十萬個物業中重複進行。了解該機器的供應商，並將自己定位在週期的正確位置，他們將獲得不成比例的機會份額。如果您希望自動發送購買信號——翻新許可證、PIP 公告、品牌轉換——請參閱 InnLead.ai 如何提供幫助。了解InnLead.ai如何提供幫助

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