โรงแรม 79% รายงานว่ามีการขาดแคลนพนักงานในปี 2024 โดยแผนกแม่บ้านถูกจัดอันดับเป็นความต้องการด้านพนักงานที่สำคัญที่สุดอันดับหนึ่งโดย 50% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ลองจินตนาการว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดหาผลิตภัณฑ์ทุกอย่างที่ทีมงานที่ขาดแคลนใช้ ไม่ว่าจะเป็นผ้าขนหนู น้ำยาทำความสะอาด เครื่องใช้ในห้องพัก ผ้าปูที่นอน เฟอร์นิเจอร์ เทคโนโลยี ในขณะเดียวกันก็ต้องจัดการต้นทุน บรรลุเป้าหมายด้านความยั่งยืน และจัดการกับซัพพลายเออร์หลายสิบรายที่ต้องการเวลาจากคุณ
นั่นคือความเป็นจริงในแต่ละวันของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรม และหากคุณต้องการขายสินค้าให้กับพวกเขา คุณต้องเข้าใจสิ่งนี้
ซัพพลายเออร์ผลิตภัณฑ์สำหรับโรงแรมส่วนใหญ่มักนำเสนอจุดเด่นของผลิตภัณฑ์ของตนเองเป็นหลัก แต่ซัพพลายเออร์ที่ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องจะนำเสนอสิ่งที่ผู้ซื้อต้องการ กังวล และให้ความสำคัญเป็นหลัก หากต้องการภาพรวมตั้งแต่ต้นจนจบเกี่ยวกับวิธีการจัดซื้อ ตั้งแต่รอบงบประมาณไปจนถึงการประเมิน RFP โปรดเริ่มต้นด้วยคู่มือเส้นทางการจัดซื้อของโรงแรมของเรา บทความนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจมุมมองของผู้ซื้อเส้นทางการจัดซื้อของโรงแรม
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมคือใคร
ชื่อตำแหน่งอาจแตกต่างกันไป เช่น ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ, ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ, รองประธานฝ่ายซัพพลายเชน, ผู้อำนวยการฝ่ายจัดหา แต่บทบาทนั้นเหมือนกันคือ พวกเขาคือบุคคล (หรือทีม) ที่รับผิดชอบในการคัดเลือกผู้ขาย, เจรจาสัญญา, บริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และรับประกันว่าทุกโรงแรมในเครือของตนมีผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม ในเวลาที่เหมาะสม และในราคาที่เหมาะสม
ตำแหน่งของพวกเขาในองค์กร:
- โรงแรมเดี่ยว: ผู้จัดการทั่วไปหรือผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการมักจะจัดการการจัดซื้อควบคู่ไปกับความรับผิดชอบอื่นๆ โรงแรมที่มีห้องพัก 200 ห้องขึ้นไปอาจมีผู้ประสานงานด้านการจัดซื้อโดยเฉพาะ
- บริษัทบริหารจัดการ (10-100+ โรงแรม): ทีมจัดซื้อส่วนกลางนำโดยรองประธานหรือผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อ พวกเขาเป็นผู้กำหนดรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ, เจรจาสัญญาสำหรับทั้งเครือ และจัดการความสัมพันธ์กับ GPO
- แบรนด์ระดับองค์กร (1,000+ โรงแรม): องค์กรจัดซื้อที่มีผู้จัดการหมวดหมู่สำหรับ FF&E, สินค้าอ่อนนุ่ม, เครื่องใช้ในห้องพัก, เทคโนโลยี, อาหารและเครื่องดื่ม และวัสดุสิ้นเปลืองในการดำเนินงาน ทีมเหล่านี้กำหนดมาตรฐานของแบรนด์และจัดการรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ ซึ่งกำหนดการจัดซื้อทั่วทั้งระบบแฟรนไชส์
ความรับผิดชอบในแต่ละวัน: สิ่งที่อยู่ในตารางเวลาของพวกเขา
การทำความเข้าใจภาระงานประจำวันของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะอธิบายว่าทำไมพวกเขาถึงติดต่อยาก และทำไมพวกเขาถึงให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพเหนือสิ่งอื่นใด
สัปดาห์ทั่วไปประกอบด้วย:
- การประชุมจัดการผู้ขาย (30-40% ของเวลา): QBR กับซัพพลายเออร์ปัจจุบัน, การแก้ไขปัญหาการจัดส่ง, การตรวจสอบข้อร้องเรียนด้านคุณภาพจากผู้จัดการทั่วไปของโรงแรม, การเจรจาปรับราคาที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงต้นทุนปัจจัยการผลิต
- การพัฒนาและการประเมิน RFP (20-25% ของเวลา): การเขียนข้อกำหนด, การออก RFP, การให้คะแนนการตอบกลับ, การประสานงานการประเมินตัวอย่างกับทีมปฏิบัติการและทีมแม่บ้าน
- การจัดการงบประมาณและการรายงาน (15-20% ของเวลา): การติดตามการใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ, การจัดทำรายงานการจัดซื้อสำหรับเจ้าของและผู้บริหาร, การวิเคราะห์ความแตกต่างของต้นทุน, การคาดการณ์การใช้จ่ายในอนาคตตามระยะเวลา PIP และตารางการปรับปรุง
- การปฏิบัติตามข้อกำหนดและมาตรฐาน (10-15% ของเวลา): การตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ทั้งหมดเป็นไปตามมาตรฐานของแบรนด์, การรับรองความปลอดภัยจากอัคคีภัย, ข้อกำหนดด้านความยั่งยืน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (California AB 1162, ข้อบังคับด้านบรรจุภัณฑ์ของสหภาพยุโรป, ข้อกำหนด ADA)
- การวิจัยตลาดและการสำรวจผู้ขาย (5-10% ของเวลา): การประเมินผลิตภัณฑ์และซัพพลายเออร์ใหม่, การเข้าร่วมงานแสดงสินค้า, การตรวจสอบสิ่งพิมพ์ในอุตสาหกรรม, การประเมินแนวโน้มของตลาด
ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญสำหรับซัพพลายเออร์: 5-10% ที่จัดสรรให้กับการสำรวจผู้ขายคือโอกาสของคุณ สิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดในปฏิทินของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อผูกพันที่มีอยู่ หากการติดต่อของคุณไม่ได้ทำให้ชัดเจนในทันทีว่าทำไมคุณถึงคุ้มค่าที่จะดึงเวลาจาก 90% ที่เหลือ มันจะถูกละเลย
KPIs ที่พวกเขาได้รับการวัดผล
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมได้รับการประเมินตามชุดตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจง ข้อเสนอการขายของคุณต้องกล่าวถึงอย่างน้อยสองหรือสามข้อจากสิ่งเหล่านี้โดยตรง:
- การประหยัดต้นทุนเทียบกับงบประมาณ KPI อันดับหนึ่ง ทีมจัดซื้อคาดว่าจะส่งมอบการประหยัดต่อปี 3-8% เมื่อเทียบกับการใช้จ่ายของปีก่อนหน้าหรือเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานของตลาด หากผลิตภัณฑ์ของคุณช่วยให้ประหยัดได้อย่างชัดเจน ให้นำเสนอด้วยตัวเลข
- อัตราการส่งมอบตรงเวลาของผู้ขาย เป้าหมาย: 95% ขึ้นไป การส่งมอบล่าช้าเพียงครั้งเดียวระหว่างการปรับปรุง (เมื่อโรงแรมสูญเสียรายได้จากห้องพักที่ไม่สามารถขายได้ทุกห้อง) ถือเป็นเหตุการณ์ที่คุกคามอาชีพของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่เลือกผู้ขายรายนั้น
- การปฏิบัติตามคุณภาพของผลิตภัณฑ์ วัดผลผ่านแบบสำรวจความพึงพอใจระดับโรงแรม, ข้อมูลการร้องเรียนของแขก และการตรวจสอบมาตรฐานของแบรนด์ ไม่มีการยอมรับผลิตภัณฑ์ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบของแบรนด์
- ตัวชี้วัดความยั่งยืน กลายเป็น KPI อย่างเป็นทางการมากขึ้น: เปอร์เซ็นต์ของการใช้จ่ายกับผู้ขายที่ได้รับการรับรองด้านความยั่งยืน, การลดของเสียจากการเปลี่ยนแปลงบรรจุภัณฑ์, คาร์บอนฟุตพริ้นท์ของกลุ่มผลิตภัณฑ์จัดซื้อ ด้วยการเพิ่มขึ้น 20% ในการรับรองความยั่งยืนของโรงแรมระหว่างปี 2022 ถึง 2023 KPI นี้จึงมีน้ำหนักมากขึ้นอย่างรวดเร็ว
- การรวมผู้ขาย การลดจำนวนผู้ขายที่ใช้งานอยู่ในขณะที่ยังคงรักษาคุณภาพการบริการ ผู้ขายที่มากขึ้นหมายถึงค่าใช้จ่ายในการจัดการที่มากขึ้น ใบแจ้งหนี้ที่มากขึ้น ความแปรปรวนของคุณภาพที่มากขึ้น ทีมจัดซื้อกำลังรวมผู้ขายอย่างแข็งขัน
- การปฏิบัติตามสัญญา การตรวจสอบให้แน่ใจว่าโรงแรมซื้อจากผู้ขายที่ได้รับอนุมัติจริง ๆ แทนที่จะใช้วิธีการจัดซื้อจากซัพพลายเออร์ในท้องถิ่น สำหรับบริษัทบริหารจัดการ อัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ส่งผลโดยตรงต่อราคาตามปริมาณที่เจรจาไว้
- ความเร็วของวงจรการจัดซื้อ พวกเขาสามารถย้ายจากความต้องการที่ระบุไปยังผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบได้อย่างรวดเร็วเพียงใด ในตลาดที่ต้นทุนการปรับปรุงเพิ่มขึ้น 6.25% ตั้งแต่ปี 2022 ถึง 2023 ส่วนหนึ่งเป็นเพราะความล่าช้าของห่วงโซ่อุปทาน ความเร็วในการจัดซื้อจึงมีผลกระทบต่อผลกำไรสุทธิ
ปฏิทินการจัดซื้อ: เมื่อผู้ซื้อทำการซื้อ
การจัดซื้อของโรงแรมเป็นไปตามจังหวะตามฤดูกาลที่ขับเคลื่อนโดยรอบงบประมาณ, ช่วงเวลาการปรับปรุง และระยะเวลาของแบรนด์ การทำความเข้าใจปฏิทินนี้จะกำหนดว่าการติดต่อของคุณจะเกิดขึ้นเมื่อใด
ไตรมาสที่ 4 (ตุลาคม-ธันวาคม): ฤดูกาลวางแผนงบประมาณ ทีมจัดซื้อกำลังสรุปงบประมาณสำหรับปีหน้า, ตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขาย และระบุสัญญาที่กำลังจะหมดอายุ นี่คือช่วงเวลาที่พวกเขาค้นคว้าผู้ขายรายใหม่ แต่พวกเขายังไม่พร้อมที่จะซื้อ ข้อเสนอของคุณ: แบ่งปันข้อมูลผลิตภัณฑ์, กรณีศึกษา และภาพรวมราคา ใส่ชื่อของคุณในรายชื่อที่พวกเขาจะพิจารณาสำหรับการตัดสินใจซื้อในไตรมาสที่ 1
ไตรมาสที่ 1 (มกราคม-มีนาคม): การเปิดใช้งานงบประมาณใหม่ งบประมาณปีการเงินใหม่ได้รับการอนุมัติ PIP ที่ออกในไตรมาสที่ 4 เข้าสู่การจัดซื้อที่ใช้งานอยู่ การต่ออายุสัญญาจะดำเนินการ นี่คือช่วงเวลาการซื้อขายที่มีปริมาณมากที่สุดสำหรับหมวดหมู่โรงแรมส่วนใหญ่ ข้อเสนอของคุณ: ติดตามผลการสนทนาในไตรมาสที่ 4 ด้วยข้อเสนอเฉพาะ การจับเวลาเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ติดต่อช้าเกินไปและงบประมาณจะถูกผูกมัดกับผู้ขายรายอื่น
ไตรมาสที่ 2 (เมษายน-มิถุนายน): ฤดูกาลปรับปรุงสูงสุดเริ่มต้นขึ้น โรงแรมในตลาดตามฤดูกาล (รีสอร์ทริมชายหาด, ที่พักสำหรับเล่นสกี) ปรับปรุงในช่วงนอกฤดูท่องเที่ยว ฤดูกาลงานแสดงสินค้า (HD Expo ในเดือนพฤษภาคม, HITEC ในเดือนมิถุนายน) สร้างกิจกรรมการสำรวจผู้ขาย ข้อเสนอของคุณ: เข้าร่วมงานแสดงสินค้าที่สำคัญ, นำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ และกำหนดเป้าหมายโรงแรมที่เข้าสู่ช่วงเวลาการปรับปรุง
ไตรมาสที่ 3 (กรกฎาคม-กันยายน): การทบทวนกลางปีและการสิ้นสุดโครงการ การทบทวนงบประมาณกลางปีเกิดขึ้น โครงการที่เกินงบประมาณกระตุ้นให้เกิดการจัดหาผู้ขายเพิ่มเติม โรงแรมที่เตรียมพร้อมสำหรับฤดูท่องเที่ยวสูงในฤดูใบไม้ร่วงและฤดูหนาวดำเนินการปรับปรุงให้เสร็จสิ้น ข้อเสนอของคุณ: ติดตามผลกับโรงแรมที่ระยะเวลาการปรับปรุงล่าช้า (เป็นเรื่องปกติ ตามข้อมูลอุตสาหกรรม ต้นทุนการปรับปรุงเพิ่มขึ้น 6.25% ตั้งแต่ปี 2022 ถึง 2023 และความล่าช้าจะเกิดขึ้นต่อเนื่อง)
ไตรมาสที่ 4 (ตุลาคม-ธันวาคม): วงจรซ้ำ การใช้จ่ายสิ้นปีเพื่อใช้จ่ายงบประมาณที่เหลือ, งานแสดงสินค้า BDNY (พฤศจิกายน) และการวางแผนงบประมาณรอบถัดไป
ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับการจับเวลา: RFP การจัดซื้อของโรงแรมโดยเฉลี่ยใช้เวลา 4-6 เดือนนับจากการออกจนถึงคำสั่งซื้อแรก หากคุณต้องการติดตั้งในไตรมาสที่ 2 RFP จะต้องออกในไตรมาสที่ 4 ของปีก่อนหน้า ปรับการติดต่อของคุณให้สอดคล้องกับระยะเวลาโครงการของผู้ซื้อ ไม่ใช่ระยะเวลาโควต้าการขายของคุณ
ปัญหาที่ใหญ่ที่สุด: สิ่งที่ทำให้พวกเขานอนไม่หลับ
ปัญหาที่ 1: ผู้ขายมากเกินไป เวลาไม่พอ
บริษัทบริหารจัดการขนาดกลางอาจทำงานร่วมกับผู้ขายที่ใช้งานอยู่ 50-100 รายในทุกหมวดหมู่การจัดซื้อ ผู้ขายแต่ละรายต้องได้รับการปฐมนิเทศ การติดตามผลการปฏิบัติงาน การแก้ไขปัญหา และการจัดการสัญญา ทีมจัดซื้อมักมีพนักงานไม่เพียงพอเมื่อเทียบกับจำนวนผู้ขาย
สิ่งนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร: วางตำแหน่งตัวเองให้เป็นโอกาสในการรวม แทนที่จะเป็นผู้ขายรายอื่นที่ต้องจัดการ หากคุณสามารถแทนที่ซัพพลายเออร์ที่มีอยู่สองหรือสามรายด้วยผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายกว่า คุณกำลังแก้ปัญหาปวดหัวด้านการดำเนินงานที่ใหญ่ที่สุดของพวกเขา
ปัญหาที่ 2: คุณภาพไม่สม่ำเสมอในแต่ละโรงแรม
เมื่อบริษัทบริหารจัดการซื้อผ้าเช็ดตัวสำหรับ 80 โรงแรม ผ้าเช็ดตัวที่ส่งไปยังโรงแรมหมายเลข 80 จะต้องเหมือนกับโรงแรมหมายเลข 1 ความแปรปรวนของคุณภาพ – จำนวนเส้นด้ายที่แตกต่างกัน สีไม่สอดคล้องกัน การเปลี่ยนแปลงบรรจุภัณฑ์โดยไม่มีการแจ้งเตือน – สร้างความวุ่นวายในภายหลัง: ข้อร้องเรียนของแขก ความล้มเหลวของมาตรฐานแบรนด์ และ GM ที่โกรธโทรหาฝ่ายจัดซื้อ
สิ่งนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร: เรื่องราวการควบคุมคุณภาพของคุณมีความสำคัญพอๆ กับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ของคุณ อธิบายรายละเอียดกระบวนการ QC ของคุณ: การทดสอบล็อต โปรโตคอลความสอดคล้องของแบทช์ การตรวจสอบโดยบุคคลที่สาม และวิธีที่คุณจัดการกับการตรวจจับข้อบกพร่องก่อนจัดส่ง
ปัญหาที่ 3: ระยะเวลารอคอยสินค้านานและคาดเดาไม่ได้
การหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานตั้งแต่ปี 2021-2022 – เมื่อต้นทุนตู้คอนเทนเนอร์สูงถึง 5-6 เท่าของระดับก่อนเกิดโรคระบาด และความล่าช้าในการส่งมอบท่าเรือเป็นเวลาหลายสัปดาห์ – ทำให้เกิดรอยแผลเป็นที่ยั่งยืน ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจึงสั่งซื้อมากเกินไปและสำรองมากเกินไป ทำให้เงินทุนหมุนเวียนจม พวกเขาต้องการซัพพลายเออร์ที่สามารถให้คำมั่นสัญญาว่าจะส่งมอบสินค้าได้ตรงเวลาและทำได้จริง
สิ่งนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร: เสนอระยะเวลารอคอยสินค้าที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้อย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่เป้าหมายที่ทะเยอทะยาน ระยะเวลารอคอยสินค้า 6 สัปดาห์ที่ส่งมอบตรงเวลา มีค่ามากกว่าคำสัญญา 4 สัปดาห์ที่มีอัตราผิดพลาด 30%
ปัญหาที่ 4: แรงกดดันด้านงบประมาณ PIP
PIP เป็นยาขมสำหรับการจัดซื้อของโรงแรม แบรนด์กำหนดสิ่งที่ต้องปรับปรุง กำหนดเวลาที่ไม่สามารถต่อรองได้ และต้นทุนเพิ่มขึ้นอย่างมาก – การปรับปรุงห้องพักแขกในปัจจุบันมีค่าใช้จ่าย 8,000-25,000 ดอลลาร์ต่อห้อง และต้นทุน PIP ทั้งหมดเพิ่มขึ้น 30%+ เมื่อเทียบกับระดับก่อนเกิด COVID ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อถูกบีบระหว่างข้อกำหนดของแบรนด์และข้อจำกัดด้านงบประมาณของเจ้าของ
สิ่งนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร: หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าผลิตภัณฑ์ของคุณตรงตามข้อกำหนดของแบรนด์ด้วยต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของที่ต่ำกว่า (อายุการใช้งานที่ยาวนานขึ้น ความถี่ในการเปลี่ยนที่ต่ำลง การบำรุงรักษาที่ลดลง) คุณกำลังจัดการกับสถานการณ์งบประมาณที่ตึงเครียดที่สุดของพวกเขาโดยตรง ทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าโรงแรมให้คะแนนซัพพลายเออร์อย่างไรในด้าน TCO และเกณฑ์อื่นๆ อีกห้าข้อ เพื่อให้คุณสามารถกำหนดกรอบข้อเสนอคุณค่าของคุณในแง่ที่ผู้ประเมินใช้วิธีที่โรงแรมให้คะแนนซัพพลายเออร์ตาม TCO และเกณฑ์อื่น ๆ อีกห้าข้อ
ปัญหาที่ 5: การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความยั่งยืนโดยไม่มีการเพิ่มงบประมาณ
โรงแรมกำลังกำหนดเป้าหมายด้านความยั่งยืนที่ทะเยอทะยาน – Marriott ปล่อยก๊าซเรือนกระจกสุทธิเป็นศูนย์ภายในปี 2050, Hilton ลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนลง 75% ภายในปี 2030 – แต่งบประมาณการจัดซื้อไม่ได้เพิ่มขึ้นตามสัดส่วน ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคาดว่าจะจัดหาผลิตภัณฑ์ที่ยั่งยืนในราคาที่เท่ากันหรือต่ำกว่าทางเลือกทั่วไป
สิ่งนี้มีความหมายต่อคุณอย่างไร: อย่าวางตำแหน่งความยั่งยืนเป็นพรีเมียม วางตำแหน่งให้เป็นการสลับที่เป็นกลางด้านต้นทุนหรือประหยัดต้นทุน ตู้กดแบบ bulk ที่ลดต้นทุนสิ่งอำนวยความสะดวกต่อห้องในขณะที่กำจัดขวดพลาสติก ผ้าลินินที่มีส่วนผสมของวัสดุรีไซเคิลที่ตรงกับราคาแบบเดิม บรรจุภัณฑ์ที่เป็นกลางทางคาร์บอนในราคาที่เท่าเทียมกัน ทำให้ความยั่งยืนเป็นเรื่องง่ายในการซื้อ ไม่ใช่เรื่องยากที่จะพิสูจน์
อะไรทำให้พวกเขาตอบตกลง
หยุดการตามโรงแรมด้วยตนเอง InnLead.ai มี AI เอเจนต์ 12 ตัวที่สแกนสัญญาณการปรับปรุงโรงแรม ระบุผู้ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ และนัดหมายการประชุมกับผู้ซื้อของโรงแรมโดยอัตโนมัติ รับสิทธิ์เข้าใช้งานก่อนใครรับสิทธิ์เข้าถึงก่อนใคร
จากการสนทนากับผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อที่โรงแรมตั้งแต่ระดับบูติก 50 ห้องไปจนถึงบริษัทบริหารจัดการ 5,000 แห่ง รูปแบบที่สอดคล้องกันปรากฏให้เห็นในสิ่งที่ได้รับ “ใช่”
ความน่าเชื่อถือเหนือกว่านวัตกรรม
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อไม่ต้องการเป็นผู้ใช้ในช่วงแรก พวกเขาต้องการผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วจากซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้ ยินดีต้อนรับนวัตกรรม แต่หลังจากได้รับการตรวจสอบแล้วที่อื่นเท่านั้น นำเสนอข้อมูลความน่าเชื่อถือและข้อมูลอ้างอิงของโรงแรมที่มีอยู่ ไม่ใช่สิทธิบัตรและต้นแบบ
เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดพร้อมก่อนที่พวกเขาจะถาม
ซัพพลายเออร์ที่ชนะจะส่งใบรับรองความปลอดภัยจากอัคคีภัย ฉลากความยั่งยืน แผ่นการปฏิบัติตามข้อกำหนดของแบรนด์ และเอกสารประกันภัยเชิงรุก – ในการโต้ตอบครั้งแรก ก่อนที่ผู้ซื้อจะถาม นี่เป็นสัญญาณของความเป็นมืออาชีพและช่วยประหยัดเวลาของผู้ซื้อ คู่มือการปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์โรงแรมของเราแสดงรายการแพ็คเกจเอกสารที่แน่นอนที่คุณต้องการสำหรับ Marriott, Hilton, IHG และ Accorคู่มือการปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์โรงแรม
รายการตรวจสอบเอกสารที่จำเป็น:
- ใบรับรองสารหน่วงไฟ (Cal TB 117, BS 5852 หรือเทียบเท่า)
- ใบรับรองความยั่งยืน (OEKO-TEX, GOTS, FSC, Green Seal)
- แผ่นข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับรูปแบบมาตรฐานของแบรนด์
- หนังสือรับรองการประกันภัย (ความรับผิดทั่วไป, ความรับผิดต่อผลิตภัณฑ์)
- ข้อมูลอ้างอิงจากโรงแรมที่เทียบเคียงได้
- เอกสารความโปร่งใสของห่วงโซ่อุปทาน (ประเทศต้นกำเนิด โรงงานผลิต)
การตอบสนองที่รวดเร็วในฐานะตัวสร้างความแตกต่าง
ในตลาดที่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย 50-100 ราย เวลาตอบสนองคือตัวสร้างความแตกต่างที่ง่ายที่สุด ซัพพลายเออร์ที่ตอบสนองต่อคำถามด้านคุณภาพภายใน 2 ชั่วโมงจะได้รับความภักดีมากกว่าซัพพลายเออร์ที่ใช้เวลา 2 วัน กำหนดมาตรฐานเวลาตอบสนองที่ชัดเจน: 4 ชั่วโมงสำหรับปัญหาเร่งด่วน 24 ชั่วโมงสำหรับคำถามมาตรฐาน 48 ชั่วโมงสำหรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับ RFP
จุดติดต่อเดียว
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อเกลียดการถูกส่งต่อระหว่างตัวแทนขาย ผู้จัดการบัญชี และฝ่ายบริการลูกค้า ผู้จัดการบัญชีเฉพาะที่ดูแลความสัมพันธ์ตั้งแต่ต้นจนจบ – ตั้งแต่การขายครั้งแรกจนถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ปัญหาด้านคุณภาพ และการสั่งซื้อซ้ำ – เป็นหนึ่งในสิ่งที่ซัพพลายเออร์สามารถนำเสนอได้ที่มีมูลค่าสูงสุด
ราคาที่โปร่งใสโดยไม่มีเซอร์ไพรส์
เสนอราคาของคุณ รวมค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ค่าขนส่ง การจัดการ การติดตั้ง การกำจัด) อธิบายวิธีการปรับขึ้นราคาประจำปีของคุณ อย่าซ่อนค่าธรรมเนียมไว้ในตัวอักษรเล็ก ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่ค้นพบค่าใช้จ่ายแอบแฝงหลังจากลงนามในสัญญาจะยุติความสัมพันธ์ในโอกาสแรก
อะไรทำให้พวกเขาตอบปฏิเสธ
นี่คือพฤติกรรมที่ย้ายซัพพลายเออร์จาก “กำลังประเมิน” เป็น “ถูกปฏิเสธ” บางอย่างชัดเจน บางอย่างก็พบได้บ่อยอย่างน่าประหลาดใจ
การขายแบบเย็นชาที่ก้าวร้าวหรือต่อเนื่อง
ทีมจัดซื้อของโรงแรมได้รับการเสนอขายแบบเย็นชาหลายสิบครั้งต่อสัปดาห์ ซัพพลายเออร์ที่โทรซ้ำๆ โดยไม่เพิ่มมูลค่า ส่งอีเมลทั่วไป “แค่เข้ามาตรวจสอบ” หรือปรากฏตัวที่โรงแรมโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้าจะถูกขึ้นบัญชีดำ ความต่อเนื่องโดยไม่มีความเกี่ยวข้องคือสแปม
ขาดใบรับรอง
หาก RFP กำหนดใบรับรองเฉพาะและคุณส่งโดยไม่มีใบรับรองเหล่านั้น – หรือแย่กว่านั้น อ้างว่ามีและไม่สามารถแสดงเอกสารเมื่อถูกถาม – คุณจะถูกตัดสิทธิ์ทันทีและไม่น่าจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประมูลในอนาคต
คุณภาพตัวอย่างไม่ดี
ตัวอย่างคือการสัมภาษณ์ทางกายภาพ ตัวอย่างที่มาถึงโดยเสียหาย ไม่ตรงกับแผ่นข้อมูลจำเพาะ หรือดูแตกต่างจากภาพถ่ายผลิตภัณฑ์ บอกผู้ซื้ออย่างชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นจากการสั่งซื้อเพื่อการผลิต: ปัญหา
ไม่สามารถปรับขนาดได้
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่กำลังพิจารณาคุณสำหรับการเปิดตัว 40 โรงแรมต้องรู้ว่าคุณสามารถจัดการได้ หากกำลังการผลิต ระบบสินค้าคงคลัง หรือโครงสร้างพื้นฐานด้านลอจิสติกส์ของคุณไม่สามารถรองรับปริมาณได้ ให้บอกแต่เนิ่นๆ การได้รับสัญญาและล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะทำให้คุณและผู้ซื้อที่เลือกคุณต้องเสียอาชีพ
ไม่มีข้อมูลอ้างอิงที่เทียบเคียงได้
“เราขายให้กับร้านอาหารและร้านค้าปลีก” ไม่ใช่ข้อมูลอ้างอิงของโรงแรม การจัดซื้อของโรงแรมมีความเฉพาะเจาะจง: มาตรฐานแบรนด์ การปฏิบัติตามข้อกำหนด PIP ลอจิสติกส์หลายโรงแรม ผลกระทบต่อประสบการณ์ของแขก ผู้ซื้อต้องการข้อมูลอ้างอิงจากโรงแรมที่มีระดับ ขนาด และความเกี่ยวข้องกับแบรนด์ที่เทียบเคียงได้ คู่มือของเราเกี่ยวกับการทำสัญญาจัดหาโรงแรมผ่านการตอบสนองต่อ RFP ครอบคลุมวิธีการสร้างและนำเสนอคลังข้อมูลอ้างอิงที่ตรงกับกลุ่มโรงแรมการทำสัญญาจัดหาโรงแรมให้สำเร็จผ่านการชนะการตอบ RFP
ความไม่ยืดหยุ่นในเงื่อนไข
เงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐานคือ Net 30 บริษัทจัดการขนาดใหญ่อาจขอ Net 60 หรือ Net 90 หากการตอบสนองของคุณต่อทุกประเด็นการเจรจาเชิงพาณิชย์คือ “เงื่อนไขมาตรฐานของเราไม่สามารถต่อรองได้” นั่นเป็นการส่งสัญญาณว่าความสัมพันธ์จะเป็นไปในทิศทางเดียว
การให้สัญญาเกินจริงเกี่ยวกับระยะเวลารอคอยสินค้า
การเสนอระยะเวลารอคอยสินค้าที่สั้นเกินจริงเพื่อชนะข้อตกลง จากนั้นทำตามสัญญาไม่ได้ในการดำเนินการจริง เป็นเส้นทางที่เร็วที่สุดสู่การยกเลิกสัญญาซัพพลายเออร์ ในตลาดที่ห่วงโซ่อุปทานยังคงกลับสู่ภาวะปกติ ต้นทุนตู้คอนเทนเนอร์สูงถึง 5-6 เท่าของระดับก่อนเกิดโรคระบาดในช่วงปี 2021-2022 และราคาไม้เพิ่มขึ้น 35% ระหว่างปี 2022 ถึง 2024 ผู้ซื้อจึงปรับเทียบสำหรับระยะเวลาที่ซื่อสัตย์ ไม่ใช่ระยะเวลาที่เป็นไปในแง่ดี ซัพพลายเออร์ที่พูดว่า “8 สัปดาห์ อย่างน่าเชื่อถือ” จะได้รับความไว้วางใจมากกว่าซัพพลายเออร์ที่พูดว่า “4 สัปดาห์” และส่งมอบใน 10 สัปดาห์
หน่วยการตัดสินใจ: ใครอยู่ในห้องอีกบ้าง
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อไม่ค่อยตัดสินใจคนเดียว การทำความเข้าใจหน่วยการตัดสินใจ (DMU) อย่างครบถ้วนจะช่วยให้คุณจัดการกับข้อกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนได้อย่างเชิงรุก
| ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย | ข้อกังวลหลักของพวกเขา | วิธีจัดการกับข้อกังวลนั้น |
|---|---|---|
| ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ | ต้นทุน ความน่าเชื่อถือ ความง่ายในการจัดการซัพพลายเออร์ | การวิเคราะห์ TCO ผู้จัดการบัญชีเฉพาะ การสั่งซื้อที่ง่ายขึ้น |
| ผู้จัดการทั่วไป | ผลกระทบต่อประสบการณ์ของแขก การหยุดชะงักในการดำเนินงาน | ข้อมูลความพึงพอใจของแขก กำหนดการติดตั้ง การฝึกอบรมพนักงาน |
| ผู้อำนวยการฝ่ายแม่บ้าน | ความสามารถในการใช้งานผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดในการบำรุงรักษา | คำแนะนำในการดูแลผลิตภัณฑ์ ผลการทดสอบความทนทาน การทดลองใช้ตัวอย่าง |
| ผู้อำนวยการฝ่ายวิศวกรรม | ข้อกำหนดในการติดตั้ง การบำรุงรักษา การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย | ข้อกำหนดทางเทคนิค ใบรับรองความปลอดภัยจากอัคคีภัย คู่มือการบำรุงรักษา |
| ทีมมาตรฐานแบรนด์ | การปฏิบัติตามข้อกำหนด การรักษาความสอดคล้องของแบรนด์ | เมทริกซ์การปฏิบัติตามข้อกำหนด ผลการทดสอบเฉพาะแบรนด์ |
| เจ้าของ/ผู้จัดการสินทรัพย์ | ผลกระทบต่อ CapEx/OpEx, ROI, มูลค่าสินทรัพย์ | การวิเคราะห์ทางการเงิน ข้อมูลอายุการใช้งานผลิตภัณฑ์ เงื่อนไขการรับประกัน |
| บริษัทออกแบบ | การจัดแนวความสวยงาม คุณภาพวัสดุ การจับคู่สี | ตัวอย่างจริง ตัวเลือกการตกแต่ง ความสามารถในการจับคู่สี Pantone |
การประยุกต์ใช้เชิงกลยุทธ์: เมื่อเตรียมข้อเสนอ ให้ใส่ส่วนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้ออ่านส่วนราคาและโลจิสติกส์ GM อ่านส่วนผลกระทบต่อแขก ผู้อำนวยการฝ่ายวิศวกรรมอ่านข้อกำหนดทางเทคนิค ทำให้ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อสามารถแจกจ่ายส่วนที่เกี่ยวข้องให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายได้ง่ายโดยไม่ต้องแก้ไขข้อเสนอของคุณ
ลำดับความสำคัญตามระดับโรงแรม
สิ่งที่สำคัญที่สุดแตกต่างกันอย่างมากตามตำแหน่งทางการตลาดของโรงแรม ใช้ตารางนี้เพื่อปรับเทียบการนำเสนอของคุณ:
| ลำดับความสำคัญ | โรงแรมหรู / ระดับบน | ระดับกลาง / บริการแบบจำกัด | ประหยัด |
|---|---|---|---|
| ลำดับความสำคัญอันดับ 1 | ประสบการณ์ของแขก / ความแตกต่างของแบรนด์ | ประสิทธิภาพด้านต้นทุน / ความคุ้มค่า | ต้นทุนต่ำสุดต่อห้องพักที่เข้าพัก |
| ลำดับความสำคัญอันดับ 2 | สุนทรียภาพในการออกแบบและความพิเศษเฉพาะตัว | ความน่าเชื่อถือและความสม่ำเสมอ | เกณฑ์คุณภาพขั้นต่ำ |
| ลำดับความสำคัญอันดับ 3 | เรื่องราวและความยั่งยืนและการรับรอง | ความง่ายในการบำรุงรักษา | ความง่ายในการซื้อจำนวนมาก |
| ลำดับความสำคัญอันดับ #4 | การปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์ | การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความยั่งยืน | ความน่าเชื่อถือในการจัดส่ง |
| ลำดับความสำคัญอันดับ #5 | ต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ (Total Cost of Ownership) | การปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์ | การปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นพื้นฐาน |
| แนวทางการขาย | ให้คำปรึกษา, เน้นการออกแบบ, ตัวอย่างจำนวนมาก | ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล, เน้น TCO, ประสิทธิภาพ | เน้นราคา, ส่วนลดตามปริมาณ |
| ความเร็วในการตัดสินใจ | ช้า (6-18 เดือน) | ปานกลาง (3-9 เดือน) | เร็ว (1-4 เดือน) |
| ผู้ซื้อหลัก | บริษัทออกแบบ + ฝ่ายจัดซื้อของแบรนด์ | ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทบริหารจัดการ | เจ้าของ-ผู้ดำเนินการ หรือ ผู้จัดการทั่วไป |
การสร้างความสัมพันธ์: ก้าวข้ามการขายครั้งแรก
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่พึงพอใจกับซัพพลายเออร์ จะกลายเป็นผู้สนับสนุนภายใน พวกเขาแนะนำคุณให้กับเพื่อนร่วมงานที่บริษัทบริหารจัดการอื่น ๆ กล่าวถึงคุณเมื่อพวกเขาเปลี่ยนงาน (และผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อของโรงแรมมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง) และขยายประเภทผลิตภัณฑ์ของคุณภายในพอร์ตโฟลิโอของพวกเขา
วิธีที่จะได้รับสถานะผู้สนับสนุน:
- การทบทวนธุรกิจรายไตรมาส (QBRs) ทบทวนตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน โครงการที่จะเกิดขึ้น และแผนงานผลิตภัณฑ์ ทำให้ QBR มีคุณค่าต่อผู้ซื้อ ไม่ใช่แค่โอกาสในการขายสำหรับคุณ
- การแบ่งปันข้อมูลอุตสาหกรรม แบ่งปันข้อมูลตลาดที่เกี่ยวข้อง การปรับปรุงกฎระเบียบ หรือรายงานแนวโน้ม เป็นแหล่งข้อมูล ไม่ใช่แค่ผู้ขาย
- การแก้ปัญหาเชิงรุก หากคุณค้นพบปัญหาด้านคุณภาพก่อนที่ผู้ซื้อจะพบ แจ้งให้พวกเขาทราบทันทีพร้อมแผนแก้ไข ความโปร่งใสในสถานการณ์ที่เลวร้ายสร้างความไว้วางใจมากกว่าประสิทธิภาพที่สมบูรณ์แบบในสถานการณ์ที่ดี
- การแสดงตัวอย่างผลิตภัณฑ์ใหม่ ให้สิทธิ์การเข้าถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ ตัวเลือกสูตรที่กำหนดเอง หรือโปรแกรมนำร่องแก่บัญชีที่ดีที่สุดของคุณก่อน ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นหุ้นส่วน ไม่ใช่ลูกค้า
- จดจำรายละเอียด ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่โรงแรมบูติก 200 ห้องในแนชวิลล์ที่กล่าวว่าเจ้าของของพวกเขากำลังพิจารณาปรับปรุงบาร์บนชั้นดาดฟ้า? ติดตามผลในอีกสามเดือนต่อมาพร้อมกับคำแนะนำผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ระดับความใส่ใจนั้นหายากและมีค่า
บรรทัดสุดท้าย
ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมทำงานหนักเกินไป ได้รับการเสนอขายมากเกินไป และมีทรัพยากรไม่เพียงพอ พวกเขาจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายหลายสิบราย จัดลำดับความสำคัญที่แข่งขันกันจากเจ้าของ แบรนด์ และการดำเนินงานของโรงแรม และได้รับการวัดผลจากตัวชี้วัดที่มักขัดแย้งกัน (ต้นทุนที่ต่ำกว่า และคุณภาพที่สูงขึ้น และยั่งยืนกว่า)
ซัพพลายเออร์ที่ชนะธุรกิจของพวกเขาอย่างสม่ำเสมอคือผู้ที่ทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น: การจัดส่งที่เชื่อถือได้ คุณภาพที่สม่ำเสมอ เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่พร้อมใช้งาน บริการที่ตอบสนอง และราคาที่โปร่งใส ซัพพลายเออร์ที่แพ้คือผู้ที่เพิ่มความซับซ้อน: กลยุทธ์การขายที่ก้าวร้าว การรับรองที่ขาดหายไป คุณภาพที่น่าประหลาดใจ ต้นทุนแอบแฝง และคำสัญญาที่ไม่เป็นจริง
เข้าใจโลกของพวกเขา แก้ปัญหาของพวกเขา และเคารพเวลาของพวกเขา สัญญาจะตามมา หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการระบุผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อที่เหมาะสมและเข้าถึงพวกเขาในเวลาที่เหมาะสมในวงจรการจัดซื้อของพวกเขา ลองสำรวจบริการของ InnLead.aiสำรวจบริการของ InnLead.ai
เพิ่มเติมในหัวข้อนี้
ใช้คำแนะนำที่เกี่ยวข้องเหล่านี้เพื่อดำเนินการต่อในหัวข้อการจัดซื้อ การขาย หรือการวิจัยตลาดเดียวกัน
ข้ามงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
12 AI เอเจนต์ของ InnLead.ai ค้นหาโรงแรมที่ซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณ ระบุผู้ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ และจองการประชุมโดยอัตโนมัติ
รับสิทธิ์เข้าถึงก่อนใคร
