70% ของ RFP จัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมถูกตัดสินว่าแพ้ชนะก่อนที่คณะกรรมการประเมินจะให้คะแนนเกณฑ์ใดๆ ผลลัพธ์จะถูกกำหนดโดยว่าซัพพลายเออร์เข้าใจข้อกำหนดที่แท้จริงของโรงแรม โครงสร้างการตอบกลับเพื่อการประเมินอย่างรวดเร็ว และกำหนดราคาข้อตกลงเพื่อให้สะท้อนถึงทั้งมูลค่าและความเป็นจริงในการแข่งขัน
แต่ซัพพลายเออร์ผลิตภัณฑ์ของโรงแรมส่วนใหญ่ปฏิบัติต่อ RFP เหมือนกับการเติมช่องว่าง พวกเขาดาวน์โหลดเอกสาร ตอบคำถามตามลำดับ แนบแผ่นราคา และหวังว่าจะดีที่สุด แนวทางนี้มีผลลัพธ์ที่คาดการณ์ได้: อีเมลปฏิเสธอย่างสุภาพในอีก 6-8 สัปดาห์ต่อมา
หากคุณยังไม่ได้ทำแผนผังวงจรการซื้อทั้งหมด ตั้งแต่การวางแผนงบประมาณไปจนถึงการเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย ให้เริ่มต้นด้วยคู่มือของเราเกี่ยวกับเส้นทางการจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรม คู่มือนี้จะแบ่งกระบวนการ RFP จัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมจากฝั่งผู้ซื้อ จากนั้นจะแสดงให้คุณเห็นอย่างชัดเจนถึงวิธีการสร้างโครงสร้างการตอบกลับที่ชนะ คุณจะได้เรียนรู้เกณฑ์การประเมินที่โรงแรมใช้จริง กลยุทธ์การกำหนดราคาที่แยกผู้ชนะออกจากผู้ตาม คุณสมบัติที่ไม่เหมาะสมที่ทำให้ซัพพลายเออร์ตกรอบก่อนเริ่มให้คะแนน และลำดับการติดตามผลที่ทำให้คุณอยู่ในบทสนทนาแม้ว่าคุณจะไม่ชนะก็ตามเส้นทางการจัดซื้อของโรงแรม
โรงแรมออก RFP อย่างไร: กระบวนการของผู้ซื้อ
การทำความเข้าใจกระบวนการภายในของผู้ซื้อจะทำให้คุณได้เปรียบเชิงโครงสร้าง นี่คือวิธีการไหลของ RFP จัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมโดยทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นจากโรงแรมแห่งเดียว บริษัทจัดการ หรือทีมจัดซื้อจัดจ้างของแบรนด์
ขั้นตอนที่ 1: การระบุความต้องการและการพัฒนาข้อกำหนด
วงจรการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มต้นขึ้นเมื่อมีความต้องการเกิดขึ้น ทริกเกอร์ทั่วไป ได้แก่:
- การออก PIP (แผนปรับปรุงทรัพย์สิน) — ด้วยยอดค้างสะสมที่คาดการณ์ไว้ที่ 12-15 พันล้านดอลลาร์ และต้นทุน PIP เพิ่มขึ้น 30%+ เมื่อเทียบกับระดับก่อนเกิด COVID นี่คือตัวขับเคลื่อน RFP ที่ใหญ่ที่สุดในอุตสาหกรรมการบริการในขณะนี้
- สัญญาหมดอายุ — สัญญาผู้ขายของโรงแรมส่วนใหญ่มีระยะเวลา 2-3 ปีพร้อมตัวเลือกการต่ออายุ การประมูลใหม่มักจะเริ่มต้น 6-9 เดือนก่อนหมดอายุ
- คุณภาพหรือบริการล้มเหลว — ปัญหาการส่งมอบที่ไม่สอดคล้องกัน ข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่ไม่ตอบสนองจากผู้ขายปัจจุบันทำให้เกิด RFP ที่ไม่ได้กำหนดไว้
- การเปิดโรงแรมใหม่ — โรงแรมที่สร้างใหม่จะออก RFP ในทุกหมวดหมู่การจัดซื้อจัดจ้างพร้อมกัน ด้วยโครงการ 6,378 โครงการในท่อส่งของสหรัฐอเมริกา ณ สิ้นปี 2024 นี่คือทริกเกอร์ที่มีปริมาณมาก
- การสร้างมาตรฐานขององค์กร — บริษัทจัดการจะรวมผู้ขายเป็นระยะๆ ทั่วทั้งพอร์ตโฟลิโอเพื่อปรับปรุงราคาและความสม่ำเสมอ
ในช่วงนี้ ทีมจัดซื้อจัดจ้างจะพัฒนาข้อกำหนดผลิตภัณฑ์โดยละเอียด สำหรับ FF&E ซึ่งรวมถึงขนาด วัสดุ การตกแต่ง ระดับความปลอดภัยจากอัคคีภัย และการปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์ สำหรับสิ่งอำนวยความสะดวกและสินค้าอ่อนนุ่ม ซึ่งรวมถึงสูตร จำนวนเส้นด้าย การรับรอง และข้อกำหนดด้านบรรจุภัณฑ์
ขั้นตอนที่ 2: การพัฒนาบัญชีรายชื่อผู้ขาย
โรงแรมไม่ค่อยออก RFP สู่ตลาดเปิด แต่ทีมจัดซื้อจัดจ้างจะพัฒนาบัญชีรายชื่อผู้ขายที่มีคุณสมบัติเหมาะสม 4-8 รายโดยอิงจาก:
- ความสัมพันธ์กับผู้ขายที่มีอยู่และผลการดำเนินงานในอดีต
- รายชื่อผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติจากแบรนด์ (AVL)
- ซัพพลายเออร์แคตตาล็อก GPO (ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วกว่า 2,000 รายของ Avendra)
- ผู้ติดต่อในงานแสดงสินค้าและการอ้างอิงในอุตสาหกรรม
- การสอบถามขาเข้าจากซัพพลายเออร์ที่ได้สร้างการติดต่อแล้ว
นี่เป็นสิ่งสำคัญ หากคุณไม่ได้อยู่ในบัญชีรายชื่อ คุณจะไม่ได้รับ RFP การสร้างความสัมพันธ์ก่อน RFP ของคุณ — การประชุมในงานแสดงสินค้า การตลาดเนื้อหา การมีส่วนร่วมใน LinkedIn การส่งตัวอย่าง — เป็นตัวกำหนดว่าคุณจะได้แข่งขันหรือไม่ การทำความเข้าใจสิ่งที่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมให้ความสำคัญจะช่วยให้คุณวางตำแหน่งตัวเองก่อนที่จะมีการเขียน RFPสิ่งที่ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อของโรงแรมให้ความสำคัญ
ขั้นตอนที่ 3: การแจกจ่าย RFP และช่วงถาม & ตอบ
แพ็คเกจ RFP จะถูกแจกจ่ายไปยังผู้ขายที่อยู่ในบัญชีรายชื่อพร้อมกำหนดเส้นตายการตอบกลับ RFP จัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมโดยทั่วไปประกอบด้วย:
- ขอบเขตของงาน / ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์
- การประมาณปริมาณ (จำนวนโรงแรม จำนวนห้องต่อโรงแรม การคาดการณ์การบริโภคประจำปี)
- การรับรองที่จำเป็นและเอกสารประกอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- รูปแบบการกำหนดราคา (ราคาต่อหน่วย ระดับปริมาณ ต้นทุนการติดตั้ง/จัดส่ง)
- ข้อกำหนดและเงื่อนไข (เงื่อนไขการชำระเงิน ข้อกำหนดการรับประกัน ความรับผิด ข้อกำหนดการยกเลิก)
- ข้อกำหนดรูปแบบการตอบกลับ (ขีดจำกัดหน้า ส่วนที่จำเป็น รูปแบบการส่ง)
- ไทม์ไลน์ (กำหนดเส้นตาย Q&A กำหนดเส้นตายการส่ง ระยะเวลาการประเมิน วันที่ตัดสินใจ)
RFP ของโรงแรมส่วนใหญ่มีช่วงถาม & ตอบที่ซัพพลายเออร์สามารถถามคำถามเพื่อความกระจ่าง ซัพพลายเออร์ที่ชาญฉลาดใช้สิ่งนี้อย่างมีกลยุทธ์ — การถามคำถามที่รอบคอบแสดงให้เห็นถึงความเชี่ยวชาญและสามารถเปิดเผยข้อมูลที่สร้างการตอบกลับที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: การประเมินและการให้คะแนน
นี่คือที่ที่การตอบกลับของคุณได้รับการให้คะแนนอย่างเป็นระบบตามเกณฑ์ที่มีน้ำหนัก เกณฑ์เฉพาะจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่กรอบงานต่อไปนี้สะท้อนถึงสิ่งที่ทีมจัดซื้อจัดจ้างของโรงแรมส่วนใหญ่ใช้:
| เกณฑ์การประเมิน | น้ำหนัก | สิ่งที่ผู้ประเมินมองหา |
|---|---|---|
| คุณภาพของผลิตภัณฑ์ | 30% | การปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณภาพของวัสดุ ผลการทดสอบความทนทาน การประเมินตัวอย่าง บันทึกความสอดคล้อง |
| ราคาและการประเมินมูลค่าโดยรวม | 25% | ราคาต่อหน่วย, ส่วนลดตามปริมาณ, ต้นทุนการเป็นเจ้าของทั้งหมด (TCO), ต้นทุนแฝง (ค่าขนส่ง, การติดตั้ง, การกำจัด) |
| บริการและการสนับสนุน | 20% | ระยะเวลาตอบสนอง, การจัดการบัญชีลูกค้าโดยเฉพาะ, บริการรับประกัน, การสนับสนุนด้านการฝึกอบรม, กระบวนการแก้ไขปัญหา |
| ความยั่งยืน | 15% | การรับรองด้านสิ่งแวดล้อม, การลดบรรจุภัณฑ์, ปริมาณคาร์บอนฟุตพริ้นท์, ความสอดคล้องกับเป้าหมายด้านความยั่งยืนของเครือโรงแรม |
| ข้อมูลอ้างอิงและประวัติผลงาน | 10% | บัญชีโรงแรมที่เทียบเคียงได้, กรณีศึกษา, ความมั่นคงทางการเงิน, จำนวนปีในตลาด |
ข้อแตกต่างที่สำคัญ: คุณภาพมีความสำคัญมากกว่าราคา เนื่องจากทีมจัดซื้อของโรงแรมได้เรียนรู้ว่าผลิตภัณฑ์ที่ถูกที่สุดมักจะไม่ใช่ต้นทุนรวมที่ถูกที่สุดเสมอไป ผ้าเช็ดตัวที่มีราคาถูกกว่า 2 ดอลลาร์สหรัฐต่อหน่วย แต่ต้องเปลี่ยนใหม่เร็วกว่าเดิม 30% จะมีต้นทุนสูงกว่าเมื่อคิดตามสัญญาระยะเวลา 3 ปี ผู้ประเมินจะพิจารณาแบบจำลอง TCO ไม่ใช่แค่ราคาต่อหน่วย หากต้องการดูรายละเอียดว่าแต่ละเกณฑ์มีคะแนนอย่างไร โปรดอ่านคู่มือของเราเกี่ยวกับวิธีการที่โรงแรมประเมินซัพพลายเออร์โดยใช้ตารางการให้คะแนนวิธีการที่โรงแรมประเมินซัพพลายเออร์โดยใช้ scoring matrix
ขั้นตอนที่ 5: การนำเสนอของผู้เข้ารอบสุดท้ายและการเจรจาต่อรอง
โดยทั่วไป ซัพพลายเออร์ที่ได้คะแนนสูงสุด 2-3 รายจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมการนำเสนอในรอบสุดท้าย นี่คือจุดที่การตัดสินใจว่าจะได้หรือเสียอยู่ที่ความน่าเชื่อถือส่วนบุคคล, การตอบสนอง และคุณภาพของตัวอย่างของคุณ
สิ่งที่ต้องเตรียมสำหรับการนำเสนอในรอบสุดท้าย:
- การสาธิตผลิตภัณฑ์จริง นำตัวอย่างที่มีคุณสมบัติเฉพาะขั้นสุดท้ายมา ไม่ใช่ตัวต้นแบบ ผู้ประเมินจะตรวจสอบ วัด และเปรียบเทียบกับผลิตภัณฑ์ปัจจุบันของพวกเขา
- ทีมงานบัญชีลูกค้าที่คุณเสนอ แนะนำผู้จัดการบัญชีลูกค้าและหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการที่จะจัดการความสัมพันธ์โดยตรง ไม่ใช่ผู้บริหารฝ่ายขายที่จะหายตัวไปหลังจากปิดการขายได้
- กำหนดการดำเนินการ อธิบายขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานของคุณ: คุณสามารถส่งมอบได้เร็วแค่ไหนหลังจากได้รับ PO, 90 วันแรกจะเป็นอย่างไร และคุณจัดการกับการเปลี่ยนจากผู้ขายรายปัจจุบันของพวกเขาอย่างไร
- กรณีศึกษาด้านการปฏิบัติงาน นำเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการที่คุณเริ่มต้นใช้งานบัญชีโรงแรมที่เทียบเคียงได้ รวมถึงความท้าทายที่พบและวิธีที่คุณแก้ไขปัญหา ความโปร่งใสเกี่ยวกับการดำเนินการในโลกแห่งความเป็นจริงสร้างความมั่นใจได้มากกว่าสไลด์นำเสนอการขายที่สวยงาม
- คำถามสำหรับพวกเขา การนำเสนอในรอบสุดท้ายเป็นการประเมินแบบสองทาง การถามคำถามที่รอบคอบเกี่ยวกับข้อกำหนดด้านลอจิสติกส์ ความชอบในการสื่อสาร และกระบวนการตรวจสอบคุณภาพของพวกเขา แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับการดำเนินการอย่างจริงจัง
ขั้นตอนที่ 6: การอนุมัติสัญญาและการเริ่มต้นใช้งาน
ซัพพลายเออร์ที่ชนะจะได้รับหนังสือแสดงเจตจำนง (LOI) ตามด้วยการเจรจาสัญญา ข้อกำหนดมาตรฐานของสัญญา ได้แก่ ข้อผูกพันด้านปริมาณ, ข้อกำหนดเกี่ยวกับการปรับราคา, SLAs ในการจัดส่ง, มาตรฐานด้านคุณภาพ และเงื่อนไขการยกเลิก
องค์ประกอบสำคัญของสัญญาที่ต้องเจรจาอย่างรอบคอบ:
- ข้อผูกพันด้านปริมาณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQs) เป็นไปได้ หากผู้ซื้อตกลงที่จะใช้ 50 แห่ง แต่เปิดใช้งานเพียง 20 แห่งในปีแรก รูปแบบการกำหนดราคาของคุณจะต้องยังคงใช้ได้
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับการปรับราคา: ผูกการปรับประจำปีกับดัชนีสินค้าโภคภัณฑ์ที่เผยแพร่ (PPI สำหรับหมวดวัสดุของคุณ) ไม่ใช่เปอร์เซ็นต์คงที่ ซึ่งจะช่วยปกป้องทั้งสองฝ่ายจากต้นทุนปัจจัยการผลิตที่ผันผวน
- SLAs ในการจัดส่งพร้อมมาตรการแก้ไข: กำหนดการจัดส่งตรงเวลาเป็นตัวชี้วัดที่วัดผลได้ (ภายใน +/- 2 วันทำการนับจากวันที่ยืนยัน) และตกลงเกี่ยวกับมาตรการแก้ไขสำหรับการดำเนินการที่ต่ำกว่ามาตรฐานเรื้อรัง (เครดิต, สิทธิ์ในการยกเลิก)
- เกณฑ์การยอมรับคุณภาพ: ระบุค่าความคลาดเคลื่อนของข้อบกพร่อง, โปรโตคอลการตรวจสอบ และกระบวนการจัดการกับการจัดส่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
- ข้อกำหนดการยกเลิก: ทำความเข้าใจว่าภายใต้เงื่อนไขใดที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งสามารถยกเลิกได้, ระยะเวลาแจ้งให้ทราบล่วงหน้าที่กำหนด (โดยทั่วไปคือ 90-180 วัน) และผลกระทบของข้อผูกพันด้านปริมาณใดๆ หากยกเลิกก่อนกำหนด
การสร้างโครงสร้างการตอบกลับ RFP ที่ประสบความสำเร็จ
โครงสร้างการตอบกลับของคุณควรทำให้งานของผู้ประเมินเป็นเรื่องง่าย โปรดจำไว้ว่า: ทีมจัดซื้ออาจกำลังตรวจสอบการตอบกลับ 6-8 รายการพร้อมกัน การตอบกลับที่มีการจัดระเบียบอย่างดี ตอบคำถามแต่ละข้อโดยตรง และไม่ต้องมีคำถามเพิ่มเติม จะได้คะแนนสูงกว่าการส่งที่สร้างสรรค์กว่าแต่ประเมินได้ยากกว่า
ส่วนที่ 1: บทสรุปสำหรับผู้บริหาร (1-2 หน้า)
นำเสนอด้วยสามสิ่งที่ผู้ประเมินให้ความสำคัญมากที่สุด:
- ความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา (อ้างอิงถึง PIP, มาตรฐานแบรนด์, ประเภททรัพย์สิน)
- ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของคุณ (จำนวนบัญชีโรงแรมที่เทียบเคียงได้, ประสบการณ์แบรนด์เฉพาะ)
- สิ่งที่ทำให้คุณแตกต่าง (สิ่งหนึ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากการตอบกลับอื่นๆ 5 รายการบนโต๊ะทำงานของพวกเขา)
อย่าใช้บทสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่ออธิบายประวัติบริษัทของคุณ ไม่มีใครที่ประเมิน RFP สนใจว่าคุณก่อตั้งขึ้นในปี 1987 พวกเขาใส่ใจว่าคุณสามารถทำอะไรให้พวกเขาได้ในปี 2023
โครงสร้างเทมเพลตบทสรุปสำหรับผู้บริหาร:
- ประโยคเปิด: “ในการตอบสนองต่อ RFP ของ [ชื่อโรงแรม/บริษัทจัดการ] สำหรับ [ประเภทผลิตภัณฑ์] เพื่อสนับสนุน [โครงการเฉพาะหรือความต้องการของพอร์ตโฟลิโอ] [ชื่อบริษัทของคุณ] ขอเสนอแนวทางแก้ไขดังต่อไปนี้”
- ย่อหน้า 1 (3-4 ประโยค): แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจในข้อกำหนดเฉพาะของพวกเขา อ้างอิงถึงแบรนด์, ระดับทรัพย์สิน, กำหนดการโครงการ และข้อกำหนดเฉพาะใดๆ ที่กล่าวถึงใน RFP
- ย่อหน้า 2 (3-4 ประโยค): สรุปประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของคุณ จำนวนบัญชีโรงแรม, ประสบการณ์แบรนด์เฉพาะ, ตัวอย่างโครงการที่เทียบเคียงได้ และขอบเขตทางภูมิศาสตร์ของคุณที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินของพวกเขา
- ย่อหน้า 3 (2-3 ประโยค): ระบุสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างและผลกระทบที่วัดผลได้ “ [ผลิตภัณฑ์/บริการ] ของเราช่วยลด [ตัวชี้วัด] ลง [เปอร์เซ็นต์] โดยอิงจาก [แหล่งที่มาของหลักฐาน] ส่งผลให้เกิด [ผลกระทบเป็นดอลลาร์] ในกลุ่ม [ขนาดที่เทียบเคียงได้]”
- ประโยคปิด: ข้อความระบุขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน “เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะนำเสนอตัวอย่างและหารือเกี่ยวกับรายละเอียดการดำเนินการกับทีมประเมินของคุณ”
ส่วนที่ 2: การตอบสนองทางเทคนิค / ข้อกำหนดผลิตภัณฑ์
ส่วนนี้ต้องแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดทีละข้อ ใช้ตารางการปฏิบัติตามข้อกำหนด:
| ข้อกำหนด RFP | ข้อกำหนดที่จำเป็น | ผลิตภัณฑ์ของคุณ | สถานะการปฏิบัติตามข้อกำหนด |
|---|---|---|---|
| สารหน่วงไฟ | Cal TB 117-2013 | ได้รับการรับรอง Cal TB 117-2013 | เป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด |
| จำนวนเส้นด้ายขั้นต่ำ | ผ้าซาติน 300 TC | ผ้าซาติน 400 TC | เกินข้อกำหนด |
| ใบรับรองความยั่งยืน | OEKO-TEX Standard 100 | ได้รับการรับรอง OEKO-TEX + GOTS | เกินข้อกำหนด |
| การจับคู่สี | Pantone 7527 C (+/- 2%) | Pantone 7527 C (ตรงตาม) | เป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด |
| ระยะเวลารอคอยสินค้า | 6 สัปดาห์จาก PO | มาตรฐาน 4 สัปดาห์, เร่งด่วน 2 สัปดาห์ | เกินข้อกำหนด |
เน้นจุดที่คุณเกินข้อกำหนด — แต่เฉพาะในกรณีที่ส่วนเกินนั้นสร้างมูลค่า การเกินข้อกำหนดจำนวนเส้นด้ายมีความสำคัญ การเกินขนาดบรรจุภัณฑ์ขั้นต่ำไม่มีความสำคัญ
ส่วนที่ 3: ราคา
แสดงราคาในรูปแบบที่ RFP ร้องขอ จากนั้นเพิ่มการวิเคราะห์ราคาเพิ่มเติมที่แสดงต้นทุนรวมในการเป็นเจ้าของ:
ตารางราคาต่อหน่วย:
- ราคาต่อหน่วยพื้นฐานที่ปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ
- ส่วนลดตามปริมาณ (5+ โรงแรม, 20+ โรงแรม, 50+ โรงแรม)
- ค่าจัดส่ง/โลจิสติกส์ (แสดงรายการ ไม่รวมอยู่ในราคาต่อหน่วย)
- ค่าติดตั้ง (ถ้ามี)
- วิธีการปรับราคาประจำปี
การวิเคราะห์ TCO (เพิ่มเติม):
- การเปรียบเทียบอายุการใช้งานผลิตภัณฑ์ (ผลิตภัณฑ์ของคุณเทียบกับค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม)
- ความถี่ในการเปลี่ยนและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
- ค่าบำรุงรักษา/ดูแลรักษา
- ค่ากำจัด/รีไซเคิล
- ผลกระทบต่อความพึงพอใจของแขก (ถ้าคุณมีข้อมูล)
ส่วนที่ 4: แผนบริการและการสนับสนุน
ระบุรายละเอียดความสามารถในการดำเนินงานของคุณด้วยข้อมูลจำเพาะ:
- ผู้จัดการบัญชีเฉพาะ (ชื่อและข้อมูลติดต่อ ไม่ใช่ “จะได้รับการมอบหมาย”)
- การรับประกันเวลาตอบสนอง (เช่น “ตอบสนองต่อปัญหาเร่งด่วนภายใน 4 ชั่วโมง ตอบสนองต่อข้อสงสัยมาตรฐานภายใน 24 ชั่วโมง”)
- ขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งซื้อและการดำเนินการ
- กระบวนการควบคุมคุณภาพ (โปรโตคอลการตรวจสอบ อัตราข้อบกพร่อง กระบวนการแก้ไข)
- โปรแกรมฝึกอบรมสำหรับพนักงานโรงแรม (การดูแลผลิตภัณฑ์ การติดตั้ง การบำรุงรักษา)
- ข้อกำหนดการรับประกันและกระบวนการเรียกร้อง
ส่วนที่ 5: เอกสารประกอบด้านความยั่งยืน
เนื่องจากนักท่องเที่ยว 73% ชอบโรงแรมที่มีแนวทางปฏิบัติที่ยั่งยืน และเครือโรงแรมรายใหญ่อย่าง Marriott ตั้งเป้าหมาย Net-Zero ภายในปี 2050 ความยั่งยืนจึงเปลี่ยนจาก “มีไว้ก็ดี” เป็นเกณฑ์การประเมินที่มีน้ำหนัก
รวมถึง:
- การรับรองด้านสิ่งแวดล้อม (OEKO-TEX, GOTS, FSC, Cradle to Cradle, Green Seal)
- ข้อมูลคาร์บอนฟุตพริ้นท์ต่อหน่วย
- โครงการลดบรรจุภัณฑ์
- โครงการรีไซเคิลเมื่อหมดอายุการใช้งานหรือรับคืน
- ความโปร่งใสของห่วงโซ่อุปทาน (ประเทศต้นกำเนิด กระบวนการผลิต)
- การสอดคล้องกับเป้าหมายด้านความยั่งยืนของเครือโรงแรม (อ้างอิงเป้าหมายที่เผยแพร่ของ Marriott, Hilton หรือ IHG หากมี)
ส่วนที่ 6: ข้อมูลอ้างอิงและกรณีศึกษา
โปรดให้ข้อมูลอ้างอิงจากบัญชีโรงแรมที่เทียบเคียงได้ 3-5 แห่ง โดยคำว่า “เทียบเคียงได้” หมายถึง:
- โรงแรมระดับเดียวกัน (อย่าอ้างอิงบัญชีโรงแรมราคาประหยัดเมื่อเสนอราคาสำหรับโรงแรมหรู)
- ประเภทผลิตภัณฑ์เดียวกัน
- ปริมาณใกล้เคียงกัน
- ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ใกล้เคียงกัน (โลจิสติกส์ของซัพพลายเชนมีความสำคัญ)
สำหรับข้อมูลอ้างอิงแต่ละแห่ง โปรดระบุ:
- ชื่อโรงแรม ที่ตั้ง และจำนวนห้องพัก
- ระยะเวลาความสัมพันธ์
- ผลิตภัณฑ์ที่จัดหา
- ตัวชี้วัดผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง (เช่น “ลดต้นทุนการเปลี่ยนผ้าลินินลง 18% ในช่วง 24 เดือน”)
กลยุทธ์การกำหนดราคา: วิธีการกำหนดราคาโดยไม่เสียโอกาสในการทำกำไร
หยุดการตามโรงแรมด้วยตนเอง InnLead.ai มี AI เอเจนต์ 12 ตัวที่สแกนสัญญาณการปรับปรุงโรงแรม ระบุผู้ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ และนัดหมายการประชุมกับผู้ซื้อของโรงแรมโดยอัตโนมัติ รับสิทธิ์เข้าใช้งานก่อนใครรับสิทธิ์เข้าถึงก่อนใคร
ข้อผิดพลาดในการยึดราคาหลัก
ซัพพลายเออร์ส่วนใหญ่มักจะยึดราคา RFP ตามราคาขายส่งมาตรฐานของตนเอง หักส่วนลดสำหรับโรงแรม ซึ่งเป็นวิธีที่ผิด ทีมจัดซื้อของโรงแรมจะยึดตามต้นทุนปัจจุบันของตนเองบวกกับเกณฑ์มาตรฐานของตลาด หากราคาของคุณสูงกว่าราคาหลักที่พวกเขายึดถืออย่างมีนัยสำคัญ คุณจะถูกตัดออกก่อนที่จะมีการประเมินคุณภาพ
ทางออก: ค้นหาผู้ขายปัจจุบันของผู้ซื้อและราคาโดยประมาณ แคตตาล็อก GPO, ใบราคาของผู้จัดจำหน่าย และรายงานเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมให้ข้อมูลเบื้องต้น กำหนดราคาให้อยู่ในช่วงที่พวกเขาคาดหวัง 5-10% จากนั้นสร้างความแตกต่างด้วยมูลค่า
กลยุทธ์การให้คำมั่นด้านปริมาณ
สร้างโครงสร้างราคาเพื่อตอบแทนผู้ซื้อสำหรับการให้คำมั่นด้านปริมาณ ในขณะเดียวกันก็ปกป้องส่วนต่างกำไรของคุณ:
- ระดับที่ 1 (1-5 แห่ง): ราคามาตรฐาน นี่คือระดับที่มีส่วนต่างกำไรสูงสุดของคุณ
- ระดับที่ 2 (6-20 แห่ง): ส่วนลด 8-12% ผู้ซื้อให้คำมั่นว่าจะใช้จ่ายขั้นต่ำต่อปี
- ระดับที่ 3 (21-50 แห่ง): ส่วนลด 15-20% ผู้ซื้อลงนามในข้อตกลงหลายปีโดยมีปริมาณขั้นต่ำรายปี
- ระดับที่ 4 (50+ แห่ง): การกำหนดราคาแบบกำหนดเองพร้อมการตรวจสอบธุรกิจรายไตรมาส การจัดการบัญชีเฉพาะ และการวางแผนธุรกิจร่วมกัน
การป้องกันการปรับขึ้นราคา
เนื่องจากผู้ขายในอุตสาหกรรมโรงแรมรายงานการปรับขึ้นราคา 90-300% สำหรับผลิตภัณฑ์ต่างๆ ในช่วงวิกฤตซัพพลายเชน และราคาไม้ซุงเพิ่มขึ้น 35% ระหว่างปี 2022 ถึง 2024 คุณต้องใส่ข้อกำหนดการปรับราคาประจำปี ผูกกับดัชนีที่เผยแพร่ (PPI สำหรับหมวดหมู่สินค้าโภคภัณฑ์ของคุณ) แทนที่จะเป็นเปอร์เซ็นต์โดยพลการ
โรงแรมเข้าใจถึงความผันผวนของต้นทุนปัจจัยการผลิต สิ่งที่พวกเขาไม่ยอมรับคือการขึ้นราคากลางสัญญาโดยไม่คาดคิดโดยไม่มีพื้นฐานตามสัญญา
จิตวิทยาของการกำหนดราคา RFP ของโรงแรม
นอกเหนือจากกลไกแล้ว ให้เข้าใจจิตวิทยาการประเมิน:
- อย่าถูกที่สุด ทีมจัดซื้อสงสัยข้อเสนอที่ต่ำที่สุด พวกเขาคิดว่าคุณลดต้นทุน คำนวณต้นทุนผิด หรือจะกลับมาพร้อมกับการขึ้นราคากลางสัญญา การอยู่ต่ำกว่าช่วงกลาง 5-10% เป็นสิ่งที่ดีที่สุด
- อย่าแพงที่สุด (โดยไม่มีเหตุผล) หากคุณกำหนดราคาสูงกว่าคู่แข่ง 20%+ คุณต้องมีข้อโต้แย้ง TCO ที่น่าสนใจ “ผลิตภัณฑ์ของเรามีราคาสูงกว่าต่อหน่วย แต่ใช้งานได้นานกว่า 40% ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายรายปีของคุณได้ $X ต่อห้อง” เป็นสิ่งที่น่าเชื่อถือ “ผลิตภัณฑ์ของเรามีคุณภาพระดับพรีเมียม” โดยไม่มีการระบุปริมาณไม่ใช่
- แสดงการคำนวณของคุณ ผู้ประเมินการจัดซื้อเคารพซัพพลายเออร์ที่อธิบายเหตุผลในการกำหนดราคาของตนเอง การแจกแจงต้นทุนโดยย่อ (วัสดุ การผลิต โลจิสติกส์ ส่วนต่างกำไร) แม้ในระดับสูง แสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสและสร้างความไว้วางใจ
- เสนอกลยุทธ์ข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้าย (BAFO) หากกระบวนการ RFP มีรอบ BAFO ให้เก็บส่วนลดที่มีอยู่ 3-5% ไว้สำหรับขั้นตอนนี้ การกลับมาพร้อมกับราคาที่เหมือนกันในรอบ BAFO แสดงให้เห็นว่าคุณไม่มีความยืดหยุ่น ซึ่งทำให้ตำแหน่งการเจรจาต่อรองของคุณสำหรับสัญญานั้นอ่อนแอลง
7 ข้อที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้คุณสมบัติไม่ผ่าน RFP
ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้ลดคะแนนของคุณ แต่จะทำให้คุณถูกตัดสิทธิ์ออกจากการพิจารณาโดยสิ้นเชิง:
1. เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดขาดหายไป หาก RFP กำหนดใบรับรองความปลอดภัยจากอัคคีภัยและคุณไม่ได้แนบมาด้วย การตอบกลับของคุณจะอยู่ในกองปฏิเสธ ไม่มีข้อยกเว้น ไม่มีคำขอติดตามผล
2. รูปแบบการกำหนดราคาที่ไม่ตอบสนอง หากพวกเขาขอราคาต่อหน่วยตาม SKU และคุณส่งราคารวมเป็นชุด คุณไม่ปฏิบัติตามคำแนะนำ ผู้ประเมินตีความสิ่งนี้ว่าเป็นตัวอย่างของการทำงานร่วมกับคุณจะเป็นอย่างไร
3. ส่งล่าช้า กำหนดเวลา RFP เป็นสิ่งเด็ดขาด สายหนึ่งนาทีก็คือสาย สร้างบัฟเฟอร์ 24 ชั่วโมงในการส่งทุกครั้ง
4. ข้อมูลอ้างอิงขาดหายไปหรือไม่น่าเชื่อถือ “ข้อมูลอ้างอิงสามารถให้ได้ตามคำขอ” เป็นเหตุผลในการตัดสิทธิ์โดยอัตโนมัติในการจัดซื้อของโรงแรม หากคุณไม่สามารถให้ข้อมูลอ้างอิงที่เทียบเคียงได้ อย่าเสนอราคา
5. ละเลยคำถามบังคับ บางส่วนของ RFP ถูกทำเครื่องหมายว่า “บังคับ” การข้ามไป แม้ว่าคุณจะคิดว่าไม่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ของคุณ ก็จะทำให้คุณหมดสิทธิ์
6. สัญญาณความไม่มั่นคงทางการเงิน หาก RFP ขอเอกสารทางการเงิน (ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับสัญญาขนาดใหญ่) และงบดุลของคุณแสดงสัญญาณอันตราย ให้แก้ไขปัญหาเหล่านั้นอย่างเชิงรุกด้วยบริบท แทนที่จะหวังว่าจะไม่มีใครสังเกตเห็น
7. การตอบสนองแบบสำเร็จรูป ทีมจัดซื้อสามารถตรวจจับการตอบสนองแบบคัดลอกและวางได้ในไม่กี่วินาที หากบทสรุปสำหรับผู้บริหารของคุณสามารถนำไปใช้กับโรงแรมใดก็ได้ในเมืองใดก็ได้ แสดงว่าคุณยังไม่ได้ทำงาน
กำหนดการ RFP: สิ่งที่คาดหวัง
| ขั้นตอน | ระยะเวลา | สิ่งที่คุณต้องทำ |
|---|---|---|
| การเผยแพร่ RFP | วันที่ 0 | อ่านอย่างละเอียด ระบุข้อกำหนดทั้งหมด |
| ช่วงถาม & ตอบ | วันที่ 1-10 | ส่งคำถามเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม (เชิงกลยุทธ์) |
| เผยแพร่คำตอบสำหรับคำถาม | วันที่ 12-15 | ตรวจสอบคำถามและคำตอบทั้งหมด — คำถามของคู่แข่งเผยให้เห็นมุมมองของพวกเขา |
| เตรียมการตอบกลับ | วันที่ 1-25 | ร่าง ตรวจสอบ ขออนุมัติภายใน เตรียมตัวอย่าง |
| กำหนดส่ง | วันที่ 28-35 | ส่งก่อนกำหนด 24 ชั่วโมง ยืนยันการรับ |
| ระยะเวลาการประเมิน | สัปดาห์ที่ 5-8 | เงียบ ห้ามติดต่อทีมประเมินในช่วงเวลานี้ |
| แจ้งผลผู้เข้ารอบสุดท้าย | สัปดาห์ที่ 8-10 | หากได้รับเชิญ เตรียมนำเสนอ 30 นาที โดยเน้นที่โครงการเฉพาะของพวกเขา |
| การนำเสนอของผู้เข้ารอบสุดท้าย | สัปดาห์ที่ 10-12 | นำเสนอ นำตัวอย่าง นำผู้จัดการบัญชีที่คุณเสนอ |
| การเจรจาสัญญา | สัปดาห์ที่ 12-16 | เจรจาเงื่อนไข สรุปราคา ตกลงใน SLAs |
| การลงนามในสัญญา | สัปดาห์ที่ 16-20 | ลงนาม เริ่มต้นการ Onboarding กำหนดการประชุม Kick-off |
เวลารวมทั้งหมดตั้งแต่ได้รับ RFP จนถึงคำสั่งซื้อแรก: 4-6 เดือน สำหรับสัญญาระดับแบรนด์ที่ครอบคลุมหลายร้อยแห่ง คาดว่าจะใช้เวลา 6-12 เดือน
ติดตามผล: สิ่งที่ต้องทำเมื่อคุณชนะ (และเมื่อคุณไม่ชนะ)
หากคุณชนะ
- ขอสรุป ถามว่าอะไรที่ทำให้การตอบกลับของคุณแตกต่าง ข้อมูลนี้จะกำหนดรูปแบบ RFP ในอนาคต
- ส่งมอบเกินความคาดหมายในคำสั่งซื้อแรก ความประทับใจแรกสร้างบรรยากาศสำหรับความสัมพันธ์ จัดส่งก่อนกำหนด แนบโน้ตที่เขียนด้วยลายมือถึงหัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ และติดตามผลในวันที่จัดส่งเพื่อยืนยันคุณภาพ
- กำหนดการประเมินธุรกิจ 90 วัน ล็อกจังหวะ QBR ตั้งแต่เนิ่นๆ ในขณะที่ความปรารถนาดีอยู่ในระดับสูง
หากคุณแพ้
- ขอสรุป (เช่นกัน) ทีมจัดซื้อส่วนใหญ่จะแบ่งปันข้อเสนอแนะในระดับสูง ถามโดยเฉพาะ: “ปัจจัยหลักในการตัดสินใจคืออะไร” และ “อะไรที่จะทำให้การตอบกลับของเราแข็งแกร่งขึ้น”
- อย่าหายไป ขอบคุณพวกเขาสำหรับโอกาสและขอให้พิจารณาในรอบถัดไป ติดต่อไตรมาสละครั้งพร้อมข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรม (ไม่ใช่การขาย)
- วิเคราะห์และทำซ้ำ ให้คะแนนการตอบกลับของคุณเองเทียบกับเกณฑ์การประเมิน คุณอ่อนแอที่สุดในด้านใด แก้ไขช่องว่างเหล่านั้นก่อน RFP ครั้งถัดไป
หากคุณไม่ได้รับเชิญ
นี่คือสถานการณ์ที่สำคัญที่สุดที่ต้องแก้ไข หากคุณไม่ได้รับ RFP อย่างสม่ำเสมอในหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ของคุณ ตำแหน่งก่อน RFP ของคุณต้องได้รับการปรับปรุง:
- คุณเข้าร่วมงานแสดงสินค้าที่ถูกต้องและพบกับผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อหรือไม่
- การแสดงตนทางดิจิทัลของคุณแข็งแกร่งพอที่ผู้ซื้อที่ค้นหาผู้ขายจะพบคุณหรือไม่
- คุณได้ส่งตัวอย่างและข้อมูลประจำตัวไปยังทีม AVL ของแบรนด์หรือไม่
- คุณอยู่ในรายชื่อบนแพลตฟอร์ม GPO ที่เกี่ยวข้องหรือไม่
- คุณมองเห็นได้สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สร้างรายการ RFP หรือไม่
RFP คือจุดสิ้นสุดของกระบวนการค้นหาของผู้ซื้อ ไม่ใช่จุดเริ่มต้น หากคุณไม่ได้อยู่ในบทสนทนาก่อนที่ RFP จะลดลง แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่ในบทสนทนาเลย
RFP Red Flags: เมื่อใดควรเดินจากไป
ไม่ใช่ทุก RFP ที่คุ้มค่าที่จะติดตาม การตอบสนองต่อ RFP ที่คุณไม่สามารถชนะได้ จะเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรที่ควรนำไปใช้กับโอกาสที่ชนะได้ เดินจากไปเมื่อ:
- สเปคสินค้าอ้างอิงจากผลิตภัณฑ์ของคู่แข่ง หากสเปคระบุรายละเอียดผลิตภัณฑ์ของผู้ขายรายใดรายหนึ่งโดยละเอียด (เช่น ขนาดเฉพาะที่เป็นกรรมสิทธิ์ องค์ประกอบวัสดุที่ไม่เหมือนใคร) RFP นั้นอาจเป็นเพียงพิธีการที่มีผู้ชนะที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้ซื้อปฏิบัติตามนโยบายการจัดซื้อที่กำหนดให้มีการประมูลแข่งขัน แต่การตัดสินใจได้ทำไปแล้ว
- ปริมาณงานไม่คุ้มค่ากับการลงทุนของคุณ การตอบ RFP ฉบับเต็มต้องใช้เวลาทีมงาน 40-80 ชั่วโมง หากมูลค่าสัญญาไม่คุ้มค่ากับการลงทุนนั้น โดยพิจารณาจากโอกาสในการชนะของคุณ ให้เปลี่ยนเส้นทางทรัพยากรเหล่านั้น
- คุณไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญได้ หากมีข้อกำหนดบังคับที่คุณไม่สามารถปฏิบัติตามได้ และ RFP ไม่อนุญาตข้อยกเว้น อย่าส่ง การตอบสนองที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดจะทำลายความน่าเชื่อถือของคุณสำหรับโอกาสในอนาคตกับผู้ซื้อรายเดียวกัน
- เงื่อนไขการชำระเงินไม่สามารถยอมรับได้ RFPs บางฉบับระบุเงื่อนไขการชำระเงินเป็น Net 120 หรือนานกว่านั้น หากความล่าช้าของกระแสเงินสดนั้นจะส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ และไม่มีข้อบ่งชี้ว่าเงื่อนไขสามารถต่อรองได้ สัญญาอาจไม่คุ้มค่าที่จะชนะ
- ระยะเวลาดำเนินการไม่สมจริง หากกำหนดส่งการตอบ RFP ภายใน 5 วันทำการ และคุณเริ่มต้นจากศูนย์ การตอบสนองที่เร่งรีบจะทำคะแนนได้ไม่ดีและสร้างความประทับใจแรกที่ไม่ดี
กลยุทธ์ RFP ที่มีวินัย หมายถึง การประมูลในโอกาสที่น้อยลง แต่ชนะในเปอร์เซ็นต์ที่สูงขึ้น ติดตามอัตราการชนะของคุณ หากคุณตอบ RFP 20 ฉบับต่อปีและชนะ 1-2 ฉบับ แสดงว่าคุณประมูลในวงกว้างเกินไป หากคุณตอบ 8-10 ฉบับและชนะ 3-4 ฉบับ แสดงว่ากระบวนการคัดเลือกของคุณได้ผล
บรรทัดสุดท้าย
การชนะ RFPs ด้านการจัดซื้อของโรงแรมนั้น มาจากการเตรียมตัว ความแม่นยำ และการวางตำแหน่ง ซัพพลายเออร์ที่ชนะอย่างสม่ำเสมอ ไม่ได้ถูกที่สุดเสมอไป แต่เป็นซัพพลายเออร์ที่เข้าใจความต้องการของผู้ซื้อก่อนที่จะมีการออก RFP จัดโครงสร้างการตอบสนองเพื่อให้ง่ายต่อการประเมิน กำหนดราคาตามมูลค่ามากกว่าแค่ต้นทุน และติดตามผลด้วยความเป็นมืออาชีพโดยไม่คำนึงถึงผลลัพธ์
ในตลาดที่โครงการก่อสร้างโรงแรมทั่วโลกเพิ่งทำสถิติสูงสุดตลอดกาลที่ 15,820 โครงการ และ 2.4 ล้านห้อง ทีมจัดซื้อจึงยุ่งกว่าที่เคย พวกเขากำลังมองหาซัพพลายเออร์ที่ทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้น ไม่ใช่ยากขึ้น ทำให้การตอบ RFP ครั้งต่อไปของคุณเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์นั้นอย่างแท้จริง สำหรับโครงสร้างการตอบสนองขั้นสูง จิตวิทยาการกำหนดราคา และกลยุทธ์การเจรจาต่อรอง โปรดอ่านคู่มือของเราต่อไปเพื่อทำสัญญาจัดหาโรงแรมให้สำเร็จผ่านการชนะการตอบ RFP และก่อนที่คุณจะส่ง โปรดตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์โรงแรม หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการค้นหาโรงแรมที่กำลังออก RFPs อย่างแข็งขัน ลองสำรวจบริการของ InnLead.aiการทำสัญญาจัดหาโรงแรมให้สำเร็จผ่านการชนะการตอบ RFPข้อกำหนดการปฏิบัติตามมาตรฐานแบรนด์โรงแรมสำรวจบริการของ InnLead.ai
เพิ่มเติมในหัวข้อนี้
ใช้คำแนะนำที่เกี่ยวข้องเหล่านี้เพื่อดำเนินการต่อในหัวข้อการจัดซื้อ การขาย หรือการวิจัยตลาดเดียวกัน
ข้ามงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
12 AI เอเจนต์ของ InnLead.ai ค้นหาโรงแรมที่ซื้อผลิตภัณฑ์ของคุณ ระบุผู้ติดต่อฝ่ายจัดซื้อ และจองการประชุมโดยอัตโนมัติ
รับสิทธิ์เข้าถึงก่อนใคร
