Trong bất kỳ năm nào, các chuỗi khách sạn chi hàng chục tỷ đô la cho các sản phẩm và dịch vụ. Riêng thị trường FF&E khách sạn toàn cầu đã trị giá ước tính 55-59 tỷ đô la vào năm 2023, tăng trưởng gần 7% hàng năm. Cộng thêm đồ vải (35,8 tỷ đô la), hàng dệt may (22,4 tỷ đô la), tiện nghi (24,3 tỷ đô la), công nghệ, thiết bị dịch vụ ăn uống và vật tư vận hành, bạn sẽ thấy một cỗ máy thu mua vận hành hàng trăm tỷ đô la sức mua.
Tuy nhiên, hầu hết các nhà cung cấp sản phẩm khách sạn — ngay cả những người có kinh nghiệm — chỉ hiểu sơ sài về cách cỗ máy đó thực sự hoạt động. Họ biết phải gọi cho ai. Họ không phải lúc nào cũng biết khi nào, tại sao hoặc người ở đầu dây bên kia cần nghe gì ở mỗi giai đoạn của quy trình mua hàng.
Hướng dẫn này vạch ra toàn bộ hành trình thu mua khách sạn từ góc độ của nhà cung cấp: các chu kỳ ngân sách tạo ra các khung thời gian mua hàng, các hệ thống phân cấp kiểm soát phê duyệt, các GPO trung gian cho các giao dịch và các mốc thời gian quyết định xem bản chào hàng của bạn có đến đúng thời điểm hay bỏ lỡ cơ hội hoàn toàn.
Cách thức hoạt động của Ngân sách Khách sạn: Chu kỳ Lập kế hoạch Hàng năm
Việc thu mua khách sạn không xảy ra một cách bốc đồng. Nó tuân theo một chu kỳ hàng năm có thể dự đoán được và việc hiểu chu kỳ đó là sự khác biệt giữa một bản chào hàng đúng thời điểm và một bản chào hàng lãng phí.
Lịch ngân sách
| Quý | Hoạt động | Tác động đến Nhà cung cấp |
|---|---|---|
| Q1 (Tháng 1 - tháng 3) | Ngân sách năm hiện tại được hoàn thiện và phân phối. Các dự án vốn được bật đèn xanh hoặc hoãn lại. | Đã quá muộn cho CapEx của năm nay. Thời điểm tốt để xây dựng mối quan hệ cho năm tới. |
| Q2 (Tháng 4 - tháng 6) | Quý thực hiện. Các nhóm thu mua đang tìm nguồn cung ứng và mua hàng theo ngân sách đã được phê duyệt. | Mùa bán hàng chính. Nếu bạn có tên trong AVL, đây là thời điểm các PO được thực hiện. |
| Q3 (Tháng 7 - tháng 9) | Đánh giá ngân sách giữa năm. Việc lập kế hoạch cho năm tới bắt đầu ở cấp độ sở hữu và thương hiệu. | Bắt đầu các cuộc trò chuyện về các dự án của năm tới. Gửi để xem xét RFP. |
| Q4 (Tháng 10 - tháng 12) | Ngân sách năm tới được soạn thảo, thương lượng và phê duyệt. Các quyết định phân bổ vốn được đưa ra. | Thời điểm quan trọng. Nếu bạn không tham gia vào cuộc trò chuyện trước Quý 4, bạn sẽ không có trong ngân sách của năm tới. |
CapEx so với opEx: hai quy trình mua hàng khác nhau
Chi phí Vốn (CapEx) — đồ nội thất, thiết bị lớn, các dự án cải tạo — tuân theo chu kỳ ngân sách hàng năm được mô tả ở trên. Những giao dịch mua này yêu cầu sự chấp thuận của chủ sở hữu, thường liên quan đến các công ty thiết kế và có thời gian thực hiện được tính bằng tháng.
Chi phí Vận hành (OpEx) — đồ vải, tiện nghi, vật tư làm sạch, thực phẩm và đồ uống — được mua trên cơ sở luân phiên theo ngân sách hàng tháng hoặc hàng quý. Những giao dịch mua này nhanh hơn, mang tính giao dịch hơn và thường được quản lý thông qua các GPO hoặc nền tảng mua sắm điện tử.
Với tư cách là nhà cung cấp, bạn cần biết sản phẩm của mình thuộc loại nào, vì quy trình mua hàng về cơ bản là khác nhau:
| Yếu tố | Mua hàng CapEx | Mua hàng OpEx |
|---|---|---|
| Phê duyệt ngân sách | Hàng năm, cấp độ sở hữu | Hàng tháng/hàng quý, cấp độ vận hành |
| Thời gian ra quyết định | 3-18 tháng | Vài ngày đến vài tuần |
| Người ra quyết định chính | Chủ sở hữu, bộ phận thu mua thương hiệu, công ty thiết kế | GM, Giám đốc Vận hành, quản lý mua hàng |
| Phương thức mua hàng | Đàm phán trực tiếp, RFP, đặc điểm kỹ thuật thiết kế | Hợp đồng GPO, nền tảng mua sắm điện tử, đơn đặt hàng thường xuyên |
| Tầm quan trọng của mối quan hệ | Cao — sự tin tưởng và thành tích quan trọng | Trung bình — giá cả và tính khả dụng chiếm ưu thế |
Hệ thống Phân cấp Phê duyệt: Ai ký duyệt những gì
Một quyết định thu mua khách sạn hiếm khi chỉ liên quan đến một người. Hiểu rõ chuỗi phê duyệt giúp bạn xác định ai là người có ảnh hưởng ở mỗi giai đoạn.
Đối với khách sạn thương hiệu (Marriott, Hilton, IHG, Accor, Hyatt, Wyndham)
Cấp độ 1: Thu mua Thương hiệu/Doanh nghiệp Thương hiệu thiết lập danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (AVL) và thương lượng các hợp đồng chính. Nếu sản phẩm của bạn là một mặt hàng tiêu chuẩn của thương hiệu — có nghĩa là mọi cơ sở kinh doanh của thương hiệu đó đều cần — thì đây là nơi đưa ra quyết định. Mục tiêu là có tên trong AVL. Các nhóm thu mua của công ty bao gồm các nhà quản lý danh mục chuyên về đồ nội thất, hàng dệt may, công nghệ, tiện nghi, v.v. Để biết chi tiết cụ thể về chuỗi, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về các yêu cầu của nhà cung cấp Marriott và các tiêu chuẩn nhà cung cấp được phê duyệt của Hilton.yêu cầu nhà cung cấp của Marriotttiêu chuẩn nhà cung cấp được phê duyệt của Hilton
Cấp độ 2: Chủ sở hữu Khách sạn/Công ty Quản lý Ngay cả trong các khách sạn thương hiệu, chủ sở hữu vẫn trả tiền cho việc cải tạo và nâng cấp vốn. Chủ sở hữu (hoặc công ty quản lý của họ) phê duyệt ngân sách, chọn từ AVL của thương hiệu và có thể thương lượng các điều khoản bổ sung. Các công ty quản lý như Aimbridge Hospitality, Interstate Hotels hoặc Pyramid Global Hospitality thường có các nhà cung cấp ưa thích của riêng họ trong danh sách được phê duyệt của thương hiệu.
Cấp độ 3: Công ty Thiết kế / Đại lý Thu mua FF&E Đối với các công trình xây dựng mới và cải tạo lớn, một công ty thiết kế khách sạn chỉ định các sản phẩm và một đại lý thu mua FF&E quản lý việc mua hàng. Những trung gian này có ảnh hưởng rất lớn đến việc nhà cung cấp nào được chọn. Các công ty quan trọng bao gồm Toni Chi, Wilson Associates, Gettys Group và Champalimaud Design.
Cấp độ 4: Quản lý Tại chỗ Các tổng quản lý và giám đốc vận hành kiểm soát các giao dịch mua vận hành hàng ngày. Đối với các mặt hàng OpEx, đây thường là nơi đưa ra quyết định mua hàng — đặc biệt là tại các cơ sở kinh doanh độc lập. Đối với các khách sạn thương hiệu, quyền hạn của họ bị giới hạn trong việc lựa chọn trong các tùy chọn đã được phê duyệt.
Đối với khách sạn độc lập
Cấu trúc phân cấp được rút gọn. Chủ sở hữu hoặc Tổng Giám đốc thường đưa ra tất cả các quyết định mua hàng trực tiếp, có sự tham gia của quản lý vận hành hoặc nhà thiết kế nội thất đối với các dự án lớn hơn. Chu kỳ bán hàng ngắn hơn, quy trình phê duyệt đơn giản hơn và mối quan hệ giữa nhà cung cấp và người mua mang tính cá nhân hơn.
Dành cho các công ty quản lý khách sạn
| Loại hình công ty | Thẩm quyền thu mua điển hình | Quy mô danh mục đầu tư |
|---|---|---|
| Các công ty quản lý lớn (Aimbridge, Interstate) | Phó Chủ tịch phụ trách Thu mua, đội ngũ mua hàng tập trung | 200-800+ khách sạn |
| Các công ty quản lý cỡ vừa | Giám đốc Thu mua, người mua khu vực | 20-200 khách sạn |
| Các công ty quản lý nhỏ | Chủ sở hữu/người đại diện, Tổng Giám đốc cấp khách sạn | 5-20 khách sạn |
Công ty quản lý càng lớn thì quy trình thu mua càng tập trung và chính thức hóa. Aimbridge quản lý hơn 1.500 khách sạn — đội ngũ thu mua của họ hoạt động giống như một chuỗi, với các đánh giá nhà cung cấp, chu kỳ RFP và danh sách được phê duyệt.
Các tổ chức mua hàng theo nhóm: cấp độ GPO
GPO là các trung gian mà nhiều nhà cung cấp vừa yêu vừa ghét. Họ đàm phán các hợp đồng số lượng lớn với nhà cung cấp, tổng hợp nhu cầu từ các khách sạn thành viên và thu phí cho dịch vụ này. Việc bạn có sử dụng chúng hay không không phải lúc nào cũng là một lựa chọn — đối với nhiều phân khúc khách sạn, việc tham gia GPO là điều được mong đợi.
Các GPO lớn trong ngành khách sạn
| GPO | Công ty mẹ/Liên kết | Chi tiết Quan trọng |
|---|---|---|
| Avendra | Aramark (đa số), ban đầu được đồng sáng lập bởi Marriott và Hyatt | GPO khách sạn lớn nhất; 2.000+ nhà cung cấp đã được kiểm tra; phục vụ hàng ngàn khách sạn; tuyên bố tiết kiệm chi phí lên đến 15% cho các thành viên |
| Entegra Mua sắm Services | Công ty con của Sodexo | Mạnh về thu mua thực phẩm & đồ uống; sự hiện diện ngày càng tăng của FF&E và OS&E |
| Foodbuy | Compass Group | Chủ yếu là dịch vụ thực phẩm; một số giao thoa với ngành khách sạn |
| Source1 Purchasing | Độc lập | Tập trung vào thị trường tầm trung; phục vụ các khách sạn độc lập và các công ty quản lý nhỏ hơn |
Cách GPO thực sự hoạt động cho nhà cung cấp
- Ứng dụng. Bạn đăng ký với GPO bằng thông tin sản phẩm, giá cả, chứng nhận và tài liệu tham khảo.
- Đánh giá danh mục. Người quản lý danh mục của GPO đánh giá xem sản phẩm của bạn có lấp đầy khoảng trống hoặc cải thiện các tùy chọn đã ký hợp đồng hiện có hay không.
- Đàm phán. Nếu được chọn, bạn sẽ đàm phán giá cả, chiết khấu và các điều khoản. GPO thường lấy chiết khấu 3-7% trên doanh số bán hàng được thực hiện thông qua hợp đồng của họ, mặc dù điều này khác nhau tùy theo danh mục và số lượng.
- Niêm yết. Sản phẩm của bạn được thêm vào danh mục của GPO và được cung cấp cho các khách sạn thành viên.
- Quảng bá. Một số GPO tích cực quảng bá các nhà cung cấp mới thông qua các chiến dịch email, các tính năng danh mục và các hội chợ triển lãm nhà cung cấp hàng năm. Những người khác chỉ đơn giản là liệt kê bạn.
Sự đánh đổi của GPO
Phép toán rất đơn giản: GPO nén tỷ suất lợi nhuận của bạn nhưng mở rộng khối lượng của bạn. Việc đó có phải là một lợi thế ròng hay không phụ thuộc vào danh mục sản phẩm và quy mô của bạn.
Ưu điểm:
- Tiếp cận hàng ngàn khách sạn mà không cần các cuộc gọi bán hàng riêng lẻ
- Tăng cường uy tín — việc kiểm tra của GPO đóng vai trò là một tín hiệu chất lượng
- Thanh toán và thu tiền đơn giản hóa (GPO thường quản lý dòng thanh toán)
- Dữ liệu về mô hình mua hàng trên toàn bộ cơ sở thành viên
Nhược điểm:
- Nén tỷ suất lợi nhuận (chiết khấu 3-7% cộng với bất kỳ khoản giảm giá nào đã thương lượng)
- Giảm quyền kiểm soát giá — Các hợp đồng GPO thường khóa giá trong 12-24 tháng
- Cạnh tranh trong danh mục — bạn được liệt kê cùng với các lựa chọn thay thế
- Hạn chế quan hệ trực tiếp với người mua cuối cùng
Đối với các nhà cung cấp mới, việc tham gia GPO thường xứng đáng với việc giảm lợi nhuận đơn giản vì khả năng phân phối mà nó mang lại. Khi bạn xây dựng mối quan hệ trực tiếp với các khách sạn và công ty quản lý, bạn có thể phát triển sự kết hợp giữa GPO và kinh doanh trực tiếp.
Quy trình RFP: từ thông báo đến trao thầu
Khi một khách sạn hoặc công ty quản lý có nhu cầu thu mua đáng kể — một cuộc cải tạo, một khách sạn khai trương, một cuộc đấu thầu lại danh mục — họ sẽ phát hành Yêu cầu Đề xuất (RFP). Hiểu quy trình này là rất quan trọng để giành được các hợp đồng lớn hơn. Để biết các chiến thuật nâng cao về cấu trúc phản hồi chiến thắng, hãy xem hướng dẫn phản hồi RFP thu mua khách sạn của chúng tôi và bài viết đi kèm về việc đạt được các hợp đồng cung cấp khách sạn.hướng dẫn phản hồi RFP thu mua khách sạnđạt được các hợp đồng cung cấp khách sạn
Thời gian biểu RFP điển hình
| Giai đoạn | Thời lượng | Điều gì xảy ra |
|---|---|---|
| Xác định nhu cầu | 1-3 tháng | Khách sạn xác định nhu cầu thu mua, xác định phạm vi và phát triển các thông số kỹ thuật |
| Phát triển RFP | 2-4 tuần | Nhóm thu mua viết tài liệu RFP với các thông số kỹ thuật, số lượng, thời gian biểu và tiêu chí đánh giá |
| Phân phối RFP | 1-2 tuần | RFP được gửi đến các nhà cung cấp đủ điều kiện (thành viên AVL, nhà cung cấp được liệt kê trong GPO và đôi khi là chào mời công khai) |
| Thời gian phản hồi của nhà cung cấp | 2-4 tuần | Bạn chuẩn bị và gửi đề xuất của mình với giá cả, tài liệu tuân thủ, mẫu và tài liệu tham khảo |
| Đánh giá | 2-6 tuần | Nhóm thu mua chấm điểm các đề xuất dựa trên các tiêu chí (giá cả, chất lượng, tuân thủ, khả năng giao hàng, tài liệu tham khảo) |
| Lọt vào danh sách rút gọn và thuyết trình | 1-2 tuần | 2-4 nhà cung cấp hàng đầu được mời thuyết trình, cung cấp thêm mẫu hoặc tham gia vào các chuyến thăm khách sạn |
| Đàm phán | 1-4 tuần | Các điều khoản cuối cùng, giá cả, SLA và ngôn ngữ hợp đồng được thương lượng |
| Trao thầu và ký hợp đồng | 2-4 tuần | Người chiến thắng được chọn, hợp đồng được thực hiện, quá trình giới thiệu bắt đầu |
Tổng thời gian trôi qua: 3-7 tháng kể từ khi phát hành RFP đến khi thực hiện hợp đồng. Đối với các gói FF&E xây dựng mới, tổng thời gian từ đặc điểm kỹ thuật thiết kế đến giao hàng có thể kéo dài đến 12-18 tháng.
Những gì nhóm thu mua đánh giá
Các tiêu chí chấm điểm không phải là một bí mật. Hầu hết các RFP khách sạn đều cân nhắc các yếu tố sau:
| Tiêu Chí đánh giá | Trọng số điển hình | Những gì họ muốn thấy |
|---|---|---|
| Chất lượng sản phẩm và tuân thủ | 25-30% | Đáp ứng các tiêu chuẩn thương hiệu, quy định về phòng cháy chữa cháy, ADA; kiểm tra phòng thí nghiệm độc lập |
| Giá cả và tổng chi phí sở hữu | 20-30% | Chi phí trên mỗi đơn vị cạnh tranh cộng với độ bền, bảo trì, bảo hành |
| Khả năng giao hàng và thời gian giao hàng | 15-20% | Thời gian biểu thực tế, cơ sở hạ tầng hậu cần, hồ sơ theo dõi |
| Ổn định tài chính | 5-10% | Bạn có thể tài trợ sản xuất và tồn tại với các điều khoản thanh toán Net 60 không? |
| Tài liệu tham khảo và kinh nghiệm | 10-15% | Các dự án khách sạn tương đương đã hoàn thành thành công |
| Tính bền vững và đổi mới | 5-10% | Chứng nhận, cam kết về môi trường, sự khác biệt của sản phẩm |
Lưu ý rằng giá thường là 20-30% đánh giá — không phải 100%. Các nhà cung cấp chỉ cạnh tranh về giá đang chiến đấu cho phần nhỏ nhất của chiếc bánh điểm. Để biết phân tích đầy đủ về mọi tiêu chí và cách đạt điểm 8+ cho mỗi tiêu chí, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách các khách sạn đánh giá nhà cung cấp bằng ma trận chấm điểm.cách các khách sạn đánh giá nhà cung cấp bằng ma trận chấm điểm
Ngừng tiếp cận khách sạn thủ công. 12 AI agent của InnLead.ai quét các tín hiệu cải tạo, xác định các liên hệ thu mua và đặt lịch hẹn với người mua của khách sạn — một cách tự động. Nhận quyền truy cập sớmNhận quyền truy cập sớm
Giới thiệu nhà cung cấp: điều gì xảy ra sau khi bạn thắng
Giành được hợp đồng không phải là đích đến cuối cùng. Các chuỗi khách sạn có các quy trình giới thiệu chính thức có thể mất vài tuần để hoàn thành.
Các yêu cầu giới thiệu điển hình
-
Đánh giá pháp lý và tuân thủ Thỏa thuận cung cấp tổng thể hoặc hợp đồng mua bán đã ký Chứng chỉ bảo hiểm đáp ứng mức tối thiểu của chuỗi (trách nhiệm chung $1M-$5M; trách nhiệm sản phẩm; bảo hiểm ô dù) Tài liệu thuế (W-9, đăng ký VAT, v.v.) Chứng nhận đa dạng nếu có
- Thỏa thuận cung cấp tổng thể hoặc hợp đồng mua bán đã ký
- Chứng chỉ bảo hiểm đáp ứng mức tối thiểu của chuỗi (trách nhiệm chung $1M-$5M; trách nhiệm sản phẩm; bảo hiểm ô dù)
- Hồ sơ thuế (W-9, giấy chứng nhận đăng ký VAT, v.v.)
- Các chứng nhận về sự đa dạng (nếu có)
-
Tích hợp hệ thống
- Đăng ký vào nền tảng thu mua điện tử của khách sạn (Avendra, Birch Street, v.v.)
- Tải lên danh mục sản phẩm với dữ liệu có cấu trúc (SKU, thông số kỹ thuật, hình ảnh, giá cả)
- Thiết lập EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) cho đơn đặt hàng và lập hóa đơn tự động
- Kiểm tra quy trình làm việc từ đặt hàng đến giao hàng
-
Thiết lập vận hành
- Chỉ định quản lý tài khoản
- Các quy trình dịch vụ khách hàng và các kênh leo thang
- Thỏa thuận về kho vận và kho bãi (giao hàng trực tiếp, phân phối khu vực, v.v.)
- Tài liệu về quy trình trả hàng và bảo hành
-
Thiết lập hiệu suất cơ bản
- Các KPI đã thống nhất: tỷ lệ lấp đầy, giao hàng đúng hạn, tỷ lệ lỗi, thời gian phản hồi
- Lịch trình đánh giá: đánh giá kinh doanh hàng quý hoặc nửa năm
- Quy trình hành động khắc phục đối với các vấn đề về hiệu suất
90 ngày đầu tiên quan trọng nhất
Hầu hết các đội thu mua khách sạn đánh giá các nhà cung cấp mới một cách chuyên sâu trong 90 ngày đầu tiên. Đây là thời gian thử thách của bạn. Các chỉ số họ theo dõi:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (mục tiêu: 95% trở lên)
- Độ chính xác của đơn hàng (mục tiêu: 99% trở lên)
- Tỷ lệ lỗi chất lượng (mục tiêu: <1%)
- Khả năng phản hồi dịch vụ khách hàng (mục tiêu: phản hồi trong cùng ngày làm việc)
Nếu bạn không đạt được các tiêu chuẩn này trong quý đầu tiên, bạn có thể bị loại khỏi AVL trước khi tạo ra đủ doanh thu để trang trải chi phí thu hút khách hàng.
Thu mua theo loại hình khách sạn: Quy trình khác nhau như thế nào
Không phải khách sạn nào cũng mua hàng theo cùng một cách. Quy trình thu mua khác nhau đáng kể tùy thuộc vào việc bạn đang giao dịch với một dự án xây dựng mới, một dự án cải tạo PIP hoặc mua hàng vận hành liên tục. Hiểu được những điểm khác biệt này sẽ giúp bạn triển khai phương pháp bán hàng phù hợp cho từng tình huống.
Thu mua xây dựng mới
Khi một khách sạn được xây dựng từ đầu, quy trình thu mua là dài nhất và có cấu trúc nhất — nhưng cũng có giá trị cao nhất trên mỗi giao dịch.
Thời gian: 12-24 tháng từ khi bắt đầu thiết kế đến khi khai trương khách sạn Những người chơi chính: Chủ sở hữu/nhà phát triển, công ty thương hiệu, công ty thiết kế nội thất, đại lý thu mua FF&E, nhà thầu chính Ngân sách: Gói FF&E đầy đủ — $15.000 đến $100.000+ mỗi phòng tùy thuộc vào phân khúc Quy trình: Đặc điểm kỹ thuật thiết kế thúc đẩy lựa chọn sản phẩm. Nhà thiết kế nội thất chỉ định sản phẩm theo thương hiệu, kiểu máy, lớp hoàn thiện và vật liệu. Một đại lý thu mua FF&E quản lý việc tìm nguồn cung ứng, mua hàng, kho vận và lắp đặt.
Giai đoạn quan trọng đối với các nhà cung cấp là trong quá trình phát triển thiết kế (tháng 1-6 của tiến độ dự án). Khi nhà thiết kế đưa sản phẩm của bạn vào thông số kỹ thuật, bạn sẽ có một lợi thế đáng kể — đại lý thu mua sẽ tìm nguồn cung ứng những gì đã được chỉ định trừ khi có lý do chính đáng để thay thế. Được chỉ định là kết quả bán hàng có giá trị cao nhất trong thu mua khách sạn.
Thu mua cải tạo PIP
Property Improvement Plans (PIP) là các nâng cấp do thương hiệu chỉ định mà các bên nhận quyền kinh doanh phải hoàn thành để duy trì thương hiệu của họ. Tồn đọng PIP — ước tính khoảng 12-15 tỷ đô la — là cơ hội thu mua lớn nhất trong ngắn hạn đối với các nhà cung cấp khách sạn.
Thời gian: 6-12 tháng từ khi phát hành PIP đến khi hoàn thành Những người chơi chính: Chủ sở hữu khách sạn, công ty quản lý, nhóm QA thương hiệu, nhà thầu, đôi khi là một công ty thiết kế Ngân sách: $8.000 đến $25.000 mỗi phòng khách; cao hơn đối với việc cải tạo khu vực công cộng Quy trình: Nhóm đảm bảo chất lượng của thương hiệu chỉ định những gì cần được thay thế hoặc nâng cấp. Chủ sở hữu/công ty quản lý tìm nguồn cung ứng sản phẩm từ AVL của thương hiệu. Có ít tính linh hoạt trong thiết kế hơn so với xây dựng mới — nguyên mẫu thương hiệu quyết định hầu hết các lựa chọn.
Đối với các nhà cung cấp, việc cải tạo PIP mang tính giao dịch hơn so với xây dựng mới nhưng dễ dự đoán hơn. Nếu bạn có mặt trên AVL, PIP sẽ tạo ra các đơn đặt hàng định kỳ khi các khách sạn trên một chuỗi đạt đến chu kỳ cải tạo của chúng.
Thu mua vận hành liên tục
Mua hàng tiêu dùng và các mặt hàng thay thế hàng ngày: khăn trải giường, đồ dùng, vật tư làm sạch, bóng đèn, thiết bị nhỏ.
Thời gian: Liên tục; đơn đặt hàng được đặt hàng tuần đến hàng tháng Những người chơi chính: Giám đốc vận hành hoặc người quản lý mua hàng tại chỗ; hợp đồng GPO; nền tảng thu mua điện tử Ngân sách: Chi phí vận hành, không phải vốn — số tiền nhỏ hơn trên mỗi đơn hàng nhưng khối lượng hàng năm cao Quy trình: Đặt hàng lại theo các hợp đồng hiện có, danh mục GPO hoặc danh sách nền tảng thu mua điện tử. Quyết định chủ yếu là tự động hoặc thường xuyên — người mua đang chọn từ các tùy chọn đã được phê duyệt trước dựa trên tính khả dụng và giá cả.
Yếu tố quan trọng đối với các nhà cung cấp trong thu mua vận hành là làm cho việc đặt hàng lại trở nên dễ dàng. Các trình kích hoạt đặt hàng lại tự động, tính khả dụng hàng tồn kho nhất quán và tích hợp liền mạch với nền tảng thu mua của khách sạn sẽ loại bỏ sự khó khăn khỏi quyết định mua hàng.
So sánh quy trình thu mua
| Yếu tố | Xây dựng mới | Cải tạo PIP | Thu mua vận hành |
|---|---|---|---|
| Thời gian ra quyết định | 12-24 tháng | 6-12 tháng | Vài ngày đến vài tuần |
| Người mua chính | Công ty thiết kế / đại lý thu mua | Chủ sở hữu / công ty quản lý | Người quản lý tại chỗ / GPO |
| Loại ngân sách | CapEx (lớn) | CapEx (vừa phải) | OpEx (liên tục) |
| Phương pháp lựa chọn sản phẩm | Đặc điểm kỹ thuật thiết kế | AVL / nguyên mẫu thương hiệu | Hợp đồng GPO / danh mục nền tảng |
| Động lực cạnh tranh | Thắng đặc tả, thắng thương vụ | Yêu cầu thành viên AVL | Giá cả và tính khả dụng chiếm ưu thế |
| Doanh thu trên mỗi giao dịch | Rất cao (500 nghìn đô la - 5 triệu đô la trở lên) | Cao (100 nghìn đô la - 1 triệu đô la) | Giá thấp trên mỗi đơn hàng, tích lũy cao |
| Tầm quan trọng của mối quan hệ | Rất cao với các nhà thiết kế | Cao với bộ phận thu mua của thương hiệu | Vừa phải; tích hợp hệ thống quan trọng hơn |
Động lực đàm phán: Những gì Giám đốc Thu mua sẽ thúc đẩy
Hiểu rõ những gì người mua khách sạn đàm phán khó khăn nhất — và nơi họ có sự linh hoạt — giúp bạn chuẩn bị cho cuộc trò chuyện thương mại.
Nơi các khách sạn thúc đẩy mạnh mẽ
Giá trên một đơn vị. Đây luôn là điểm đàm phán đầu tiên. Giám đốc thu mua có dữ liệu so sánh từ các GPO, các nhà cung cấp cạnh tranh và các giao dịch mua trước đây. Nếu giá của bạn cao hơn đáng kể so với mức chuẩn mà không có lý do rõ ràng, bạn sẽ được yêu cầu điều chỉnh.
Điều khoản thanh toán. Các khách sạn thích kéo dài thời hạn thanh toán càng xa càng tốt. Net 30 là tiêu chuẩn được nêu, nhưng Net 45 đến Net 60 là những gì các chuỗi lớn thực sự thanh toán. Một số nhóm thu mua sẽ thúc đẩy Net 90 đối với các dự án vốn lớn. Sự sẵn sàng chấp nhận các điều khoản kéo dài của bạn thường là một yếu tố quyết định trong các cuộc đấu thầu cạnh tranh.
Số lượng đặt hàng tối thiểu. Một giám đốc thu mua quản lý danh mục đầu tư gồm hơn 200 khách sạn cần sự linh hoạt để đặt hàng số lượng khác nhau cho các khách sạn khác nhau. MOQ cứng nhắc buộc phải mua quá mức là một điểm đàm phán — đặc biệt đối với các công ty quản lý có các khách sạn từ 80 đến 500 phòng.
Nơi các khách sạn có sự linh hoạt
Phần bù chất lượng. Các khách sạn sẽ trả nhiều tiền hơn cho các sản phẩm chứng minh được độ bền lâu hơn, giảm chi phí bảo trì hoặc cải thiện điểm số hài lòng của khách. Tính toán trên mỗi phòng mỗi năm là công cụ của bạn ở đây — nếu sản phẩm của bạn đắt hơn 15% nhưng bền hơn 40%, thì tổng chi phí sở hữu sẽ thắng.
Điều khoản giao hàng. Các khách sạn chịu áp lực thời hạn PIP sẽ chấp nhận giá cao hơn cho ngày giao hàng được đảm bảo. Nếu bạn có thể cam kết một mốc thời gian chắc chắn khi các đối thủ cạnh tranh đang báo giá “8-12 tuần tùy thuộc vào tình trạng sẵn có”, thì sự chắc chắn đó có giá trị thực sự.
Phần bù bền vững. Các thương hiệu có mục tiêu bền vững đầy tham vọng (Marriott đạt mức ròng bằng không vào năm 2050, Hilton giảm 75% lượng khí thải carbon vào năm 2030) ngày càng sẵn sàng trả một khoản phí nhỏ cho các sản phẩm có chứng chỉ môi trường đã được xác minh. Điều này đặc biệt đúng đối với các danh mục mà câu chuyện bền vững hướng đến khách hàng — tiện nghi, hàng dệt, bao bì.
Sự chuyển đổi số của thu mua khách sạn
Cách các khách sạn mua hàng đang thay đổi nhanh chóng và các nhà cung cấp không thích ứng sẽ thấy mình vô hình trước thế hệ chuyên gia thu mua tiếp theo.
Những con số nói lên câu chuyện
- Doanh số bán hàng thu mua điện tử tăng 18% từ năm 2021 đến năm 2022, vượt quá 1 nghìn tỷ đô la
- Năm 2022, 23% ngân sách công nghệ của một khách sạn điển hình đã dành cho phần mềm mới; đến năm 2024, con số đó là 69%
- 78% khách sạn có kế hoạch tăng chi tiêu CNTT thêm 3%+ vào năm 2023
- 81% chủ khách sạn đã triển khai hoặc lên kế hoạch cho ít nhất một dự án công nghệ lớn vào năm 2022
Điều này có ý nghĩa gì đối với nhà cung cấp
Dữ liệu sản phẩm của bạn phải ưu tiên kỹ thuật số. Các giám đốc thu mua ngày càng đánh giá các nhà cung cấp thông qua tìm kiếm trên nền tảng, chứ không phải gian hàng triển lãm thương mại. Nếu danh mục sản phẩm của bạn là một tệp PDF mà bạn gửi qua email theo yêu cầu, thì bạn đã bị tụt lại phía sau.
Sự hiện diện trên nền tảng đang trở nên bắt buộc. Việc được liệt kê trên Avendra, Birch Street Systems hoặc thị trường của Fourth tương đương về mặt kỹ thuật số với việc có mặt trên AVL. Các khách sạn sử dụng các nền tảng này khám phá và so sánh các nhà cung cấp trong hệ thống — nếu bạn không có ở đó, bạn không nằm trong tập hợp cân nhắc.
AI đang thâm nhập vào thu mua. Mức sử dụng AI tạo sinh hàng tuần trong thu mua đã tăng 44 điểm phần trăm từ năm 2023 đến năm 2024. Đến năm 2024, 94% giám đốc điều hành thu mua đã sử dụng AI tạo sinh ít nhất một lần mỗi tuần. Các khách sạn đang sử dụng AI để so sánh, phân tích giá, so sánh nhà cung cấp và thậm chí đánh giá RFP tự động. Sự hiện diện kỹ thuật số của bạn — dữ liệu, thông số kỹ thuật và giá cả bạn công bố — là những gì các công cụ AI này tiêu thụ.
Thị trường AI trong chuỗi cung ứng được dự báo sẽ tăng từ 7,3 tỷ đô la vào năm 2024 lên 63,8 tỷ đô la vào năm 2030 với tốc độ CAGR là 42,7%. Đây không phải là một xu hướng xa vời. Nó đang xảy ra ngay bây giờ.
Triển lãm thương mại trong chu Kỳ thu mua
Triển lãm thương mại vẫn là địa điểm phổ biến nhất nơi người mua và nhà cung cấp khách sạn gặp nhau lần đầu tiên. Nhưng vai trò của chúng trong chu kỳ thu mua cụ thể hơn nhiều nhà cung cấp nhận ra. Hiểu rõ thời điểm và cách thức các triển lãm thương mại phù hợp với hành trình của người mua giúp bạn tối đa hóa khoản đầu tư của mình.
Nơi triển lãm thương mại phù hợp
Triển lãm thương mại có giá trị nhất ở Giai đoạn 1 (Nhận biết Nhu cầu) và Giai đoạn 3 (Tìm kiếm Nhà cung cấp). Chúng không phải là nơi các giao dịch kết thúc — chúng là nơi xây dựng nhận thức, các mối quan hệ bắt đầu và danh sách rút gọn được hình thành.
| Triển lãm thương mại | Trọng tâm | Tốt nhất cho các nhà cung cấp bán… |
|---|---|---|
| HD Expo (Las Vegas) | Thiết kế + khám phá sản phẩm | FF&E: nội thất, ánh sáng, vải, tác phẩm nghệ thuật, bề mặt |
| BDNY (New York) | Thiết kế khách sạn boutique/lifestyle | FF&E cao cấp/thiết kế tiên tiến, sản phẩm tùy chỉnh |
| HITEC | Công nghệ khách sạn | Công nghệ phòng thông minh, hệ thống PMS, IoT, hệ thống thanh toán |
| The Hotel Show Dubai | Ngành khách sạn Trung Đông | Tất cả các hạng mục; đặc biệt nhắm mục tiêu vào sự bùng nổ khách sạn ở khu vực MENA |
| ITB Berlin | Ngành du lịch toàn cầu | Công nghệ, dịch vụ, tiếp thị điểm đến |
Kinh tế hội chợ thương mại cho nhà cung cấp
Triển lãm rất tốn kém. Một gian hàng 10x10 tại HD Expo có giá từ 10.000 đến 20.000 đô la chỉ tính riêng không gian. Cộng thêm chi phí xây dựng gian hàng (5.000 - 30.000 đô la), đi lại (3.000 - 8.000 đô la cho một nhóm), tài liệu in và vận chuyển mẫu, bạn sẽ phải đầu tư từ 25.000 đến 75.000 đô la cho mỗi triển lãm.
Câu hỏi về ROI: bao nhiêu cuộc trò chuyện với người mua đủ điều kiện để biện minh cho khoản chi đó? Đối với hầu hết các nhà cung cấp sản phẩm khách sạn, một hội chợ thương mại tạo ra 15-25 khách hàng tiềm năng đủ điều kiện — ngay cả khi chỉ có 3-5 khách hàng chuyển đổi thành giao dịch thực tế trong 12 tháng tiếp theo — có thể biện minh cho khoản đầu tư nếu những tài khoản đó tạo ra doanh thu định kỳ.
Nhưng các hội chợ thương mại có một hạn chế cơ bản: chúng chỉ diễn ra mỗi năm một lần, ở một địa điểm, trong 2-3 ngày. Chu kỳ thu mua diễn ra liên tục trong 12 tháng, trên mọi khu vực địa lý. Đây là lý do tại sao các nền tảng thu mua kỹ thuật số và tiếp cận chủ động lại quan trọng không kém (hoặc hơn) sự hiện diện của gian hàng. Các nhà cung cấp chỉ dựa vào các hội chợ thương mại để tạo khách hàng tiềm năng đang bỏ lỡ 362 ngày còn lại trong năm khi các khách sạn tích cực tìm nguồn cung ứng.
Tối đa hóa Tác động của Hội chợ Thương mại
Chiến lược hội chợ thương mại hiệu quả nhất không phải là những gì xảy ra tại hội chợ. Mà là những gì xảy ra trước và sau đó:
Trước: Nghiên cứu chuỗi khách sạn, công ty quản lý và công ty thiết kế nào sẽ tham dự. Lên lịch các cuộc họp trước — những cuộc trò chuyện tốt nhất tại các hội chợ thương mại là những cuộc trò chuyện được sắp xếp trước, không phải là những cuộc gặp gỡ ngẫu nhiên.
Trong: Thu thập thông tin liên hệ từ mọi cuộc trò chuyện nghiêm túc. Đặt các câu hỏi đủ điều kiện cụ thể: Bạn đang làm việc trên những dự án nào? Thời gian biểu là gì? Ai khác tham gia vào quyết định? Bạn đang tìm nguồn cung ứng những hạng mục nào?
Sau: Theo dõi trong vòng 72 giờ. Không phải bằng một email chung chung “rất vui được gặp bạn” — mà bằng một tham chiếu cụ thể đến những gì bạn đã thảo luận và một bước tiếp theo cụ thể (gửi mẫu, xem xét thông số kỹ thuật, báo giá).
Lập bản đồ hành trình của người mua: nơi để chặn
Tóm lại, đây là hành trình thu mua khách sạn được lập bản đồ cho các cơ hội bán hàng của bạn:
Giai đoạn 1: Nhận biết Nhu cầu (6-12 tháng trước khi mua)
Điều gì đang xảy ra: Một yêu cầu PIP đến. Một chủ sở hữu quyết định cải tạo. Một thương hiệu ra mắt một nguyên mẫu mới. Một GM cảm thấy mệt mỏi vì những lời phàn nàn của khách về gối.
Cơ hội của bạn: Hiển thị trước khi nhu cầu trở thành RFP. Điều này có nghĩa là: các ấn phẩm trong ngành, sự hiện diện tại hội chợ thương mại, tiếp thị kỹ thuật số và các mối quan hệ với các công ty thiết kế và đội ngũ thu mua của công ty quản lý.
Giai đoạn 2: Phát triển Thông số kỹ thuật (3-6 tháng trước khi mua)
Điều gì đang xảy ra: Thương hiệu, công ty thiết kế hoặc đội ngũ thu mua xác định những gì họ cần — vật liệu, kích thước, số lượng, yêu cầu về hiệu suất.
Cơ hội của bạn: Nếu bạn đã được người chỉ định (nhà thiết kế, đội ngũ tiêu chuẩn thương hiệu) biết đến, sản phẩm của bạn sẽ được viết vào thông số kỹ thuật. Đây là vị trí có giá trị nhất trong thu mua khách sạn — trở thành sản phẩm mà thông số kỹ thuật được xây dựng dựa trên.
Giai đoạn 3: Tìm kiếm và Lập danh sách rút gọn Nhà cung cấp (2-4 tháng trước khi mua)
Điều gì đang xảy ra: Đội ngũ thu mua xác định 3-8 nhà cung cấp tiềm năng thông qua AVLs, GPOs, tìm kiếm nền tảng, liên hệ hội chợ thương mại và giới thiệu.
Cơ hội của bạn: Đây là nơi tư cách thành viên AVL, danh sách GPO, sự hiện diện trên nền tảng kỹ thuật số và theo dõi hội chợ thương mại chuyển thành sự cân nhắc. Nếu bạn không có trong danh sách ở đâu đó, bạn không có trong cuộc trò chuyện.
Giai đoạn 4: Đánh giá và Lựa chọn (1-3 tháng trước khi mua)
Điều gì đang xảy ra: Các đề xuất được xem xét, các mẫu được kiểm tra, các tham chiếu được kiểm tra, giá cả được thương lượng.
Cơ hội của bạn: Chiến thắng nhờ sự chuẩn bị. Chuẩn bị sẵn các mẫu để vận chuyển ngay lập tức. Cung cấp tài liệu tuân thủ mà không cần yêu cầu. Trình bày giá theo điều khoản trên mỗi phòng. Tham khảo các dự án tương đương.
Giai đoạn 5: Mua và Giao hàng (giao dịch)
Điều gì đang xảy ra: PO được phát hành, sản phẩm được sản xuất hoặc lấy từ kho, hậu cần được thực hiện, giao hàng được xác nhận.
Cơ hội của bạn: Thực hiện hoàn hảo. Đúng thời gian, đầy đủ và không có lỗi. Đây là nơi bạn kiếm được hoặc mất đơn hàng tiếp theo.
Giai đoạn 6: Mối quan hệ Liên tục (liên tục)
Điều gì đang xảy ra: Đánh giá hiệu suất, tái đặt hàng, giải quyết vấn đề, gia hạn hợp đồng.
Cơ hội của bạn: Quản lý tài khoản chủ động. Đánh giá kinh doanh hàng quý. Thông báo sớm về các sản phẩm mới. Phản hồi các vấn đề. Đây là nơi doanh số bán hàng một lần trở thành doanh thu định kỳ.
Các tín hiệu thu mua phổ biến: làm thế nào để biết khi nào khách sạn sẵn sàng mua
Một trong những kỹ năng có giá trị nhất đối với nhà cung cấp khách sạn là học cách đọc các tín hiệu cho thấy một khách sạn đang bước vào giai đoạn thu mua tích cực. Nếu bạn có thể xác định những tín hiệu này sớm, bạn có thể định vị mình trước khi RFP được viết.
Tín hiệu Bên ngoài
- Kiểm tra đảm bảo chất lượng thương hiệu. Khi một thương hiệu thực hiện chuyến thăm QA, một PIP thường theo sau. Theo dõi các ấn phẩm trong ngành và cơ sở dữ liệu phát triển khách sạn để biết hoạt động kiểm tra.
- Thay đổi công ty quản lý. Khi một khách sạn thay đổi công ty quản lý, nhà điều hành mới thường làm mới các mối quan hệ với nhà cung cấp. Đây là cơ hội cho các nhà cung cấp mới.
- Giao dịch quyền sở hữu. Việc bán khách sạn thường xuyên kích hoạt cải tạo. Chủ sở hữu mới muốn định vị lại tài sản, làm mới sản phẩm hoặc đổi thương hiệu — tất cả đều yêu cầu thu mua.
- Ký kết thỏa thuận nhượng quyền. Khi một khách sạn ký hợp đồng với một thương hiệu mới (chuyển đổi), các tiêu chuẩn thương hiệu của nhãn hiệu mới phải được thực hiện. Mỗi lần chuyển đổi là một sự kiện thu mua.
- Hồ sơ và giấy phép công khai. Giấy phép xây dựng cho việc cải tạo khách sạn là hồ sơ công khai ở hầu hết các khu vực pháp lý. Theo dõi hồ sơ giấy phép ở các thị trường mục tiêu cho bạn biết những tài sản nào sắp bắt đầu tìm nguồn cung ứng.
Tín hiệu nội bộ (Khi bạn đã có mối quan hệ)
- Các cuộc thảo luận về ngân sách bắt đầu vào quý 3. Nếu một liên hệ tại một công ty quản lý đề cập đến “kế hoạch vốn của năm tới”, họ đang cho bạn biết chu kỳ thu mua đang mở ra.
- Thuê công ty thiết kế. Nếu một khách sạn đã thuê một nhà thiết kế nội thất, một cuộc cải tạo lớn sẽ diễn ra trong 6-12 tháng tới. Công ty thiết kế là điểm vào của bạn để đặc tả sản phẩm.
- Danh sách phân phối RFP. Được đưa vào danh sách phân phối RFP là tín hiệu rõ ràng nhất cho thấy bạn đang nằm trong danh sách rút gọn. Nếu bạn đang nhận được RFP, công việc xây dựng mối quan hệ của bạn đang được đền đáp.
- Điểm hài lòng của khách giảm. Các khách sạn theo dõi điểm hài lòng của khách một cách ám ảnh. Điểm số giảm trong một danh mục liên quan đến sản phẩm (sự thoải mái của giường, diện mạo phòng, chất lượng phòng tắm) thường kích hoạt việc thay thế sản phẩm có mục tiêu.
Học cách đọc những tín hiệu này — và hành động dựa trên chúng trước các đối thủ cạnh tranh — là sự khác biệt giữa bán hàng phản ứng và chủ động. Các nhà cung cấp khách sạn tốt nhất không chờ đợi RFP. Họ định vị bản thân tốt đến mức khi RFP đến, họ đã là lựa chọn ưu tiên. Để hiểu chính xác những gì các nhà quản lý mua hàng của khách sạn ưu tiên và điều gì khiến họ nói có hoặc không, hãy đọc sâu hơn về chân dung người mua của chúng tôi.những gì các nhà quản lý mua hàng của khách sạn ưu tiên và điều gì khiến họ nói có hoặc không
Các bước tiếp theo của bạn
- Lập bản đồ sản phẩm của bạn theo chu kỳ ngân sách. Đó là CapEx hay OpEx? Điều đó xác định dòng thời gian và người mua của bạn.
- Xác định cấp độ người mua của bạn. Bạn đang bán cho bộ phận thu mua thương hiệu, công ty quản lý, chủ sở hữu hay người quản lý tại chỗ? Mỗi người đòi hỏi một cách tiếp cận khác nhau.
- Đánh giá sự tham gia của GPO. Nếu bạn không được liệt kê với Avendra hoặc Entegra, bạn sẽ vô hình đối với một phần lớn của thị trường. Chạy phép toán tỷ suất lợi nhuận và đưa ra quyết định.
- Số hóa dữ liệu sản phẩm của bạn. Thông số kỹ thuật có cấu trúc, hình ảnh chuyên nghiệp và danh mục sẵn sàng cho nền tảng không còn là tùy chọn.
- Điều chỉnh hoạt động tiếp cận của bạn theo lịch. Các cuộc trò chuyện Q3-Q4 định vị bạn cho ngân sách năm tới. Q2 là để bán theo ngân sách đã được phê duyệt. Q1 là để xây dựng mối quan hệ.
- Chuẩn bị sẵn sàng cho RFP. Chuẩn bị sẵn sàng tài liệu tuân thủ, mô hình giá và hàng tồn kho mẫu của bạn để triển khai trong vòng vài ngày kể từ khi phát hành RFP. Hướng dẫn của chúng tôi về tuân thủ các tiêu chuẩn thương hiệu khách sạn bao gồm gói tài liệu bạn cần.tuân thủ các tiêu chuẩn thương hiệu khách sạn
Để có cái nhìn rộng hơn về việc gia nhập thị trường cung cấp dịch vụ khách sạn, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về cách trở thành nhà cung cấp khách sạn. Và để hiểu các danh mục sản phẩm thúc đẩy ngân sách thu mua lớn nhất, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về FF&E khách sạn: đồ nội thất, đồ đạc và thiết bị.hướng dẫn đầy đủ để trở thành nhà cung cấp khách sạnFF&E khách sạn: đồ nội thất, đồ đạc và thiết bị
Cỗ máy thu mua khách sạn không ngừng quay. Ngân sách được phân bổ, RFP được phát hành, nhà cung cấp được đánh giá và đơn đặt hàng được ký kết — theo một chu kỳ lặp lại hàng năm trên hàng trăm nghìn tài sản. Các nhà cung cấp hiểu cỗ máy đó và định vị bản thân vào đúng thời điểm trong chu kỳ là những người nắm bắt được tỷ lệ cơ hội không cân xứng. Nếu bạn muốn các tín hiệu mua hàng được gửi tự động — giấy phép cải tạo, thông báo PIP, chuyển đổi thương hiệu — hãy xem InnLead.ai có thể giúp như thế nào.Xem InnLead.ai có thể giúp như thế nào
Thêm về chủ đề này
Sử dụng các hướng dẫn liên quan này để tiếp tục di chuyển qua cùng một chuỗi thu mua, bán hàng hoặc nghiên cứu thị trường.
Bỏ qua công việc thủ công
12 AI agent của InnLead.ai tìm các khách sạn mua sản phẩm của bạn, xác định các liên hệ thu mua và đặt lịch hẹn -- một cách tự động.
Nhận quyền truy cập sớm
