79% chủ khách sạn báo cáo tình trạng thiếu nhân viên vào năm 2024, với bộ phận buồng phòng được xếp hạng là nhu cầu nhân sự quan trọng số một bởi 50% số người được hỏi. Hãy tưởng tượng bạn là người chịu trách nhiệm tìm nguồn cung ứng mọi sản phẩm mà các đội ngũ thiếu nhân lực đó sử dụng — khăn tắm, hóa chất tẩy rửa, đồ dùng, khăn trải giường, đồ nội thất, công nghệ — đồng thời quản lý chi phí, đạt được các mục tiêu bền vững và đối phó với hàng tá nhà cung cấp, tất cả đều muốn có một giờ trong quỹ thời gian của bạn.
Đó là thực tế hàng ngày của một nhà quản lý mua hàng khách sạn. Và nếu bạn muốn bán hàng cho họ, bạn cần phải hiểu điều đó.
Hầu hết các nhà cung cấp sản phẩm khách sạn xây dựng bài chào hàng của họ dựa trên các tính năng của sản phẩm của chính họ. Các nhà cung cấp liên tục giành chiến thắng xây dựng bài chào hàng của họ dựa trên những gì người mua thực sự cần, lo sợ và quan tâm. Để có cái nhìn tổng quan về cách thức thu mua hoạt động từ chu kỳ ngân sách đến đánh giá RFP, hãy bắt đầu với hướng dẫn của chúng tôi về hành trình người mua thu mua khách sạn. Bài viết này cung cấp cho bạn bản đồ phía người mua.hành trình của người mua thu mua khách sạn
Nhà quản lý mua hàng khách sạn là ai?
Chức danh có thể khác nhau — Giám đốc Thu mua, Quản lý Mua hàng, Phó Chủ tịch Chuỗi Cung ứng, Giám đốc Tìm nguồn cung ứng — nhưng vai trò là nhất quán: họ là người (hoặc nhóm) chịu trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, quản lý quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo mọi cơ sở trong danh mục đầu tư của họ có đúng sản phẩm, vào đúng thời điểm, với đúng chi phí.
Vị trí của họ trong tổ chức:
- Cơ sở đơn lẻ: Thông thường, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc Điều hành xử lý việc mua hàng cùng với các trách nhiệm khác. Các cơ sở có trên 200 phòng có thể có một điều phối viên mua hàng chuyên trách.
- Công ty quản lý (10-100+ cơ sở): Một nhóm thu mua tập trung do Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc Thu mua dẫn đầu. Họ thiết lập danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, đàm phán các hợp đồng trên toàn danh mục đầu tư và quản lý các mối quan hệ GPO.
- Tập đoàn thương hiệu (1.000+ cơ sở): Một tổ chức thu mua với các nhà quản lý danh mục cho FF&E, hàng hóa mềm, tiện nghi, công nghệ, thực phẩm & đồ uống và vật tư vận hành. Các nhóm này thiết lập các tiêu chuẩn thương hiệu và quản lý danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, quy định việc mua hàng trên toàn bộ hệ thống nhượng quyền.
Trách nhiệm hàng ngày: những việc chiếm lịch của họ
Hiểu được khối lượng công việc hàng ngày của một nhà quản lý mua hàng giải thích tại sao họ rất khó tiếp cận và tại sao họ coi trọng hiệu quả hơn hầu hết mọi thứ khác.
Một tuần điển hình bao gồm:
- Các cuộc họp quản lý nhà cung cấp (30-40% thời gian): QBR với các nhà cung cấp hiện tại, khắc phục sự cố giao hàng, xem xét các khiếu nại về chất lượng từ các GM cơ sở, đàm phán điều chỉnh giá do thay đổi chi phí đầu vào.
- Phát triển và đánh giá RFP (20-25% thời gian): Viết thông số kỹ thuật, phát hành RFP, chấm điểm phản hồi, điều phối đánh giá mẫu với các đội vận hành và buồng phòng.
- Quản lý và báo cáo ngân sách (15-20% thời gian): Theo dõi chi tiêu so với ngân sách, chuẩn bị báo cáo thu mua cho quyền sở hữu và quản lý, phân tích các biến động chi phí, dự báo chi tiêu trong tương lai dựa trên dòng thời gian PIP và lịch trình cải tạo.
- Tuân thủ và tiêu chuẩn (10-15% thời gian): Đảm bảo tất cả các sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn thương hiệu, chứng nhận an toàn cháy nổ, yêu cầu bền vững và tuân thủ quy định (California AB 1162, quy định đóng gói của EU, yêu cầu ADA).
- Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp (5-10% thời gian): Đánh giá các sản phẩm và nhà cung cấp mới, tham dự các triển lãm thương mại, xem xét các ấn phẩm trong ngành, đánh giá xu hướng thị trường.
Thông tin chi tiết quan trọng cho các nhà cung cấp: 5-10% được phân bổ cho việc tìm kiếm nhà cung cấp là cơ hội của bạn. Mọi thứ khác trong lịch của họ liên quan đến việc quản lý các cam kết hiện có. Nếu việc tiếp cận của bạn không làm rõ ngay lập tức lý do tại sao bạn đáng để dành thời gian từ 90% còn lại, nó sẽ bị bỏ qua.
Các KPI được đo lường
Các nhà quản lý mua hàng khách sạn được đánh giá dựa trên một bộ số liệu cụ thể. Bài chào hàng của bạn cần giải quyết trực tiếp ít nhất hai hoặc ba trong số này:
- Tiết kiệm chi phí so với ngân sách. KPI số một. Các đội thu mua được kỳ vọng sẽ mang lại khoản tiết kiệm hàng năm từ 3-8% so với chi tiêu của năm trước hoặc so với các chuẩn mực thị trường. Nếu sản phẩm của bạn cho phép tiết kiệm được ghi nhận, hãy dẫn đầu bằng con số.
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp. Mục tiêu: 95%+. Một lần giao hàng trễ duy nhất trong quá trình cải tạo (khi khách sạn đang mất doanh thu trên mỗi phòng không bán được) là một sự kiện đe dọa sự nghiệp đối với người quản lý thu mua đã chọn nhà cung cấp đó.
- Tuân thủ chất lượng sản phẩm. Được đo lường thông qua các khảo sát mức độ hài lòng ở cấp cơ sở, dữ liệu khiếu nại của khách và kiểm toán tiêu chuẩn thương hiệu. Không khoan nhượng đối với các sản phẩm không đạt kiểm toán thương hiệu.
- Các số liệu bền vững. Ngày càng trở thành một KPI chính thức: tỷ lệ chi tiêu với các nhà cung cấp được chứng nhận bền vững, giảm chất thải từ thay đổi bao bì, dấu chân carbon của danh mục thu mua. Với mức tăng 20% trong chứng nhận bền vững của khách sạn từ năm 2022 đến năm 2023, KPI này đang tăng nhanh về tầm quan trọng.
- Hợp nhất nhà cung cấp. Giảm số lượng nhà cung cấp đang hoạt động trong khi vẫn duy trì chất lượng dịch vụ. Nhiều nhà cung cấp hơn có nghĩa là chi phí quản lý chung cao hơn, nhiều hóa đơn hơn, nhiều biến động chất lượng hơn. Các đội thu mua đang tích cực hợp nhất.
- Tuân thủ hợp đồng. Đảm bảo các cơ sở thực sự mua hàng từ các nhà cung cấp được phê duyệt thay vì tự ý sử dụng các nhà cung cấp địa phương. Đối với các công ty quản lý, tỷ lệ tuân thủ này ảnh hưởng trực tiếp đến giá theo khối lượng đã đàm phán.
- Tốc độ chu kỳ thu mua. Họ có thể chuyển từ nhu cầu được xác định đến sản phẩm được giao nhanh như thế nào. Trong một thị trường mà chi phí cải tạo tăng 6,25% từ năm 2022 đến năm 2023 một phần do chậm trễ chuỗi cung ứng, tốc độ thu mua có tác động đến lợi nhuận.
Lịch thu mua: khi nào người mua mua
Việc mua hàng của khách sạn tuân theo một nhịp điệu theo mùa được thúc đẩy bởi chu kỳ ngân sách, thời gian cải tạo và dòng thời gian thương hiệu. Hiểu được lịch này sẽ xác định thời điểm tiếp cận của bạn.
Q4 (Tháng 10-Tháng 12): Mùa Lập Kế Hoạch Ngân Sách Các đội thu mua đang hoàn thiện ngân sách năm tới, xem xét hiệu suất của nhà cung cấp và xác định các hợp đồng sắp được gia hạn. Đây là thời điểm họ nghiên cứu các nhà cung cấp mới — nhưng họ chưa sẵn sàng mua hàng. Bước đi của bạn: chia sẻ thông tin sản phẩm, nghiên cứu điển hình và tổng quan về giá. Hãy đưa mình vào danh sách cân nhắc của họ cho các quyết định mua hàng trong Q1.
Q1 (Tháng 1-Tháng 3): Kích Hoạt Ngân Sách Mới Ngân sách năm tài chính mới được phê duyệt. PIP được ban hành trong Q4 bắt đầu thu mua tích cực. Gia hạn hợp đồng được thực hiện. Đây là cửa sổ mua hàng có khối lượng lớn nhất cho hầu hết các danh mục khách sạn. Bước đi của bạn: theo dõi các cuộc trò chuyện Q4 bằng các đề xuất cụ thể. Thời điểm là tất cả — tiếp cận quá muộn và ngân sách đã được cam kết cho một nhà cung cấp khác.
Q2 (Tháng 4-Tháng 6): Mùa Cải Tạo Cao Điểm Bắt Đầu Các khách sạn ở các thị trường theo mùa (khu nghỉ dưỡng bãi biển, cơ sở trượt tuyết) cải tạo trong mùa thấp điểm. Mùa triển lãm thương mại (HD Expo vào tháng 5, HITEC vào tháng 6) tạo ra hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp. Bước đi của bạn: tham dự các triển lãm thương mại quan trọng, giới thiệu các sản phẩm mới và nhắm mục tiêu các cơ sở đang bước vào thời gian cải tạo.
Q3 (Tháng 7-Tháng 9): Đánh Giá Giữa Năm và Hoàn Thành Dự Án Các đánh giá ngân sách giữa năm diễn ra. Các dự án vượt quá ngân sách kích hoạt việc tìm nguồn cung ứng nhà cung cấp bổ sung. Các cơ sở chuẩn bị cho mùa cao điểm mùa thu và mùa đông hoàn thành việc cải tạo. Bước đi của bạn: theo dõi các cơ sở nơi dòng thời gian cải tạo đã bị trễ (phổ biến — theo dữ liệu ngành, chi phí cải tạo tăng 6,25% từ năm 2022 đến năm 2023 và sự chậm trễ lan rộng).
Q4 (Tháng 10-Tháng 12): Chu Kỳ Lặp Lại Chi tiêu cuối năm để sử dụng hết ngân sách còn lại, triển lãm thương mại BDNY (Tháng 11) và vòng lập kế hoạch ngân sách tiếp theo.
Thông tin chi tiết quan trọng về thời gian: RFP thu mua khách sạn trung bình mất 4-6 tháng từ khi phát hành đến đơn đặt hàng đầu tiên. Nếu bạn muốn cài đặt Q2, RFP cần được gửi đi vào Q4 của năm trước. Điều chỉnh việc tiếp cận của bạn theo dòng thời gian dự án của người mua, không phải dòng thời gian hạn ngạch bán hàng của bạn.
Những khó khăn lớn nhất: điều gì khiến họ mất ngủ
Khó khăn 1: quá nhiều nhà cung cấp, không đủ thời gian
Một công ty quản lý quy mô vừa có thể làm việc với 50-100 nhà cung cấp đang hoạt động trên tất cả các hạng mục thu mua. Mỗi nhà cung cấp đều cần được giới thiệu, theo dõi hiệu suất, giải quyết vấn đề và quản lý hợp đồng. Các đội ngũ thu mua luôn trong tình trạng thiếu nhân sự so với số lượng nhà cung cấp.
Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn: Hãy định vị bản thân như một cơ hội hợp nhất, chứ không phải là một nhà cung cấp khác cần quản lý. Nếu bạn có thể thay thế hai hoặc ba nhà cung cấp hiện tại bằng một dòng sản phẩm rộng hơn, bạn đang giải quyết vấn đề đau đầu lớn nhất trong hoạt động của họ.
Điểm khó khăn 2: Chất lượng không đồng đều giữa các cơ sở
Khi một công ty quản lý mua khăn cho 80 cơ sở, chiếc khăn được giao đến cơ sở số 80 phải giống hệt với cơ sở số 1. Sự khác biệt về chất lượng — số lượng sợi khác nhau, màu sắc không đồng nhất, thay đổi bao bì mà không thông báo — tạo ra sự hỗn loạn ở các khâu sau: khách hàng phàn nàn, không đạt tiêu chuẩn thương hiệu và các Giám đốc điều hành tức giận gọi điện cho bộ phận thu mua.
Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn: Câu chuyện kiểm soát chất lượng của bạn quan trọng không kém chất lượng sản phẩm. Hãy trình bày chi tiết quy trình QC của bạn: kiểm tra lô, quy trình nhất quán theo lô, kiểm tra của bên thứ ba và cách bạn xử lý việc phát hiện lỗi trước khi giao hàng.
Điểm khó khăn 3: Thời gian giao hàng dài và không thể đoán trước
Sự gián đoạn chuỗi cung ứng từ năm 2021-2022 — khi chi phí container tăng gấp 5-6 lần so với mức trước đại dịch và tình trạng tồn đọng hàng hóa tại cảng làm chậm trễ việc giao hàng hàng tuần — đã để lại những vết sẹo lâu dài. Các nhà quản lý mua hàng hiện đang đặt hàng quá mức và dự trữ quá nhiều, làm đóng băng vốn lưu động. Họ muốn các nhà cung cấp có thể cam kết thời gian giao hàng đáng tin cậy và thực sự đáp ứng được.
Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn: Hãy báo giá thời gian giao hàng mà bạn có thể đáp ứng một cách nhất quán, chứ không phải là các mục tiêu đầy tham vọng. Thời gian giao hàng 6 tuần được giao đúng hẹn có giá trị hơn nhiều so với lời hứa 4 tuần với tỷ lệ sai sót là 30%.
Điểm khó khăn 4: Áp lực ngân sách PIP
PIP là nỗi ám ảnh của bộ phận thu mua khách sạn. Thương hiệu quy định những gì phải được cải tạo, thời gian biểu là không thể thương lượng và chi phí đã tăng lên đáng kể — việc cải tạo phòng khách hiện có giá từ 8.000 đến 25.000 đô la cho mỗi phòng và tổng chi phí PIP đã tăng hơn 30% so với mức trước COVID. Các nhà quản lý thu mua bị kẹt giữa các yêu cầu của thương hiệu và các ràng buộc về ngân sách của chủ sở hữu.
Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn: Nếu bạn có thể chứng minh sản phẩm của mình đáp ứng các thông số kỹ thuật của thương hiệu với tổng chi phí sở hữu thấp hơn (tuổi thọ dài hơn, tần suất thay thế thấp hơn, giảm chi phí bảo trì), bạn đang trực tiếp giải quyết tình huống ngân sách căng thẳng nhất của họ. Hãy hiểu chính xác cách các khách sạn chấm điểm các nhà cung cấp về TCO và năm tiêu chí khác để bạn có thể trình bày giá trị của mình theo các điều khoản mà người đánh giá sử dụng.cách các khách sạn chấm điểm các nhà cung cấp về TCO và năm tiêu chí khác
Điểm khó khăn 5: Tuân thủ tính bền vững mà không tăng ngân sách
Các khách sạn đang đặt ra các mục tiêu bền vững đầy tham vọng — Marriott đạt mức phát thải ròng bằng không vào năm 2050, Hilton giảm 75% lượng khí thải carbon vào năm 2030 — nhưng ngân sách thu mua không tăng tương ứng. Các nhà quản lý mua hàng được kỳ vọng sẽ tìm nguồn cung ứng các sản phẩm bền vững với chi phí bằng hoặc thấp hơn so với các sản phẩm thay thế thông thường.
Điều này có ý nghĩa gì đối với bạn: Đừng định vị tính bền vững như một sản phẩm cao cấp. Hãy định vị nó như một sự thay đổi trung lập về chi phí hoặc tiết kiệm chi phí. Bình đựng số lượng lớn giúp giảm chi phí tiện nghi cho mỗi phòng đồng thời loại bỏ chai nhựa. Vải lanh có hàm lượng tái chế phù hợp với giá thông thường. Bao bì trung hòa carbon ngang bằng. Làm cho tính bền vững dễ mua, không tốn kém để biện minh.
Điều gì khiến họ nói Có
Ngừng tiếp cận khách sạn thủ công. 12 AI agent của InnLead.ai quét các tín hiệu cải tạo, xác định các liên hệ thu mua và đặt lịch hẹn với người mua của khách sạn — một cách tự động. Nhận quyền truy cập sớmNhận quyền truy cập sớm
Thông qua các cuộc trò chuyện với các giám đốc thu mua tại các cơ sở từ các khách sạn boutique 50 phòng đến các công ty quản lý 5.000 cơ sở, các mô hình nhất quán xuất hiện trong những gì mang lại câu trả lời “có”.
Độ tin cậy hơn Đổi mới
Các nhà quản lý mua hàng không muốn là những người tiên phong. Họ muốn các sản phẩm đã được chứng minh từ các nhà cung cấp đáng tin cậy. Đổi mới được hoan nghênh, nhưng chỉ sau khi nó đã được xác nhận ở một nơi khác. Hãy dẫn đầu bằng dữ liệu độ tin cậy và các tài liệu tham khảo khách sạn hiện có, chứ không phải bằng bằng sáng chế và nguyên mẫu.
Tài liệu tuân thủ sẵn sàng trước khi họ yêu cầu
Các nhà cung cấp chiến thắng sẽ chủ động gửi chứng chỉ an toàn cháy nổ, nhãn bền vững, bảng tuân thủ thông số kỹ thuật của thương hiệu và tài liệu bảo hiểm — trong lần tương tác đầu tiên, trước khi người mua yêu cầu. Điều này báo hiệu sự chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho người mua. Hướng dẫn tuân thủ tiêu chuẩn thương hiệu khách sạn của chúng tôi liệt kê gói tài liệu chính xác mà bạn cần cho Marriott, Hilton, IHG và Accor.hướng dẫn tuân thủ các tiêu chuẩn thương hiệu khách sạn
Danh sách kiểm tra tài liệu bắt buộc:
- Chứng chỉ chống cháy (Cal TB 117, BS 5852 hoặc tương đương)
- Chứng nhận bền vững (OEKO-TEX, GOTS, FSC, green seal)
- Bảng thông số kỹ thuật sản phẩm phù hợp với định dạng tiêu chuẩn thương hiệu
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (trách nhiệm chung, trách nhiệm sản phẩm)
- Tài liệu tham khảo từ các cơ sở tương đương
- Tài liệu minh bạch chuỗi cung ứng (quốc gia xuất xứ, cơ sở sản xuất)
Khả năng phản hồi như một yếu tố khác biệt
Trong một thị trường mà các nhà quản lý mua hàng của khách sạn quản lý 50-100 mối quan hệ với nhà cung cấp, thời gian phản hồi là yếu tố khác biệt đơn giản nhất. Nhà cung cấp trả lời yêu cầu chất lượng trong 2 giờ sẽ giành được lòng trung thành hơn nhà cung cấp mất 2 ngày. Đặt tiêu chuẩn thời gian phản hồi rõ ràng: 4 giờ cho các vấn đề khẩn cấp, 24 giờ cho các yêu cầu tiêu chuẩn, 48 giờ cho các câu hỏi liên quan đến RFP.
Một đầu mối liên hệ duy nhất
Các nhà quản lý mua hàng ghét việc bị chuyển giao giữa các đại diện bán hàng, người quản lý tài khoản và dịch vụ khách hàng. Một người quản lý tài khoản tận tâm sở hữu mối quan hệ từ đầu đến cuối — từ bán hàng ban đầu đến thực hiện, các vấn đề về chất lượng và đặt hàng lại — là một trong những điều có giá trị nhất mà nhà cung cấp có thể cung cấp.
Giá cả minh bạch, không có bất ngờ
Báo giá giá của bạn. Bao gồm tất cả các chi phí (vận chuyển, xử lý, lắp đặt, tiêu hủy). Giải thích phương pháp luận leo thang hàng năm của bạn. Đừng giấu phí trong phần chữ in nhỏ. Các nhà quản lý mua hàng phát hiện ra các chi phí ẩn sau khi ký hợp đồng sẽ chấm dứt mối quan hệ ngay khi có cơ hội đầu tiên.
Điều gì khiến họ nói Không
Đây là những hành vi chuyển một nhà cung cấp từ “đang đánh giá” sang “bị từ chối”. Một số là hiển nhiên; những người khác thì phổ biến một cách đáng ngạc nhiên.
Bán hàng lạnh lùng một cách hung hăng hoặc dai dẳng
Các đội ngũ thu mua khách sạn nhận được hàng tá lời chào hàng lạnh lùng hàng tuần. Các nhà cung cấp gọi điện nhiều lần mà không thêm giá trị, gửi email chung chung “chỉ kiểm tra” hoặc xuất hiện tại các cơ sở mà không báo trước sẽ bị đưa vào danh sách đen. Sự dai dẳng mà không liên quan là thư rác.
Thiếu chứng nhận
Nếu RFP yêu cầu các chứng nhận cụ thể và bạn gửi mà không có chúng — hoặc tệ hơn, tuyên bố có chúng và không thể xuất trình tài liệu khi được yêu cầu — bạn sẽ bị loại ngay lập tức và khó có khả năng được mời tham gia đấu thầu trong tương lai.
Chất lượng mẫu kém
Các mẫu là cuộc phỏng vấn vật lý. Một mẫu đến bị hư hỏng, không khớp với bảng thông số kỹ thuật hoặc trông khác với ảnh sản phẩm cho người mua biết chính xác những gì mong đợi từ các đơn đặt hàng sản xuất: vấn đề.
Không có khả năng mở rộng quy mô
Một nhà quản lý mua hàng đang xem xét bạn cho việc triển khai 40 cơ sở cần biết bạn có thể xử lý được việc đó. Nếu năng lực sản xuất, hệ thống hàng tồn kho hoặc cơ sở hạ tầng hậu cần của bạn không thể hỗ trợ khối lượng, hãy nói rõ sớm. Nhận được hợp đồng và thất bại trong việc thực hiện là dấu chấm hết cho sự nghiệp — cho bạn và có khả năng cho cả người mua đã chọn bạn.
Không có tài liệu tham khảo tương đương
“Chúng tôi đã bán cho các nhà hàng và cửa hàng bán lẻ” không phải là tài liệu tham khảo của khách sạn. Thu mua khách sạn là cụ thể: tiêu chuẩn thương hiệu, tuân thủ PIP, hậu cần đa cơ sở, tác động đến trải nghiệm của khách. Người mua cần tài liệu tham khảo từ các khách sạn có thứ hạng, quy mô và liên kết thương hiệu tương đương. Hướng dẫn của chúng tôi về việc giành được các hợp đồng cung cấp khách sạn thông qua chiến thắng phản hồi RFP bao gồm cách xây dựng và trình bày thư viện tham khảo phù hợp với phân khúc cơ sở.đạt được các hợp đồng cung cấp khách sạn thông qua chiến thắng phản hồi RFP
Thiếu linh hoạt về các điều khoản
Điều khoản thanh toán tiêu chuẩn là Net 30. Các công ty quản lý lớn có thể yêu cầu Net 60 hoặc Net 90. Nếu phản hồi của bạn cho mọi điểm đàm phán thương mại đều là “các điều khoản tiêu chuẩn của chúng tôi không thể thương lượng”, bạn báo hiệu rằng mối quan hệ sẽ chỉ có một chiều.
Hứa hẹn quá mức về thời gian giao hàng
Báo giá thời gian giao hàng quá ngắn để giành được hợp đồng, sau đó không thực hiện được, là con đường nhanh nhất dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp. Trong một thị trường mà chuỗi cung ứng vẫn đang bình thường hóa — chi phí container đã tăng gấp 5-6 lần so với mức trước đại dịch trong suốt năm 2021-2022 và giá gỗ tăng 35% từ năm 2022 đến năm 2024 — người mua đã được điều chỉnh để chấp nhận các mốc thời gian trung thực, không phải những mốc thời gian lạc quan. Một nhà cung cấp nói “8 tuần, chắc chắn” sẽ nhận được nhiều sự tin tưởng hơn một nhà cung cấp nói “4 tuần” và giao hàng trong 10 tuần.
Đơn vị ra quyết định: Ai khác có mặt trong phòng
Các nhà quản lý mua hàng hiếm khi đưa ra quyết định một mình. Hiểu rõ toàn bộ đơn vị ra quyết định (DMU) giúp bạn chủ động giải quyết những lo ngại của mọi bên liên quan.
| Bên liên quan | Mối quan tâm chính của họ | Cách giải quyết |
|---|---|---|
| Quản lý mua hàng | Chi phí, độ tin cậy, dễ dàng quản lý nhà cung cấp | Phân tích TCO, quản lý tài khoản chuyên dụng, đơn giản hóa việc đặt hàng |
| Tổng giám đốc | Tác động đến trải nghiệm của khách, gián đoạn hoạt động | Dữ liệu về sự hài lòng của khách, thời gian lắp đặt, đào tạo nhân viên |
| Giám đốc bộ phận buồng phòng | Tính hữu dụng của sản phẩm, yêu cầu bảo trì | Hướng dẫn chăm sóc sản phẩm, kết quả kiểm tra độ bền, dùng thử mẫu |
| Giám đốc kỹ thuật | Yêu cầu lắp đặt, bảo trì, tuân thủ an toàn | Thông số kỹ thuật, chứng nhận an toàn cháy nổ, hướng dẫn bảo trì |
| Nhóm tiêu chuẩn thương hiệu | Tuân thủ thông số kỹ thuật, tính nhất quán của thương hiệu | Ma trận tuân thủ, kết quả kiểm tra cụ thể cho thương hiệu |
| Chủ sở hữu/Quản lý tài sản | Tác động CapEx/OpEx, ROI, giá trị tài sản | Phân tích tài chính, dữ liệu về tuổi thọ sản phẩm, điều khoản bảo hành |
| Công ty thiết kế | Sự phù hợp về mặt thẩm mỹ, chất lượng vật liệu, phối màu | Mẫu vật lý, các tùy chọn hoàn thiện, khả năng phối màu Pantone |
Ứng dụng chiến thuật: Khi chuẩn bị đề xuất, hãy bao gồm một phần cho mỗi bên liên quan. Người quản lý mua hàng đọc các phần về giá cả và hậu cần. GM đọc phần về tác động đến khách. Giám đốc kỹ thuật đọc các thông số kỹ thuật. Giúp người quản lý mua hàng dễ dàng phân phối các phần liên quan cho từng bên liên quan mà không cần chỉnh sửa đề xuất của bạn.
Ưu tiên theo phân khúc khách sạn
Điều gì quan trọng nhất khác nhau đáng kể dựa trên vị thế thị trường của khách sạn. Sử dụng bảng này để điều chỉnh bài chào hàng của bạn:
| Ưu tiên | Sang trọng / Cao cấp | Tầm trung / Dịch vụ chọn lọc | Phổ thông |
|---|---|---|---|
| Ưu tiên số 1 | Trải nghiệm khách hàng / sự khác biệt của thương hiệu | Hiệu quả chi phí / giá trị | Chi phí thấp nhất trên mỗi phòng có người ở |
| Ưu tiên số 2 | Tính thẩm mỹ và độc quyền trong thiết kế | Độ tin cậy và tính nhất quán | Ngưỡng chất lượng tối thiểu |
| Ưu tiên số 3 | Câu chuyện và chứng nhận về tính bền vững | Dễ dàng bảo trì | Đơn giản hóa việc mua số lượng lớn |
| Ưu tiên số #4 | Tuân thủ tiêu chuẩn thương hiệu | Tuân thủ tính bền vững | Độ tin cậy trong giao hàng |
| Ưu tiên số #5 | Tổng chi phí sở hữu | Tuân thủ tiêu chuẩn thương hiệu | Tuân thủ cơ bản |
| Phương pháp tiếp cận bán hàng | Tư vấn, thiết kế dẫn đầu, nhiều mẫu | Dựa trên dữ liệu, tập trung vào TCO, hiệu quả | Giá cả dẫn đầu, chiết khấu theo số lượng lớn |
| Tốc độ Quyết định | Chậm (6-18 tháng) | Vừa phải (3-9 tháng) | Nhanh (1-4 tháng) |
| Người mua chính | Công ty thiết kế + bộ phận thu mua của thương hiệu | Bộ phận thu mua của công ty quản lý | Chủ sở hữu-điều hành hoặc Tổng Giám đốc |
Xây dựng mối quan hệ: Vượt ra ngoài lần bán hàng đầu tiên
Các quản lý mua hàng hài lòng với nhà cung cấp sẽ trở thành những người ủng hộ nội bộ. Họ giới thiệu bạn với đồng nghiệp tại các công ty quản lý khác, nhắc đến bạn khi họ thay đổi công việc (và các chuyên gia thu mua khách sạn thường xuyên thay đổi công việc) và mở rộng danh mục sản phẩm của bạn trong danh mục đầu tư của họ.
Làm thế nào để đạt được trạng thái người ủng hộ:
- Đánh giá kinh doanh hàng quý (QBR). Xem xét các số liệu hiệu suất, các dự án sắp tới và lộ trình sản phẩm. Làm cho QBR có giá trị đối với người mua, không chỉ là cơ hội bán hàng cho bạn.
- Chia sẻ thông tin tình báo ngành. Chia sẻ dữ liệu thị trường, cập nhật quy định hoặc báo cáo xu hướng có liên quan. Trở thành một nguồn tài nguyên, không chỉ là một nhà cung cấp.
- Giải quyết vấn đề chủ động. Nếu bạn phát hiện ra vấn đề về chất lượng trước khi người mua phát hiện ra, hãy thông báo cho họ ngay lập tức kèm theo kế hoạch khắc phục. Sự minh bạch trong các tình huống xấu xây dựng lòng tin hơn là hiệu suất hoàn hảo trong các tình huống tốt.
- Xem trước sản phẩm mới. Cung cấp cho các tài khoản tốt nhất của bạn quyền truy cập đầu tiên vào các sản phẩm mới, các tùy chọn công thức tùy chỉnh hoặc các chương trình thử nghiệm. Làm cho họ cảm thấy như một đối tác, không phải khách hàng.
- Ghi nhớ các chi tiết. Người quản lý mua hàng tại một khách sạn boutique 200 phòng ở Nashville, người đã đề cập rằng chủ sở hữu của họ đang xem xét việc cải tạo quán bar trên tầng thượng? Theo dõi ba tháng sau đó với một đề xuất sản phẩm có liên quan. Mức độ quan tâm đó là rất hiếm và được đánh giá cao.
Điểm mấu chốt
Các quản lý mua hàng khách sạn đang làm việc quá sức, bị chào mời quá nhiều và thiếu nguồn lực. Họ quản lý hàng tá mối quan hệ với nhà cung cấp, cân bằng các ưu tiên cạnh tranh từ quyền sở hữu, thương hiệu và hoạt động của khách sạn, đồng thời được đo lường dựa trên các số liệu thường xung đột (chi phí thấp hơn VÀ chất lượng cao hơn VÀ bền vững hơn).
Các nhà cung cấp giành được công việc kinh doanh của họ một cách nhất quán là những người giúp công việc của họ dễ dàng hơn: giao hàng đáng tin cậy, chất lượng nhất quán, tài liệu tuân thủ sẵn sàng, dịch vụ đáp ứng và giá cả minh bạch. Các nhà cung cấp thua cuộc là những người làm tăng thêm sự phức tạp: chiến thuật bán hàng hung hăng, thiếu chứng nhận, bất ngờ về chất lượng, chi phí ẩn và những lời hứa suông.
Hiểu thế giới của họ, giải quyết vấn đề của họ và tôn trọng thời gian của họ. Các hợp đồng sẽ theo sau. Nếu bạn cần trợ giúp xác định đúng người quản lý mua hàng và tiếp cận họ vào đúng thời điểm trong chu kỳ thu mua của họ, hãy khám phá các dịch vụ của InnLead.ai.khám phá các dịch vụ của InnLead.ai
Thêm về chủ đề này
Sử dụng các hướng dẫn liên quan này để tiếp tục di chuyển qua cùng một chuỗi thu mua, bán hàng hoặc nghiên cứu thị trường.
Bỏ qua công việc thủ công
12 AI agent của InnLead.ai tìm các khách sạn mua sản phẩm của bạn, xác định các liên hệ thu mua và đặt lịch hẹn -- một cách tự động.
Nhận quyền truy cập sớm
