2024년 호텔리어의 79%가 인력 부족을 보고했으며, 특히 하우스키핑은 응답자의 50%가 가장 중요한 인력 필요 사항으로 꼽았습니다. 인력이 부족한 팀이 사용하는 모든 제품(수건, 세척제, 어메니티, 린넨, 가구, 기술)을 조달하는 담당자가 되는 것을 상상해 보세요. 동시에 비용을 관리하고, 지속 가능성 목표를 달성하며, 시간을 할애받고 싶어하는 수십 명의 벤더를 상대해야 합니다.

이것이 호텔 구매 관리자의 일상입니다. 그리고 그들에게 판매하려면 그들의 현실을 이해해야 합니다.

대부분의 호텔 제품 공급업체는 자사 제품의 기능 중심으로 영업 전략을 구축합니다. 지속적으로 성공하는 공급업체는 구매자가 실제로 필요로 하고, 두려워하고, 중요하게 생각하는 것을 중심으로 영업 전략을 구축합니다. 예산 주기부터 RFP 평가까지 조달이 어떻게 이루어지는지에 대한 개괄적인 내용은 호텔 조달 구매 여정 가이드에서 확인하십시오. 이 글에서는 구매자 측면의 로드맵을 제공합니다.호텔 조달 구매자 여정


호텔 구매 관리자는 누구인가?

직함은 조달 이사, 구매 관리자, 공급망 부사장, 소싱 이사 등으로 다양하지만 역할은 일관됩니다. 이들은 벤더를 선정하고, 계약을 협상하고, 공급업체 관계를 관리하고, 포트폴리오 내 모든 자산이 적절한 제품을 적시에 적절한 비용으로 확보하도록 보장하는 담당자(또는 팀)입니다.

조직 내 위치:


일상 업무: 무엇으로 일정을 채우는가

구매 관리자의 일상 업무량을 이해하면 왜 그들에게 연락하기가 어려운지, 그리고 왜 그들이 효율성을 거의 모든 것보다 중요하게 생각하는지 알 수 있습니다.

일반적인 주간 업무는 다음과 같습니다.

공급업체를 위한 핵심 인사이트: 벤더 발굴에 할당된 5~10%가 바로 여러분의 기회입니다. 그들의 일정에 있는 다른 모든 것은 기존 약속을 관리하는 것과 관련됩니다. 여러분의 제안이 다른 90%에서 시간을 할애할 가치가 있는 이유를 즉시 명확하게 설명하지 못하면 무시됩니다.


그들이 평가받는 KPI

호텔 구매 관리자는 특정 지표 세트를 기준으로 평가됩니다. 여러분의 영업 전략은 이러한 지표 중 최소 2~3개를 직접적으로 다루어야 합니다.


조달 일정: 구매자가 구매하는 시기

호텔 구매는 예산 주기, 리모델링 기간 및 브랜드 일정에 따라 계절적 흐름을 따릅니다. 이 일정을 이해하면 여러분의 제안이 언제 전달되는지 알 수 있습니다.

4분기(10월~12월): 예산 계획 시즌 조달 팀은 내년 예산을 확정하고, 벤더 성과를 검토하고, 갱신 예정인 계약을 식별합니다. 이때 새로운 벤더를 조사하지만 아직 구매할 준비는 되지 않았습니다. 여러분의 전략: 제품 정보, 사례 연구 및 가격 개요를 공유하십시오. 1분기 구매 결정을 위해 고려 목록에 올리십시오.

1분기(1월~3월): 새로운 예산 활성화 새로운 회계 연도 예산이 승인됩니다. 4분기에 발행된 PIP가 활성 조달에 들어갑니다. 계약 갱신이 실행됩니다. 이는 대부분의 호텔 카테고리에서 가장 많은 구매가 이루어지는 기간입니다. 여러분의 전략: 특정 제안으로 4분기 대화를 후속 조치하십시오. 시기가 중요합니다. 너무 늦게 연락하면 예산이 다른 벤더에게 할당됩니다.

2분기(4월~6월): 피크 리모델링 시즌 시작 계절적 시장(해변 리조트, 스키장)의 호텔은 비수기에 리모델링합니다. 무역 박람회 시즌(5월 HD Expo, 6월 HITEC)은 벤더 발굴 활동을 생성합니다. 여러분의 전략: 주요 무역 박람회에 참석하고, 새로운 제품을 선보이고, 리모델링 기간에 들어가는 자산을 타겟팅하십시오.

3분기(7월~9월): 중간 연도 검토 및 프로젝트 완료 중간 연도 예산 검토가 이루어집니다. 예산 초과 프로젝트는 추가 벤더 소싱을 유발합니다. 가을과 겨울 성수기를 준비하는 자산은 리모델링을 완료합니다. 여러분의 전략: 리모델링 일정이 지연된 자산을 후속 조치하십시오(일반적으로 업계 데이터에 따르면 리모델링 비용이 2022년에서 2023년까지 6.25% 증가했으며 지연이 연쇄적으로 발생함).

4분기(10월~12월): 주기 반복 남은 예산을 소진하기 위한 연말 지출, BDNY 무역 박람회(11월) 및 다음 예산 계획 라운드.

핵심 타이밍 인사이트: 평균 호텔 조달 RFP는 발행부터 첫 주문까지 4~6개월이 걸립니다. 2분기에 설치하려면 RFP가 전년도 4분기에 나가야 합니다. 여러분의 영업 할당량 일정이 아닌 구매자의 프로젝트 일정에 맞춰 제안하십시오.


가장 큰 고충: 그들을 밤에 잠 못 이루게 하는 것

고충 1: 너무 많은 벤더, 부족한 시간

중간 규모의 경영 회사는 모든 조달 범주에서 50~100개의 활성 공급업체와 협력할 수 있습니다. 각 공급업체는 온보딩, 성과 모니터링, 문제 해결 및 계약 관리가 필요합니다. 조달 팀은 공급업체 수에 비해 항상 인력이 부족합니다.

귀사에게 의미하는 바: 또 다른 관리 대상 공급업체가 아닌 통합 기회로 자리매김하십시오. 기존 공급업체 2~3곳을 더 광범위한 제품으로 대체할 수 있다면 가장 큰 운영상의 골칫거리를 해결하는 것입니다.

문제점 2: 자산 전반에 걸쳐 일관성 없는 품질

경영 회사가 80개 자산에 수건을 구매할 때 80번째 자산에 배송된 수건은 1번째 자산과 동일해야 합니다. 품질 편차(다른 실 수, 색상 불일치, 통지 없는 포장 변경)는 게스트 불만, 브랜드 표준 실패, 조달팀에 전화하는 성난 GM 등 다운스트림 혼란을 야기합니다.

귀사에게 의미하는 바: 품질 관리 스토리는 제품 품질만큼 중요합니다. 로트 테스트, 배치 일관성 프로토콜, 제3자 검사, 배송 전 결함 감지 처리 방법 등 QC 프로세스를 자세히 설명하십시오.

문제점 3: 길고 예측 불가능한 리드 타임

2021~2022년의 공급망 혼란(컨테이너 비용이 팬데믹 이전 수준의 5~6배에 달하고 항만 적체로 인해 배송이 몇 주 지연됨)은 지속적인 상처를 남겼습니다. 구매 관리자는 이제 과도하게 주문하고 과도하게 완충하여 운전 자본을 묶습니다. 그들은 신뢰할 수 있는 리드 타임을 약속하고 실제로 지킬 수 있는 공급업체를 원합니다.

귀사에게 의미하는 바: 열망적인 목표가 아닌 일관되게 충족할 수 있는 리드 타임을 견적하십시오. 제때 배송되는 6주 리드 타임은 30%의 실패율을 보이는 4주 약속보다 훨씬 가치가 있습니다.

문제점 4: PIP 예산 압박

PIP는 호텔 조달의 골칫거리입니다. 브랜드는 리모델링해야 할 사항을 지시하고, 타임라인은 협상할 수 없으며, 비용은 극적으로 상승했습니다. 객실 리모델링 비용은 이제 객실당 8,000~25,000달러이며, 총 PIP 비용은 코로나19 이전 수준보다 30% 이상 증가했습니다. 조달 관리자는 브랜드 요구 사항과 소유주의 예산 제약 사이에서 압박을 받고 있습니다.

귀사에게 의미하는 바: 귀사의 제품이 더 낮은 총 소유 비용(더 긴 수명, 더 낮은 교체 빈도, 유지 보수 감소)으로 브랜드 사양을 충족하는 방법을 입증할 수 있다면 가장 스트레스가 많은 예산 시나리오를 직접 해결하는 것입니다. 호텔이 TCO 및 기타 5가지 기준에 따라 공급업체를 평가하는 방법을 정확히 파악하여 평가자가 사용하는 용어로 가치 제안을 구성할 수 있습니다.호텔이 총 소유 비용(TCO) 및 기타 5가지 기준에 따라 공급업체를 평가하는 방법

문제점 5: 예산 증가 없는 지속 가능성 준수

호텔은 야심찬 지속 가능성 목표(Marriott 2050년까지 탄소 순배출 제로, Hilton 2030년까지 탄소 배출량 75% 감축)를 설정하고 있지만 조달 예산은 비례적으로 증가하지 않고 있습니다. 구매 관리자는 기존 대안과 동일하거나 더 낮은 비용으로 지속 가능한 제품을 소싱해야 합니다.

귀사에게 의미하는 바: 지속 가능성을 프리미엄으로 포지셔닝하지 마십시오. 비용 중립적이거나 비용 절감형 스위치로 포지셔닝하십시오. 플라스틱 병을 없애면서 객실당 편의 시설 비용을 줄이는 대량 디스펜서. 기존 가격과 일치하는 재활용 소재 린넨. 동등한 탄소 중립 포장. 지속 가능성을 정당화하기 어렵게 만들지 말고 구매하기 쉽게 만드십시오.


그들이 '예'라고 말하게 만드는 것

더 이상 호텔을 수동으로 쫓아다니지 마십시오. InnLead.ai의 12개 AI 에이전트가 리모델링 신호를 스캔하고, 조달 담당자를 식별하고, 호텔 구매자와의 미팅을 자동으로 예약합니다. 조기 액세스 권한을 받으세요얼리 액세스 신청

50개 객실 규모의 부티크 호텔부터 5,000개 자산 규모의 경영 회사에 이르기까지 다양한 자산의 조달 이사와의 대화를 통해 '예'를 얻는 데 있어 일관된 패턴이 나타납니다.

혁신보다 신뢰성

구매 관리자는 얼리 어답터가 되기를 원하지 않습니다. 그들은 신뢰할 수 있는 공급업체의 입증된 제품을 원합니다. 혁신은 환영하지만 다른 곳에서 검증된 후에만 가능합니다. 특허 및 프로토타입이 아닌 신뢰성 데이터와 기존 호텔 레퍼런스를 활용하십시오.

요청하기 전에 준비된 규정 준수 문서

낙찰되는 공급업체는 화재 안전 인증서, 지속 가능성 라벨, 브랜드 사양 준수 시트 및 보험 문서를 사전에, 즉 구매자가 요청하기 전에 첫 번째 상호 작용에서 보냅니다. 이는 전문성을 나타내고 구매자의 시간을 절약해 줍니다. 당사의 호텔 브랜드 표준 준수 가이드에는 Marriott, Hilton, IHG 및 Accor에 필요한 정확한 문서 패키지가 나와 있습니다.호텔 브랜드 표준 준수 가이드

필수 문서 체크리스트:

차별화 요소로서의 대응성

호텔 구매 관리자가 50~100개의 공급업체 관계를 관리하는 시장에서 응답 시간은 가장 간단한 차별화 요소입니다. 품질 문의에 2시간 안에 응답하는 공급업체는 2일이 걸리는 공급업체보다 충성도를 얻습니다. 긴급한 문제에 대해서는 4시간, 표준 문의에 대해서는 24시간, RFP 관련 질문에 대해서는 48시간 등 명시적인 응답 시간 표준을 설정하십시오.

단일 연락 창구

구매 관리자는 영업 담당자, 계정 관리자 및 고객 서비스 간에 인계되는 것을 싫어합니다. 초기 판매부터 이행, 품질 문제 및 재주문에 이르기까지 관계를 엔드 투 엔드로 소유하는 전담 계정 관리자는 공급업체가 제공할 수 있는 가장 가치 있는 것 중 하나입니다.

놀라움 없는 투명한 가격 책정

가격을 견적하십시오. 모든 비용(배송, 취급, 설치, 폐기)을 포함하십시오. 연간 에스컬레이션 방법론을 설명하십시오. 약관에 수수료를 숨기지 마십시오. 계약 서명 후 숨겨진 비용을 발견한 구매 관리자는 첫 번째 기회에 관계를 종료합니다.


그들이 '아니오'라고 말하게 만드는 것

다음은 공급업체를 '평가 중'에서 '거부됨'으로 이동시키는 행동입니다. 일부는 명백하고 다른 일부는 놀라울 정도로 흔합니다.

공격적이거나 끈질긴 콜드 세일즈

호텔 조달 팀은 매주 수십 건의 콜드 피치를 받습니다. 가치를 더하지 않고 반복적으로 전화하거나 일반적인 '확인 중' 이메일을 보내거나 예고 없이 자산에 나타나는 공급업체는 블랙리스트에 오릅니다. 관련성 없는 끈기는 스팸입니다.

누락된 인증

RFP에 특정 인증이 필요한데 인증 없이 제출하거나(더 나쁜 것은 인증이 있다고 주장하지만 요청 시 문서를 생성할 수 없는 경우) 즉시 실격 처리되며 향후 입찰에 초대될 가능성이 낮습니다.

불량한 샘플 품질

샘플은 물리적 인터뷰입니다. 손상되어 도착하거나 사양 시트와 일치하지 않거나 제품 사진과 다른 샘플은 구매자에게 생산 주문에서 무엇을 기대해야 하는지 정확히 알려줍니다. 즉, 문제입니다.

확장 불가능

40개 자산 롤아웃을 고려 중인 구매 관리자는 귀사가 이를 처리할 수 있는지 알아야 합니다. 생산 능력, 재고 시스템 또는 물류 인프라가 볼륨을 지원할 수 없는 경우 초기에 그렇게 말하십시오. 계약을 체결하고 이행에 실패하면 귀사와 귀사를 선택한 구매자 모두에게 경력 종료가 될 수 있습니다.

비교 가능한 레퍼런스 없음

'레스토랑과 소매점에 판매했습니다'는 호텔 레퍼런스가 아닙니다. 호텔 조달은 특정합니다. 브랜드 표준, PIP 준수, 다중 자산 물류, 게스트 경험 영향. 구매자는 유사한 등급, 규모 및 브랜드 제휴의 호텔에서 레퍼런스가 필요합니다. RFP 응답을 통해 호텔 공급 계약을 체결하는 방법에 대한 당사 가이드에서는 자산 세그먼트와 일치하는 레퍼런스 라이브러리를 구축하고 제시하는 방법을 다룹니다.RFP 응답 성공을 통해 호텔 공급 계약 체결하기

조건의 경직성

일반적인 결제 조건은 Net 30입니다. 대규모 관리 회사는 Net 60 또는 Net 90을 요청할 수 있습니다. 모든 상업적 협상에 대해 "당사의 표준 조건은 협상 불가합니다."라고 응답하면 관계가 일방적일 것임을 시사하는 것입니다.

리드 타임에 대한 과장된 약속

거래를 성사시키기 위해 공격적인 리드 타임을 제시한 다음 실행 시 이를 지키지 못하는 것은 벤더 계약 해지로 가는 가장 빠른 길입니다. 공급망이 아직 정상화되고 있는 시장에서 (컨테이너 비용은 2021-2022년에 팬데믹 이전 수준의 5~6배에 달했고 목재 가격은 2022년에서 2024년 사이에 35% 증가했습니다.) 구매자는 낙관적인 타임라인이 아닌 정직한 타임라인을 원합니다. "8주, 확실합니다."라고 말하는 공급업체가 "4주"라고 말하고 10주 만에 납품하는 공급업체보다 더 큰 신뢰를 얻습니다.


의사 결정 단위: 누가 함께 논의하는가

구매 관리자는 혼자서 결정을 내리는 경우가 드뭅니다. 전체 의사 결정 단위(DMU)를 이해하면 모든 이해 관계자의 우려 사항을 사전에 해결하는 데 도움이 됩니다.

이해 관계자주요 관심사해결 방법
구매 관리자비용, 신뢰성, 벤더 관리 용이성총 소유 비용(TCO) 분석, 전담 어카운트 매니저, 간소화된 주문
총지배인고객 경험에 미치는 영향, 운영 중단고객 만족도 데이터, 설치 일정, 직원 교육
하우스키핑 총괄제품 사용성, 유지 보수 요구 사항제품 관리 지침, 내구성 테스트 결과, 샘플 평가
엔지니어링 총괄설치 요구 사항, 유지 보수, 안전 규정 준수기술 사양, 화재 안전 인증, 유지 보수 가이드
브랜드 표준 팀사양 준수, 브랜드 일관성규정 준수 매트릭스, 브랜드별 테스트 결과
소유주/자산 관리자자본 지출(CapEx)/운영 지출(OpEx) 영향, 투자 수익(ROI), 자산 가치재무 분석, 제품 수명 데이터, 보증 조건
디자인 회사미적 일치, 재료 품질, 색상 일치실제 샘플, 마감 옵션, Pantone 매칭 기능

전략적 적용: 제안서를 준비할 때 각 이해 관계자를 위한 섹션을 포함하십시오. 구매 관리자는 가격 및 물류 섹션을 읽습니다. 총지배인은 고객 영향 섹션을 읽습니다. 엔지니어링 총괄은 기술 사양을 읽습니다. 구매 관리자가 제안서를 편집하지 않고도 각 이해 관계자에게 관련 섹션을 쉽게 배포할 수 있도록 하십시오.


호텔 등급별 우선 순위

가장 중요한 것은 호텔의 시장 위치에 따라 크게 다릅니다. 다음 표를 사용하여 제안의 방향을 설정하십시오.

우선 순위럭셔리 / 최상위 어퍼 스케일미드 스케일 / 셀렉트 서비스이코노미
#1 우선 순위고객 경험 / 브랜드 차별화비용 효율성 / 가치객실당 최저 비용
#2 우선 순위디자인 미학 및 독점성신뢰성 및 일관성최소 품질 기준
#3 우선 순위지속 가능성 내러티브 및 인증유지 관리 용이성대량 구매 간소화
#4 우선 순위브랜드 표준 준수지속 가능성 준수배송 안정성
#5 우선 순위총 소유 비용브랜드 표준 준수기본 규정 준수
영업 접근 방식컨설팅, 디자인 주도, 샘플 중심데이터 기반, 총 소유 비용(TCO) 중심, 효율성가격 주도, 대량 할인
의사 결정 속도느림 (6-18개월)보통 (3-9개월)빠름 (1-4개월)
주요 구매자디자인 회사 + 브랜드 구매운영 관리 회사 구매오너 운영자 또는 총지배인(GM)

관계 구축: 첫 판매 그 이상

공급업체에 만족하는 구매 관리자는 내부 옹호자가 됩니다. 다른 운영 관리 회사의 동료에게 귀사를 추천하고, 이직할 때 귀사를 언급하며 (호텔 구매 담당자는 이직이 잦습니다), 포트폴리오 내에서 귀사의 제품 카테고리를 확장합니다.

옹호자 지위를 얻는 방법:


결론

호텔 구매 관리자는 과로하고, 과도한 제안을 받으며, 자원이 부족합니다. 그들은 수십 개의 벤더 관계를 관리하고, 소유주, 브랜드 및 호텔 운영으로부터의 경쟁적인 우선 순위를 조정하며, 때로는 서로 모순되는 지표(더 낮은 비용, 더 높은 품질, 더 높은 지속가능성)로 평가받습니다.

그들의 비즈니스를 지속적으로 확보하는 공급업체는 그들의 업무를 더 쉽게 만드는 공급업체입니다. 즉, 안정적인 배송, 일관된 품질, 즉시 사용 가능한 규정 준수 문서, 신속한 서비스 및 투명한 가격 책정입니다. 그들의 비즈니스를 잃는 공급업체는 복잡성을 더하는 공급업체입니다. 즉, 공격적인 판매 전략, 누락된 인증, 품질 문제, 숨겨진 비용 및 깨진 약속입니다.

그들의 세계를 이해하고, 그들의 문제를 해결하고, 그들의 시간을 존중하십시오. 계약은 따라옵니다. 적절한 구매 관리자를 식별하고 구매 주기에서 적절한 시점에 연락하는 데 도움이 필요하면 InnLead.ai의 서비스를 살펴보십시오.InnLead.ai의 서비스를 살펴보세요.

이 주제에 대한 추가 정보

이러한 관련 가이드를 사용하여 동일한 조달, 판매 또는 시장 조사 스레드를 계속 진행하십시오.

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반복적인 수작업은 이제 그만

InnLead.ai의 12개 AI 에이전트는 귀사의 제품을 구매하는 호텔을 찾고, 조달 담당자를 식별하고, 자동으로 미팅을 예약합니다.

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