79 % hoteliérů hlásilo v roce 2024 nedostatek personálu, přičemž úklid byl 50 % respondentů označen za nejkritičtější personální potřebu. Nyní si představte, že jste zodpovědní za zajištění všech produktů, které tyto personálně poddimenzované týmy používají – ručníky, čisticí prostředky, vybavení, ložní prádlo, nábytek, technologie – a zároveň řídíte náklady, plníte cíle udržitelnosti a jednáte s desítkami dodavatelů, kteří chtějí hodinu vašeho času.

To je každodenní realita hotelového nákupčího. A pokud jim chcete prodávat, musíte tomu rozumět.

Většina dodavatelů hotelových produktů staví svou prodejní prezentaci na vlastnostech svého produktu. Dodavatelé, kteří trvale vítězí, staví svou prezentaci na tom, co kupující skutečně potřebuje, čeho se obává a na čem mu záleží. Pro komplexní pohled na to, jak funguje nákup od rozpočtových cyklů až po vyhodnocení RFP, začněte s naším průvodcem nákupní cestou v hotelnictví. Tento článek vám poskytne mapu ze strany kupujícího.Nákupní proces v hotelovém průmyslu


Kdo je hotelový nákupčí?

Název se liší – ředitel nákupu, nákupčí, viceprezident pro dodavatelský řetězec, ředitel pro sourcing – ale role je konzistentní: jsou to osoby (nebo týmy) odpovědné za výběr dodavatelů, vyjednávání smluv, řízení vztahů s dodavateli a zajištění, že každý objekt v jejich portfoliu má správné produkty ve správný čas a za správnou cenu.

Jejich pozice v organizaci:


Každodenní povinnosti: Co jim plní kalendář

Pochopení každodenní pracovní zátěže nákupčího vysvětluje, proč je tak těžké je kontaktovat a proč si cení efektivity nade vše ostatní.

Typický týden zahrnuje:

Klíčový poznatek pro dodavatele: Těch 5–10 % vyčleněných na vyhledávání dodavatelů je vaše okno. Vše ostatní v jejich kalendáři zahrnuje správu stávajících závazků. Pokud vaše oslovení (oslovení) okamžitě neobjasní, proč stojí za to si na vás udělat čas z těch zbývajících 90 %, bude ignorováno.


KPI, podle kterých jsou hodnoceni

Hoteloví nákupčí jsou hodnoceni podle specifického souboru metrik. Vaše prodejní prezentace musí přímo řešit alespoň dvě nebo tři z nich:


Nákupní kalendář: Kdy kupující nakupují

Hotelový nákup se řídí sezónním rytmem řízeným rozpočtovými cykly, okny rekonstrukcí a časovými osami značky. Pochopení tohoto kalendáře určuje, kdy vaše oslovení (oslovení) dopadne.

Q4 (říjen–prosinec): Období plánování rozpočtu Nákupní týmy dokončují rozpočty na příští rok, posuzují výkonnost dodavatelů a identifikují smlouvy, u kterých se blíží obnova. To je doba, kdy zkoumají nové dodavatele – ale ještě nejsou připraveni nakupovat. Váš tah: sdílejte informace o produktu, případové studie a přehledy cen. Dostaňte se na jejich seznam zvažovaných pro nákupní rozhodnutí v Q1.

Q1 (leden–březen): Aktivace nového rozpočtu Jsou schváleny nové rozpočty fiskálního roku. PIP vydané v Q4 vstupují do aktivního nákupu. Jsou provedeny obnovy smluv. Toto je okno nákupu s největším objemem pro většinu hotelových kategorií. Váš tah: navažte na konverzace z Q4 konkrétními návrhy. Načasování je všechno – oslovte příliš pozdě a rozpočet je vyčleněn pro jiného dodavatele.

Q2 (duben–červen): Začíná hlavní sezóna rekonstrukcí Hotely na sezónních trzích (plážové resorty, lyžařské objektu) rekonstruují během vedlejší sezóny. Sezóna veletrhů (HD Expo v květnu, HITEC v červnu) generuje aktivitu vyhledávání dodavatelů. Váš tah: zúčastněte se klíčových veletrhů, prezentujte nové produkty a zaměřte se na objektu vstupující do oken rekonstrukcí.

Q3 (červenec–září): Hodnocení v polovině roku a dokončení projektu Probíhají hodnocení rozpočtu v polovině roku. Projekty s překročeným rozpočtem spouštějí doplňkový sourcing dodavatelů. Objekty připravující se na podzimní a zimní hlavní sezóny dokončují rekonstrukce. Váš tah: navažte na objektu, kde se časové osy rekonstrukcí zpozdily (běžné – podle údajů z oboru se náklady na rekonstrukce zvýšily o 6,25 % od roku 2022 do roku 2023 a zpoždění se stupňují).

Q4 (říjen–prosinec): Cyklus se opakuje Výdaje na konci roku na vyčerpání zbývajících rozpočtů, veletrh BDNY (listopad) a další kolo plánování rozpočtu.

Klíčový poznatek o načasování: Průměrné hotelové nákupní RFP trvá 4–6 měsíců od vydání do první objednávky. Pokud chcete instalaci v Q2, RFP musí být vydáno v Q4 předchozího roku. Slaďte své oslovení (oslovení) s časovou osou projektu kupujícího, nikoli s časovou osou vaší prodejní kvóty.


Největší problémy: Co jim nedá spát

Problém č. 1: Příliš mnoho dodavatelů, málo času

Středně velká správcovská společnost může spolupracovat s 50–100 aktivními dodavateli ve všech kategoriích nákupu. Každý dodavatel vyžaduje onboarding, sledování výkonnosti, řešení problémů a správu smluv. Nákupní týmy jsou trvale poddimenzované vzhledem k počtu dodavatelů.

Co to znamená pro vás: Prezentujte se jako příležitost ke konsolidaci, nikoli jako další dodavatel, kterého je třeba spravovat. Pokud můžete nahradit dva nebo tři stávající dodavatele širší nabídkou produktů, řešíte jejich největší provozní problém.

Bolestivý bod č. 2: Nekompatibilní kvalita napříč objekty

Když správcovská společnost nakupuje ručníky pro 80 objektů, ručník dodaný do objektu č. 80 musí být identický s ručníkem dodaným do objektu č. 1. Rozdíly v kvalitě – odlišný počet vláken, barevná nekonzistence, změny v balení bez upozornění – vytvářejí následný chaos: stížnosti hostů, nedodržování standardů značky a rozzlobení ředitelé hotelů volající do nákupního oddělení.

Co to znamená pro vás: Váš příběh o kontrole kvality je stejně důležitý jako kvalita vašeho produktu. Podrobně popište svůj proces kontroly kvality: testování šarží, protokoly konzistence šarží, inspekce třetí stranou a jak řešíte odhalení vad před odesláním.

Bolestivý bod č. 3: Dlouhé a nepředvídatelné dodací lhůty

Narušení dodavatelského řetězce v letech 2021–2022 – kdy náklady na kontejnery dosáhly 5–6násobku úrovně před pandemií a zpoždění v přístavech zpozdila dodávky o týdny – zanechala trvalé následky. Manažeři nákupu nyní nadměrně objednávají a vytvářejí nadměrné zásoby, čímž vážou provozní kapitál. Chtějí dodavatele, kteří se mohou zavázat k spolehlivým dodacím lhůtám a skutečně je dodržet.

Co to znamená pro vás: Uvádějte dodací lhůty, které můžete trvale dodržet, nikoli ambiciózní cíle. Šestitýdenní dodací lhůta dodaná včas má mnohem větší hodnotu než čtyřtýdenní slib s 30% mírou nesplnění.

Bolestivý bod č. 4: Tlak na rozpočet PIP

PIP (program zlepšení objektu) je prokletím hotelového nákupu. Značka diktuje, co se musí renovovat, časový plán je nesmlouvavý a náklady se dramaticky zvýšily – renovace pokojů pro hosty nyní stojí 8 000–25 000 USD na pokoj a celkové náklady na PIP se zvýšily o více než 30 % ve srovnání s úrovněmi před COVID. Manažeři nákupu jsou stísněni mezi požadavky značky a rozpočtovými omezeními vlastníků.

Co to znamená pro vás: Pokud můžete prokázat, jak váš produkt splňuje specifikace značky s nižšími celkovými náklady na vlastnictví (delší životnost, nižší frekvence výměny, snížená údržba), přímo řešíte jejich nejvíce stresující rozpočtový scénář. Pochopte, jak hotely hodnotí dodavatele na základě TCO a pěti dalších kritérií, abyste mohli formulovat svou hodnotovou nabídku v termínech, které hodnotitelé používají.jak hotely hodnotí dodavatele podle celkových nákladů na vlastnictví a pěti dalších kritérií

Bolestivý bod č. 5: Soulad s udržitelností bez navýšení rozpočtu

Hotely si stanovují ambiciózní cíle v oblasti udržitelnosti – Marriott nulové emise do roku 2050, Hilton snížení uhlíku o 75 % do roku 2030 – ale rozpočty na nákup se proporcionálně nezvyšují. Od manažerů nákupu se očekává, že budou získávat udržitelné produkty za stejnou nebo nižší cenu jako konvenční alternativy.

Co to znamená pro vás: Neprezentujte udržitelnost jako prémii. Prezentujte ji jako nákladově neutrální nebo nákladově úsporný přechod. Hromadné dávkovače, které snižují náklady na vybavení na pokoj a zároveň eliminují plastové lahve. Lněné prádlo z recyklovaného materiálu, které odpovídá konvenčním cenám. Uhlíkově neutrální obaly za stejnou cenu. Udělejte udržitelnost snadno nakoupitelnou, nikoli drahou na zdůvodnění.


Co je přiměje říci ano

Přestaňte manuálně obcházet hotely. 12 AI agentů InnLead.ai skenuje signály renovací, identifikuje kontakty pro nákup a automaticky sjednává schůzky s hotelovými nákupčími. Získejte přednostní přístupZískat přednostní přístup

Prostřednictvím rozhovorů s řediteli nákupu v nemovitostech od 50pokojových butiků po správcovské společnosti s 5 000 objekty se objevují konzistentní vzorce v tom, co si zaslouží „ano“.

Spolehlivost nad inovací

Manažeři nákupu nechtějí být prvními uživateli. Chtějí osvědčené produkty od spolehlivých dodavatelů. Inovace je vítána, ale až poté, co byla ověřena někde jinde. Začněte s údaji o spolehlivosti a stávajícími referencemi hotelů, nikoli s patenty a prototypy.

Dokumenty o shodě připravené dříve, než se zeptají

Dodavatelé, kteří vyhrají, proaktivně zasílají certifikace požární bezpečnosti, štítky udržitelnosti, listy o shodě se specifikacemi značky a dokumentaci pojištění – při první interakci, dříve než se kupující zeptá. To signalizuje profesionalitu a šetří kupujícímu čas. Náš průvodce dodržováním standardů hotelových značek uvádí přesný balíček dokumentace, který potřebujete pro Marriott, Hilton, IHG a Accor.Průvodce dodržováním standardů hotelových značek

Požadovaný kontrolní seznam dokumentace:

Reakce jako odlišující faktor

Na trhu, kde manažeři nákupu hotelů spravují 50–100 vztahů s dodavateli, je doba odezvy nejjednodušším odlišujícím faktorem. Dodavatel, který odpoví na dotaz ohledně kvality do 2 hodin, si získá loajalitu oproti dodavateli, kterému to trvá 2 dny. Stanovte explicitní standardy doby odezvy: 4 hodiny pro naléhavé problémy, 24 hodin pro standardní dotazy, 48 hodin pro otázky týkající se RFP.

Jediné kontaktní místo

Manažeři nákupu nesnášejí, když jsou předáváni mezi obchodními zástupci, account managery a zákaznickým servisem. Vyhrazený account manager, který vlastní vztah end-to-end – od počátečního prodeje přes plnění, problémy s kvalitou a opakované objednávky – je jednou z nejcennějších věcí, které může dodavatel nabídnout.

Transparentní ceny bez překvapení

Uveďte svou cenu. Zahrňte všechny náklady (doprava, manipulace, instalace, likvidace). Vysvětlete svou metodiku roční eskalace. Neskrývejte poplatky v drobném písmu. Manažeři nákupu, kteří po podpisu smlouvy objeví skryté náklady, ukončí vztah při první příležitosti.


Co je přiměje říci ne

Toto jsou chování, která přesouvají dodavatele ze stavu „hodnocení“ do stavu „odmítnuto“. Některé jsou zřejmé; jiné jsou překvapivě běžné.

Agresivní nebo vytrvalý studený oslovení (outreach)

Hotelové nákupní týmy dostávají desítky studených nabídek týdně. Dodavatelé, kteří opakovaně volají, aniž by přidali hodnotu, posílají obecné e-maily „jen se informuji“ nebo se neohlášeně objevují v nemovitostech, jsou na černé listině. Vytrvalost bez relevance je spam.

Chybějící certifikace

Pokud RFP vyžaduje specifické certifikace a vy je nepředložíte – nebo ještě hůře, tvrdíte, že je máte, a nemůžete předložit dokumentaci, když jste požádáni – jste okamžitě diskvalifikováni a je nepravděpodobné, že budete pozváni k budoucím nabídkám.

Špatná kvalita vzorku

Vzorky jsou fyzický pohovor. Vzorek, který dorazí poškozený, neodpovídá listu specifikací nebo vypadá jinak než fotografie produktu, kupujícímu přesně říká, co může očekávat od výrobních objednávek: problémy.

Neschopnost škálovat

Manažer nákupu, který vás zvažuje pro zavedení do 40 objektů, potřebuje vědět, že to zvládnete. Pokud vaše výrobní kapacita, skladové systémy nebo logistická infrastruktura nemohou podporovat objem, řekněte to včas. Získání smlouvy a selhání při plnění je konec kariéry – pro vás i potenciálně pro kupujícího, který si vás vybral.

Žádné srovnatelné reference

„Prodali jsme restauracím a maloobchodním prodejnám“ není hotelová reference. Hotelový nákup je specifický: standardy značky, dodržování PIP, logistika pro více objektů, dopad na zážitek hostů. Kupující potřebují reference od hotelů srovnatelné úrovně, velikosti a příslušnosti ke značce. Náš průvodce získáváním smluv na dodávky pro hotely prostřednictvím vítězných odpovědí na RFP popisuje, jak vybudovat a prezentovat knihovnu referencí, která odpovídá segmentu objektu.získávání smluv na hotelové dodávky prostřednictvím úspěšných odpovědí na RFP

Nepružnost v podmínkách

Standardní platební podmínky jsou splatné do 30 dnů. Velké správcovské společnosti mohou požadovat splatnost do 60 nebo 90 dnů. Pokud je vaše odpověď na každý bod obchodního jednání „naše standardní podmínky jsou nesmlouvavé“, signalizujete, že vztah bude jednostranný.

Příliš optimistické slibování dodacích lhůt

Uvádění agresivních dodacích lhůt pro získání zakázky, které se pak nedodrží, je nejrychlejší cesta k ukončení spolupráce s dodavatelem. Na trhu, kde se dodavatelské řetězce stále normalizují – náklady na kontejnery dosáhly v letech 2021–2022 5–6násobku úrovně před pandemií a ceny dřeva se mezi lety 2022 a 2024 zvýšily o 35 % – jsou kupující nastaveni na poctivé termíny, nikoli na optimistické. Dodavatel, který řekne „8 týdnů, spolehlivě“, si získá větší důvěru než ten, který řekne „4 týdny“ a dodá za 10.


Rozhodovací jednotka: Kdo další je v místnosti

Manažeři nákupu zřídka rozhodují sami. Pochopení celé rozhodovací jednotky (DMU) vám pomůže proaktivně řešit obavy všech zúčastněných stran.

Zúčastněná stranaJejich hlavní obavaJak ji řešit
Manažer nákupuNáklady, spolehlivost, snadná správa dodavatelůAnalýza TCO, vyhrazený account manager, zjednodušené objednávání
Generální ředitelDopad na zážitek hostů, provozní narušeníData o spokojenosti hostů, harmonogram instalace, školení personálu
Ředitel/ka úkliduPoužitelnost produktu, požadavky na údržbuPokyny pro péči o produkt, výsledky testování trvanlivosti, zkušební vzorek
Technický/á ředitel/kaPožadavky na instalaci, údržba, dodržování bezpečnostních předpisůTechnické specifikace, certifikáty požární bezpečnosti, příručky údržby
Tým pro standardy značkySoulad se specifikacemi, konzistence značkyMatice shody, výsledky testování specifické pro danou značku
Majitel/Správce aktivDopad na CapEx/OpEx, návratnost investic, hodnota aktivFinanční analýza, údaje o životnosti produktu, záruční podmínky
Designové studioEstetické sladění, kvalita materiálu, sladění barevFyzické vzorky, možnosti povrchové úpravy, možnost sladění Pantone

Taktická aplikace: Při přípravě návrhu zahrňte sekci pro každou zúčastněnou stranu. Manažer nákupu čte sekce o cenách a logistice. Generální ředitel čte sekci o dopadu na hosty. Technický ředitel čte technické specifikace. Usnadněte manažerovi nákupu distribuci relevantních sekcí každé zúčastněné straně bez úpravy vašeho návrhu.


Priority podle kategorie hotelu

To, na čem nejvíce záleží, se výrazně liší v závislosti na tržní pozici hotelu. Použijte tuto tabulku k vyladění vaší nabídky:

PrioritaLuxusní / Vyšší třídaStřední třída / Hotely s omezenými službamiEconomy
#1 PrioritaZážitek hostů / odlišení značkyNákladová efektivita / hodnotaNejnižší náklady na obsazený pokoj
#2 PrioritaDesignová estetika a exkluzivitaSpolehlivost a konzistenceMinimální hranice kvality
#3 PrioritaUdržitelnost a certifikaceSnadná údržbaJednoduchost hromadných nákupů
#4 PrioritaSoulad se standardy značkySoulad s udržitelnostíSpolehlivost dodávek
#5 PrioritaCelkové náklady na vlastnictvíSoulad se standardy značkyZákladní shoda
Obchodní přístupKonzultační, designově orientovaný, s velkým množstvím vzorkůDatově řízený, zaměřený na celkové náklady na vlastnictví, efektivitaCenově orientovaný, množstevní slevy
Rychlost rozhodováníPomalý (6-18 měsíců)Střední (3-9 měsíců)Rychlý (1-4 měsíce)
Klíčový nákupčíDesignová firma + nákup značkyNákup správcovské společnostiMajitel-provozovatel nebo ředitel hotelu

Budování vztahu: Za hranice prvního prodeje

Nákupní manažeři, kteří jsou spokojeni s dodavatelem, se stávají interními obhájci. Doporučují vás svým kolegům v jiných správcovských společnostech, zmiňují vás, když změní zaměstnání (a profesionálové v oblasti hotelových nákupů se pohybují často), a rozšiřují vaše produktové kategorie v rámci svého portfolia.

Jak získat status obhájce:


Závěrem

Hoteloví nákupní manažeři jsou přetížení, zahlceni nabídkami a mají nedostatek zdrojů. Spravují desítky dodavatelských vztahů, řeší konkurenční priority od vlastníků, značek a provozu objektů a jsou hodnoceni podle metrik, které jsou často v rozporu (nižší náklady A vyšší kvalita A udržitelnější).

Dodavatelé, kteří trvale získávají jejich zakázky, jsou ti, kteří jim usnadňují práci: spolehlivé dodávky, konzistentní kvalita, připravená dokumentace o shodě, pohotový servis a transparentní ceny. Dodavatelé, kteří prohrávají, jsou ti, kteří přidávají složitost: agresivní prodejní taktiky, chybějící certifikace, překvapení v kvalitě, skryté náklady a nedodržené sliby.

Pochopte jejich svět, řešte jejich problémy a respektujte jejich čas. Smlouvy následují. Pokud potřebujete pomoc s identifikací správných nákupních manažerů a oslovením ve správný okamžik jejich nákupního cyklu, prozkoumejte služby InnLead.ai.prozkoumejte služby InnLead.ai

Více k tomuto tématu

Použijte tyto související průvodce, abyste pokračovali v postupu stejným vláknem nákupu, prodeje nebo průzkumu trhu.

Prodejní strategie nad rámec Alibaba: Poctivé zhodnocení B2B tržišť pro hotelové dodavatele – Alibaba, Amazon Business, ThomasNet. Jejich silné stránky, omezení a proč samotné výpisy nestačí.Prodejní strategie Získejte zakázky na dodávky pro hotely: Průvodce pokročilou strategií pro reakci na RFP. Pokrývá strukturu odpovědi, cenovou psychologii, diferenciaci udržitelnosti, časové osy sledování a vyjednávání.Obchodní strategie Najděte kontakty a osoby s rozhodovací pravomocí v oblasti hotelových nákupů Kdo rozhoduje o nákupech v hotelech, kde je najít a jak dostat svůj produkt před správnou osobu. Vysvětlení hierarchie nákupu.Prodejní strategie Obsahový marketing pro společnosti dodávající hotely Kompletní strategie obsahového marketingu pro dodavatele hotelů. Výběr témat, formáty obsahu, distribuční kanály a taktiky, které promění kupující v leady.

Přeskočte manuální práci

12 AI agentů InnLead.ai vyhledává hotely nakupující vaše produkty, identifikuje kontakty v nákupu a automaticky rezervuje schůzky.

Získat přednostní přístup